Tuyệt chiêu viết email bằng tiếng anh

Cùng với sự phát triển của máy tính và internet, email đã trở thành một quy cách giao tiếp quá hiệu quả mà mỗi chúng mình đều thường xuyên sử dụng mỗi ngày. Thế nhưng không phải ai cũng biết thủ thuật viết email một biện pháp đúng và hiệu quả, nhất là khi viết bằng tiếng Anh.
Xem thêm: elight
Một bức email được viết rõ ràng, chứa thông tin đầy đủ sẽ trợ giúp chúng ta đạt được mục đích giao tiếp hiệu quả nhất. Ngược lại, một email với nội dung “rối rắm”, chứa nhiều lỗi chính tả và không đúng chuẩn sẽ khiến người đọc cảm thấy mình không nên tôn trọng.
Đừng cho rằng khi còn là học sinh thì việc giao tiếng email bằng tiếng Anh không quan trọng, mà chỉ quan trọng với một vài người đã đi làm. Trong rất rất nhiều trường hợp, những email bằng tiếng Anh thứ nhất trong cuộc đời học sinh cũng chính là một vài email đã mang về cho họ việc làm sau khi tốt nghiệp, hoặc một số cơ hội học bổng đáng mơ ước.
Làm sao để tập cho mình kỹ năng viết email cực hiệu quả? Dưới đây là 5 bước cơ bản để viết email quá hiệu quả.
1) Đừng bỏ qua tiêu đề (subject)
Nhiều người có kế hoạch để trắng dòng tiêu đề hoặc “viết cho có”. Hãy xem, một dòng “tít” trên báo có có trách nhiệm gì?
Nó thu hút sự lưu ý của chúng ta. Nó tóm tắt nội dung của bài báo, vì vậy, người đọc sẽ chọn lựa có đọc bài báo đó hay không. Tiêu đề của email cũng vậy.
Trong tiêu đề của email, hãy ghi rõ những thông tin chính của email hoặc nhấn mạnh vào yêu cầu được đưa ra trong email. Nhờ đó, người đọc sẽ nhận thấy ngay nội dung chính của email trước khi đọc. Dưới đây là ví dụ:
Email báo về cuộc họp sắp tới
– Subject: meeting => không cần bán thông tin gì nhiều cho người nhận
– Subject: team meeting – 9am – October 10th => người nhận ngay tức thì nắm được thông tin về buổi họp nhóm mà chưa cần mở email
Xem thêm: trang web học tiếng anh
Email về báo cáo tháng
– Subject: report => không bán thông tin gì nhiều cho người nhận
– Subject: monthly report to be submitted before 30th this month => người nhận ngay lập tức nắm được thông tin và yêu cầu từ người gửi.
2) Nội dung email rõ ràng và tập trung
Cũng giống như viết thư truyền thống trước đây, chúng mình cần viết email sao cho nội dung tập trung và rõ ràng, tránh lan man. Hãy dùng những câu văn ngắn gọn, trúng vấn đề.
Phòng ngừa một vài câu khen ngợi, ca ngợi, thân mật,… mà không có ích gì cho mục đích của email. Viết ngắn gọn, tránh những liên từ không cần thiết.
3) Lịch sự
Nhiều người cho rằng email thì không cần phải kiểu cách thức, lịch sự như dùng thư tay truyền thống. Nhưng thực ra, email hay thư truyền thống đều là sự phản ánh mức độ chuyên nghiệp của người gửi. Do đó, luôn phải bảo quản sự lịch sự ở một mức độ nhất định, tùy thuộc vào mối quan hệ, sự thân thiết với người nhận cũng như mục đích của email.
– Hãy hạn chế dùng một vài từ địa phương, tiếng lóng, viết tắt, một số câu nói đùa giỡn. Cũng nên kìm hãm dùng các biểu tượng mặt cười (chỉ nên dùng trong khi chat).
– Mở đầu bức thư, nên chào hỏi đúng với đối tượng. Kết thúc bức thư, tùy theo từng trường hợp, hãy dùng các câu chúc cho phù hợp.
– Ngoài ra, đừng dùng một số từ “cứng” quá, sẽ dễ khiến người đọc hiểu nhầm thông điệp. Khi nói chuyện trực tiếp, chúng ta còn có giải pháp dùng ngôn ngữ toàn bộ cơ thể, cử chỉ nét mặt để bổ trợ cho lời nói, nhưng qua email, người đọc không thể nhìn nét mặt bạn để đoán ý được.
More: học tiếng anh trực tuyến
4) Soát lỗi
Trước khi ấn nút “gửi” email hãy đọc lại thật kỹ, kiểm tra các lỗi đánh vần, lỗi chính tả, lỗi dấu câu. Email chính là một phần hình ảnh của chúng mình, cũng như trang phục mà bạn mặc, trợ giúp người nhận đánh giá sự chuyên nghiệp của người gửi. Do đó, một email chứa nhiều lỗi tiếng Anh sẽ là một điều rất đáng tiếc. Chẳng hạn, thay vì viết it is my pure pleasure thì lại viết nhầm thành it is my pressure thì sẽ rất đáng buồn cười.