Bạn nên hạn chế 9 điều sau trong 1 email chuyên nghiệp

Email đã và đang trở thành một phần không thể thiếu trong các công việc và tiếp xúc của mỗi người khi bước đi vào môi trường công sở. Cách bạn giao tiếp qua e-mail sẽ bộc lộ cho khách hàng đối tác thấy được mức độ bài bản của bạn.

sau đây là một số trong những sai lầm không mong muốn phổ cập khi viết e-mail mà tất cả chúng ta nên tránh.

>>> tham khảo thêm thẩm mỹ tiếp thị qua email và tìm kiếm địa thế công việc mơ ước tại: http://kenh5s.com/nghe-thuat-tiep-thi-qua-email-va-tim-kiem-vi-tri-viec-lam-mo-uoc-c17826.html

1. Thái độ thiếu nghiêm túc

Một thư điện tử chuyên nghiệp và bài bản nên được biểu lộ với ngữ điệu và văn phong lịch sự và trang nhã, phù hợp. Đó chưa hẳn là nơi dành cho ngôn ngữ nói, từ lóng hay các hình tượng cảm xúc. Trong công việc mang tính tương tác đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt hơn là hãy để sự hài hước ra khỏi thư điện tử trừ khi bạn biết rõ người nhận. Điều đó cũng thể hiện thái độ tôn trọng của bạn với người nhận.

2. Các yêu cầu dài dòng sai lệch trọng tâm

Tùy trường hợp cụ thể mà một email rất có khả năng bao gồm rất nhiều tin tức, đề xuất kiến nghị. Mặc dù thế, bạn cần nêu bật nội dung trọng tâm của email. Nếu không thì người nhận sẽ khó chớp được được nội dung chính mà bạn rất thích nói đến trong thư điện tử. Do thế, bạn cần tránh chuyên mục lý giải e-mail dài dòng hoặc không đúng trọng tâm. Bạn không muốn kết quả nhận được không đúng với yêu cầu đã đặt ra phải không nào?

3. Những bất đồng, tranh cãi

nếu khách hàng đang gặp những bất đồng với đồng nghiệp hoặc nhìn thấy tiềm năng của điều đó, bạn tránh việc bàn bạc điều này qua e-mail. Mọi khúc mắc, rắc rối nên được khắc phục bằng cuộc chuyện trò trực tiếp. Nó sẽ thuận tiện hơn việc phi vào bàn phím với việc khó chịu và nói ra điều bạn không bao giờ muốn nói với những người khác vào tầm bốc đồng. Vấn đề đó chỉ làm cho yếu tố càng trở nên xấu đi mà thôi. Bạn cũng cần tránh những từ ngữ “mang tính khiêu khích” khiến bản thân phải hối hận trong tương lai.

4. Bàn bạc những yếu tố nhạy cảm

điều hành CIA David Petraeus đã nói: "Mọi email đều để lại một dấu vết, manh mối". Vì vậy, bạn không nên gửi thư điện tử về những yếu tố âm thầm hoặc nhạy cảm, những gì có khả năng làm tổn hại đến người khác ví như chiến lược, dự án công trình mới của doanh nghiệp, nói xấu sếp và đồng nghiệp… Bởi thư điện tử của bạn cũng có thể chuyển liên đới đến người được đề cập trong e-mail. Điều đó chỉ khiến tấm hình của bạn xấu đi trong ánh mắt sếp và người đồng nghiệp mà thôi.

5. Đơn từ chức qua e-mail

minh chứng và khẳng định trước khi xin nghỉ việc bạn cần được thông báo đến sếp và người đồng nghiệp. Nhưng việc chỉ gửi một số trong những dòng ngắn gọn qua e-mail sẽ không hề hiện sự bài bản của bạn. Hãy kiến nghị một cuộc trao đổi liên đới với sếp của bạn để bàn thảo về việc này. Như thế, bạn sẽ để lại ấn tượng tốt cho những người ở lại.

6. Lỗi chính tả

Lỗi chính tả là một trong những điều bạn nên vâng lệnh để viết một thư điện tử bài bản. Chính do, thông qua đó người nhận rất có khả năng thẩm định không đảm bảo về bạn và điều đó có khả năng gây mất thiện cảm với khách hàng đối tác và cũng ảnh hưởng đến ngành việc làm bây giờ và công danh về lâu dài hơn. Do vậy, hãy dành thời điểm xem lại một vài lần e-mail trước khi gửi để chứng minh và khẳng định các điều bạn viết không tồn tại sai sót.

7. Gửi cùng 1 thư điện tử cho những đối tượng người dùng không giống nhau

bên cạnh nội dung chính cần chuyển tải, bạn cũng cần phải xác định từng đối tượng người dùng để xu hướng phong thái viết và sử dụng từ ngữ cho phù hợp. Nếu người nhận là đối tác, khách hàng đối tác mới, văn phong nên bộc lộ sự quý phái, để ý đến cách thức trình diễn và lối hành văn sao cho phù hợp. Còn với đồng nghiệp thì chúng ta có thể sử dụng các từ ngữ thân thiện hơn nhưng vẫn bảo vệ lịch thiệp. Vì vậy, khi viết email, bạn nên tùy theo thực trạng, đối tượng người sử dụng để sở hữu cách trình bày linh động cho tương thích.

8. Thông điệp, nội dung không rõ nét

Một đề xuất kiến nghị nên tránh khi viết e-mail chuyên nghiệp chính là nội dung không rõ nét. Thư điện tử thực chất là việc kết nối, gọi điện liên lạc, thế cho nên nếu bạn không làm rõ nội dung mà mình thích truyền tải thì vô tình đã làm mất tính năng của thư điện tử. Nếu khách hàng cảm nhận thấy thông điệp của bạn không rõ nét, thì nên thay thế nó trước khi gửi. Không chỉ thế, khi khởi đầu soạn một e-mail, nên tâm lý kỹ về điều bạn có nhu cầu muốn trình diễn, yêu cầu và thông tin bạn rất thích truyền đạt. Như thế, bạn mới không bị sa lầy vào những điều không cần thiết khi viết thư điện tử.

>>> bài viết liên quan những vấn đề cần sẵn sàng trước lúc đi trao đổi xin việc: http://toptinmoi.net/nhung-viec-ung-vien-can-chuan-bi-khi-di-xin-viec-c17762.html

9. Gửi vô số file đính kèm

trong mỗi trường hợp, bạn nên giữ thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn với file đính kèm không tồn tại quá nhiều tấm hình, đồ họa. Người nhận sẽ không tồn tại thời gian để xem không hề thiếu các file này. Bạn nên nêu nội dung chính kèm theo 2-3 bức ảnh, file minh hoạ cần thiết. Như thế sẽ hỗ trợ thư điện tử của bạn dễ dàng đã có được phương châm đã đề ra hơn.

Bạn thấy đấy, để viết được một e-mail bài bản và chuyên nghiệp, làm điển hình bản thân không thể khó. Miễn là bạn chăm chú hơn trong cách trình bày, văn phong và tránh giảm một số sai lầm đáng tiếc như trên. Có như thế, bạn mới xây cất được một hình ảnh lịch thiệp, bài bản trong mắt những người quanh vùng. Chúc bạn chiến thắng trong công danh và sự nghiệp của chính mình.