Tiêu đề: Một số lưu ý khi tổ chức họp báo [In trang] Thành viên: banghesukien Thời gian: 15/2/2017 14:53:04 Tiêu đề: Một số lưu ý khi tổ chức họp báo
Nên nhớ rằng, phóng viên báo chí, đặc biệt là phóng viên truyền hình vô cùng bận rộn với các lời mời hợp tác sự kiện.Vì vậy, để tạo được ấn tượng tốt cho phóng viên, sự kiện họp báo của bạn phải được chuẩn bị hoàn hảo ngay từ những bước đầu.
Sau đây là một vài chia sẻ kinh nghiệm để bạn chủ động trong việc tổ chức sự kiện họp báo của đơn vị:
1) Xác định thời gian và địa điểm
Để gây được sự chú ý đến giới truyền thông, thời gian lý tưởng để tổ chức họp báo nên được thực hiện vào buổi sáng hoặc đầu giờ chiều. Không nên tổ chức họp báo trước 10 giở sáng, bởi phóng viên chưa bắt đầu ngày làm việc của họ. Và sau 4 giờ chiều càng không thể, thời gian này cận kề deadline phóng viên thực hiện bản tin buổi chiều.
Thứ Ba, thứ Tư và thứ Năm là những ngày thích hợp để tổ chức sự kiện họp báo. Bởi thứ Hai, phóng viên thường bận họp kế hoạch tuần, còn thứ Sáu không phải là thời gian “vàng” để gây sự chú ý đến độc giả cho dù họp báo của bạn có được báo chí “lăng-xê”.
Địa điểm thực hiện nên nằm trong trung tâm thành phố để thuận tiện cho phóng viên di chuyển. Nếu sự kiện họp báo của bạn diễn ra quá xa, hãy lên kế hoạch “pick-up” phóng viên để họ dễ dàng tham dự.
2) Đầu tư vị trí thực hiện
Hãy khảo sát thật kỹ trước khi quyết định địa điểm tổ chức sự kiện và dự đoán tất cả những tình huống có thể xảy ra. Đây là một vài gợi ý bạn nên biết:
Hình ảnh sự kiện họp báo: Xác định các hình ảnh mà bạn muốn truyền tải qua sự kiện. Sắp đặt vị trí banners, backdrop và POSM phù hợp với từng khu vực. Hãy hình dung sự kiện của bạn sẽ như thế nào khi lên truyền hình để có cái nhìn tổng quát nhất.
Ghế ngồi: Chỗ ngồi phải được phục vụ cho khách mời và phóng viên. Cần chú ý sắp xếp chỗ ngồi để không ảnh hưởng đến góc máy quay, không che khuất diễn giả, và đường đi cho camera để dễ dàng di chuyển qua đám đông.
Thiết bị Âm thanh/ Ánh sáng: Liên hệ với bộ phận thuê địa điểm để được hỗ trợ âm thanh, ánh sáng tốt nhất cho sự kiện họp báo. Hãy gọi cho đơn vị truyền thông để chắc chắn rằng họ có cần hỗ trợ thiết bị kỹ thuật nào tại hiện trường hay không.
Bàn Check-In báo chí: Vị trí bàn check-in nên được đặt ngay đầu lối vào, nên chuẩn bị sẵn các thông tin cần thiết (media kit, thẻ đeo) và bảng ký tên phóng viên. Đặc biệt, hãy phân công một nhân viên đón phóng viên ngay tại sảnh để phúc đáp và hướng dẫn đến phòng họp báo.
Sảnh đón tiếp và lối ra vào: Xác định lối ra vào của diễn giả, bởi bạn sẽ không muốn họ phải chật vật chen lấn giữ khách mời và phóng viên để lên sân khấu. Đây là điều cần phải chú ý nếu diễn giả của bạn là người nổi tiếng. Trong trường hợp này, nên chuẩn bị phòng chờ riêng để diễn giả không bị làm phiền bởi người tham dự họp báo.
Tiệc nhẹ: Hình thức tiệc bao gồm coffee, nước ép, soda, bánh ngọt, cookies, trái cây, etc. Nên kiểm tra lại với quản lý địa điểm để đảm bảo bạn được phục vụ đúng lúc với chất lượng tốt nhất.
3) Xác định lại nội dung chương trình
Sự kiện họp báo thông thường không kéo dài quá 30 phút. Nếu có thể, bạn nên giảm thiểu số lượng các diễn giả và thời gian trên sân khấu của họ để phù hợp với thời lượng chương trình. Nên gợi ý diễn giả thực hiện buổi tổng duyệt chương trình trước ngày sự kiện từ một đến hai ngày, để đảm bảo chỉnh chu mọi chi tiết.
4) Gửi thư mời đến phóng viên
Trước ngày diễn ra sự kiện, hãy gửi thư mời đến phóng viên. Nội dung thư mời không được ít hơn nửa trang và nhiều hơn một trang giấy, trong đó phải đầy đủ các thông tin cơ bản như “Đơn vị nào? Tổ chức sự kiện gì? Ở đâu và Khi nào?”.
Sau khi gửi thư mời, sẽ là bước gọi cho tất cả phóng viên trong danh sách dự kiến để chắc chắn họ không bỏ sót thông tin về sự kiện họp báo. Trước khi diễn ra sự kiện một ngày, bạn nên gọi điện nhắc phóng viên lần nữa và đảm bảo họ sẽ có mặt vào ngày diễn ra sự kiện.
5) Phát hành thông cáo báo chí
Phát hành thông cáo báo chí vào ngày diễn ra sự kiện họp báo, nội dung bao gồm: tên sự kiện họp báo, mục đích tổ chức, khách mời và nội dung chương trình họp báo. Thông cáo báo chí nên trích dẫn những thông tin trọng tâm, tên đầy đủ của họp báo. Liên hệ với những phóng viên không thể tham gia sự kiện để gửi thông cáo báo chí qua fax hoặc email ngay sau đó.
Để kiểm soát các tin bài sau sự kiện, một bản báo cáo với hình ảnh, và đường link bài viết là điều cần thiết.
Nên nhớ rằng, phóng viên báo chí, đặc biệt là phóng viên truyền hình vô cùng bận rộn với các lời mời hợp tác sự kiện.Vì vậy, để tạo được ấn tượng tốt cho phóng viên, sự kiện họp báo của bạn phải được chuẩn bị hoàn hảo ngay từ những bước đầu.
Sau đây là một vài chia sẻ kinh nghiệm để bạn chủ động trong việc tổ chức sự kiện họp báo của đơn vị:
1) Xác định thời gian và địa điểm
Để gây được sự chú ý đến giới truyền thông, thời gian lý tưởng để tổ chức họp báo nên được thực hiện vào buổi sáng hoặc đầu giờ chiều. Không nên tổ chức họp báo trước 10 giở sáng, bởi phóng viên chưa bắt đầu ngày làm việc của họ. Và sau 4 giờ chiều càng không thể, thời gian này cận kề deadline phóng viên thực hiện bản tin buổi chiều.
Thứ Ba, thứ Tư và thứ Năm là những ngày thích hợp để tổ chức sự kiện họp báo. Bởi thứ Hai, phóng viên thường bận họp kế hoạch tuần, còn thứ Sáu không phải là thời gian “vàng” để gây sự chú ý đến độc giả cho dù họp báo của bạn có được báo chí “lăng-xê”.
Địa điểm thực hiện nên nằm trong trung tâm thành phố để thuận tiện cho phóng viên di chuyển. Nếu sự kiện họp báo của bạn diễn ra quá xa, hãy lên kế hoạch “pick-up” phóng viên để họ dễ dàng tham dự.
2) Đầu tư vị trí thực hiện
Hãy khảo sát thật kỹ trước khi quyết định địa điểm tổ chức sự kiện và dự đoán tất cả những tình huống có thể xảy ra. Đây là một vài gợi ý bạn nên biết:
Hình ảnh sự kiện họp báo: Xác định các hình ảnh mà bạn muốn truyền tải qua sự kiện. Sắp đặt vị trí banners, backdrop và POSM phù hợp với từng khu vực. Hãy hình dung sự kiện của bạn sẽ như thế nào khi lên truyền hình để có cái nhìn tổng quát nhất.
Ghế ngồi: Chỗ ngồi phải được phục vụ cho khách mời và phóng viên. Cần chú ý sắp xếp chỗ ngồi để không ảnh hưởng đến góc máy quay, không che khuất diễn giả, và đường đi cho camera để dễ dàng di chuyển qua đám đông.
Thiết bị Âm thanh/ Ánh sáng: Liên hệ với bộ phận thuê địa điểm để được hỗ trợ âm thanh, ánh sáng tốt nhất cho sự kiện họp báo. Hãy gọi cho đơn vị truyền thông để chắc chắn rằng họ có cần hỗ trợ thiết bị kỹ thuật nào tại hiện trường hay không.
Bàn Check-In báo chí: Vị trí bàn check-in nên được đặt ngay đầu lối vào, nên chuẩn bị sẵn các thông tin cần thiết (media kit, thẻ đeo) và bảng ký tên phóng viên. Đặc biệt, hãy phân công một nhân viên đón phóng viên ngay tại sảnh để phúc đáp và hướng dẫn đến phòng họp báo.
Sảnh đón tiếp và lối ra vào: Xác định lối ra vào của diễn giả, bởi bạn sẽ không muốn họ phải chật vật chen lấn giữ khách mời và phóng viên để lên sân khấu. Đây là điều cần phải chú ý nếu diễn giả của bạn là người nổi tiếng. Trong trường hợp này, nên chuẩn bị phòng chờ riêng để diễn giả không bị làm phiền bởi người tham dự họp báo.
Tiệc nhẹ: Hình thức tiệc bao gồm coffee, nước ép, soda, bánh ngọt, cookies, trái cây, etc. Nên kiểm tra lại với quản lý địa điểm để đảm bảo bạn được phục vụ đúng lúc với chất lượng tốt nhất.
3) Xác định lại nội dung chương trình
Sự kiện họp báo thông thường không kéo dài quá 30 phút. Nếu có thể, bạn nên giảm thiểu số lượng các diễn giả và thời gian trên sân khấu của họ để phù hợp với thời lượng chương trình. Nên gợi ý diễn giả thực hiện buổi tổng duyệt chương trình trước ngày sự kiện từ một đến hai ngày, để đảm bảo chỉnh chu mọi chi tiết.
4) Gửi thư mời đến phóng viên
Trước ngày diễn ra sự kiện, hãy gửi thư mời đến phóng viên. Nội dung thư mời không được ít hơn nửa trang và nhiều hơn một trang giấy, trong đó phải đầy đủ các thông tin cơ bản như “Đơn vị nào? Tổ chức sự kiện gì? Ở đâu và Khi nào?”.
Sau khi gửi thư mời, sẽ là bước gọi cho tất cả phóng viên trong danh sách dự kiến để chắc chắn họ không bỏ sót thông tin về sự kiện họp báo. Trước khi diễn ra sự kiện một ngày, bạn nên gọi điện nhắc phóng viên lần nữa và đảm bảo họ sẽ có mặt vào ngày diễn ra sự kiện.
5) Phát hành thông cáo báo chí
Phát hành thông cáo báo chí vào ngày diễn ra sự kiện họp báo, nội dung bao gồm: tên sự kiện họp báo, mục đích tổ chức, khách mời và nội dung chương trình họp báo. Thông cáo báo chí nên trích dẫn những thông tin trọng tâm, tên đầy đủ của họp báo. Liên hệ với những phóng viên không thể tham gia sự kiện để gửi thông cáo báo chí qua fax hoặc email ngay sau đó.
