1, Vấn đề booking
Nếu bạn đã làm một vài chương trình sự kiện tại các khách sạn trong thành phốthì chắc hẳn rằng bạn đã quá quen thuộc với cách làm việc của họ. Bạn chỉ việcgọi điện thoại và kiểm tra thời gian của bạn, sau đó nhân viên sales sẽ giúpbạn tất cả các thủ tục tiếp theo như công việc về tư vấn về set up, kí hợpđồng, thanh toán,…
>>>> xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện, công ty tổ chức lễ khai trương,cho thuê bàn ghế hộinghị, cho thuê âm thanhánh sáng sự kiện , cho thuê pg model, cho thuê đoàn lânsư rồng, bán cổng hơi giá rẻ , công ty tổ chức tết thiếu nhi
2, Tổ chức sự kiện, chuẩn bị khi tổ chức sự kiện
Khi chương trình của bạn được tổ chức ở tỉnh, bạn phải làm việc với những kháchsạn chuyên nghiệp. Nhưng đôi khi, bạn cũng gặp phải những khách sạn làm việckhông chuyên nghiệp thì đó là một điều khó khăn cho người làm sự kiện. Khi muốnđặt khách sạn ở các tỉnh, người làm sự kiện cần đặt khách sạn trước bởi nó mấtrất nhiều thời gian . Vì vậy, bạn sẽ phải dự trù trước thời gian để tránh “vắtchân lên cổ” tìm kiếm khách sạn cho khách hàng tham dự.
3, Vấn đề khảo sát
Giống việc booking, việc khảo sát sẽ rất khó khăn trong trường hợp này. Nếu bạntổ chức sự kiện duy nhất tại một địa điểm thì không nói, nhưng với một chuỗi sựkiện tại nhiều địa điểm khác nhau thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được.Bởi thế, bạn nên phân chia theo cấp độ và đi khảo sát những điểm quan trọng.Đội ngũ công tác viên tại các tỉnh sẽ giúp ích rất nhiều trong trường hợp này.Nếu bạn đã có sẵn mẫu khảo sát và địa điểm thì hãy gửi cho các cộng tác viên đểhọ đi khảo sát, chụp hình rồi sau đó gửi thông tin chính xác cũng như nhận xétcủa khách hàng cho bạn. Việc này rất thực tế và cần thiết bởi bạn sẽ không thểdựa trên những hình ảnh của các khách sạn cung cấp trên mạng hay kích thước màhọ báo với bạn để rồi đến lúc ra khảo sát khách sạn, một sân khấu hoành trángto quá khổ so với một khán phòng chật hẹp. Điều này khiến cho hình ảnh khôngđược đẹp mắt.
4, Vấn đề di chuyển khách mời
Đây thường là vấn đề mất rất nhiều thời gian và khiến nhiều người làm sự kiệnmất ăn mất ngủ. Việc book vé máy bay cho khách hàng luôn đòi hỏi sự chính xác.Nhưng nếu khách hàng không thể chốt lại danh sách khách mời trước khoảng thờigian nào đó thì bạn cũng không thể book vé được. Bởi vậy, cùng một lúc nhiềungười thì họ không thể nào đều rảnh cùng lúc được. Vì vậy, bạn nên di chuyểnbằng xe thì sẽ dễ dàng hơn bởi bạn chỉ cần thuê dịch vụ và cũng có thể chủ độngnếu khách mời bận đột xuất . Tuy nhiên lúc này, bạn cần phải xem xét đến yếu tốan toàn trong khi di chuyển .
5, Vấn đề vận chuyển trang thiết bị, dụng cụ và nhân sự
Thường các đơn bị phụ trách các hạng muc mà bạn thuê sẽ có phương án vận chuyểncho bạn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một số đồđạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phùhợp cũng như có các phương án dự phòng như xe hư chẳng hạn.
6, Vấn đề thi công và dàn dựng tại địa phương tổ chức
Trong một event đòi hỏi sự chuyên nghiệp hoặc đã quen với cách làm việc của cácnhà cung cấp, bạn sẽ thuê tại các thành phố khác và di chuyển đi các tỉnh. Tuynhiên, có những chương trình phải thực hiện tại các tỉnh, bạn nên làm việc thậtkỹ với các thỏa thuận hay chỉnh sửa cùng như sử dụng văn bản, tránh nói quađiện thoại. Trước sự kiện bạn nên cắt cử một người rành về kỹ thuật để giám sátthi công và có những điều chỉnh kịp thời. Đừng để đến lúc mọi việc đâu vào đómới ra đến nơi thì e là không kịp nữa.
7, Dự toán kinh phí
Bạn phải làm một bảng dự toán chi phí đi lại, ăn ở, mua sắm trang thiết bị dụngcụ tại nơi diễn ra sự kiện. Nếu sếp bạn là người thoải mái thì không sao nhưngnếu sếp bạn là người chi li trong các vấn đề này chỉ cần sai sót một chút thìđôi khi bạn phải trả bằng tiền của mình nếu bạn không cẩn thận hay không ghi rõràng từng khoản tiền trong từng hạng mục.Công tác chuẩn bị cho việc tổ chức sựkiện ở tỉnh gặp khó khăn hơn nhiều so với tổ chức ở thành phố. Bởi tính chấtcông việc như vậy, nên người làm sự kiện gặp rất nhiều khó khăn cũng như trụctrặc trong vấn đề chuẩn bị vì vậy hãy thông cảm cho họ nếu vấn đề không quánghiêm trọng bởi họ phải chịu áp lực rất nhiều.
| © Copyright 2011-2013 iSoftco®, All rights reserved Văn phòng công ty: P.16/706, Tòa nhà Thành Công, 57 Láng Hạ, phường Thành Công, quận Ba Đình, Hà Nội Tel: (84-4) 37 875018;(84-4) 3555 8604 | Fax: (84-4) 37 875017 | E-Mail: cho24h@isoftco.com |