Trong quá trình tổ chức sự kiện thì việc chuẩn bị các trang thiết bị cơ sở vậtchất là một quá trình khá quan trọng.Đây là một trong những yếu tố ảnh hưởngtrực tiếp đến sự thành công hay thất bại của một chương trình sự kiện. Điềukiện vật chất bao gồm tất cả các yếu tố liên quan như: địa điểm, khuôn viên,sân khấu, baner, áp phích, bàn ghế hội nghị , hệ thống âm thanh ánh sáng,micro, DVD, máy chiếu,….Chắc chắn là không một chương trình nào có thể thiếunhững trang thiết bị nêu trên.
>>> Xem thêm: Cho thuê âm thanh ánh sáng tphcm, cho thuê bàn ghế hội nghị
Địa điểm, mặtbằng, khuôn viên
Đây là một trong những điều kiện cần lưu ýkhi tiến hành lên ý tưởng một kế hoạch tổ chức sự kiện.Với từng địa điểm khácnhau sẽ có được những thuận lợi và khó khăn khác nhau, những điều này ảnh hưởngtrực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình diễn ra sự kiện. Ví dụ: đối với nhữngđịa điểm trang trọng gắn liền với các di tích lịch sử như Dinh Độc lập, ở đâythường sẽ tổ chức các sự kiện mang tầm cỡ quốc gia, có tính chất trang nghiêmvà các khách mời thường là nhân vật có tiếng nói trong xã hội. Từ đó các khâu chuẩnbị, lên ý tưởng cũng phải diễn ra thật chu đáo và chỉnh chu, bám sát với mụctiêu mà sự kiện muốn mang lại cho người tham dự.Tùy từng mặt bằng mà quy mô củasự kiện cũng sẽ được điều chỉnh lớn hay nhỏ, có cách thiết kế như thế nào đểtối ưu hóa tất cả các lợi thế và hạn chế hết mức các nhược điểm mà mặtbằng mang lại.
Ví dụ: Khi tổ chức một tiệc sinh nhậttrong nhà, diện tích nhà lại khá khiêm tốn, điều đó làm thay đổi các trang trívà ý tưởng của đội ngũ thiết kế sự kiện. Biến không gian tổ chức tiệc trở thànhmột không gian ấm cúng, mang lại cảm giác thân mật hơn.Từ đó, tối ưu được nhữngkhó khăn mà mặt bằng đem lại.
Sân khấu
Tùy từng sự kiện khác nhau, sân khấu sẽđược trang trí khác nhau , dựa theo chủ đề của sự kiện. Sân khấu là nơi thu hútsự chú ý của buổi Event nhất vì thế việc thiết kế nên một sân khấu ấn tượng,bắt mắt và phù hợp với chủ đề sẽ mang lại những lợi ích lớn, góp phầnkhông nhỏ vào sự thành công của sự kiện.Ví dụ: Chủ đề của event là Triển lãmcưới mang phong cách Châu Âu thì chắc hẳn một điều, sân khấu sẽ được thiết kếmột cách lộng lẫy nhất, với gam màu chủ đạo phần lớn là trắng. Vì theo quanđiểm của người Châu Âu khi cô dâu khoác lên mình bộ váy trắng tượng trưng chomột vẻ đẹp thuần khiết và trang nhã. Khi ấy, với hình ảnh những chiếc váy cướitinh khôi cùng hoa hồng được xếp hình trái tim sẽ sẽ tạo nên ấn tượng cho quankhách khi bước vào sảnh của buổi triễn làm này.
Baner, áp phích
Đây được coi như là một trong những phươngtiện truyền thông khá hữu dụng trong việc quảng bá các chương trình, sự kiệncho mọi người, để mọi người biết đến chương trình và quyết định tham dự. NếuBaner, áp phích được đặt đúng địa điểm sẽ thu hút được người xem nhiều hơn từđó tạo được nhiều tiếng vang cho sự kiện đang được tổ chức.Khi một sự kiện đượctổ chức dành riêng cho các bé thiếu nhi như Cùng con yêu khám phá thếgiới sữa Vinamilk của Vinamilk tổ chức thì thông thường Banner, ápphích sẽ được treo tại các trường học và các con đường gần với nơi tổ chức sựkiện, vì như vậy sẽ thu hút được nhiều sự chú ý hơn từ các bậc phụ huynh và cácem thiếu nhi, đây là nhóm khách hàng mục tiêu mà Vinamilk muốn hướng đến. Điềunày sẽ giúp cho công ty tiết kiện khá nhiều chi phí quảng cáo đồng thời quảngbá đúng đối tượng mục tiêu mà công ty mong muốn.
Bàn ghế
Giúp khách tham quan tạo ấn tượngvới buổi Event thì bàn ghế cũng là một yếu tố quan trọng. Tuy chỉ là một phầnnhỏ trong chương trình nhưng lại liên quan mật thiết đến hình ảnh công ty.Người làm tại công ty tổ chức sự kiện chuyênnghiệp cần phải tiên liệu số người tham dự và chuẩn bị đầy đủbàn ghế nếu có trường hợp bất ngờ xảy ra, để đảm bảo khách hàng luôn có đượcchỗ ngồi thuận lợi, từ đó tạo được ấn tượng tốt với họ, một trong những kháchhàng tiềm năng của công ty.
Âm thanh, Micro
Nếu bàn ghế là một yếu tố quan trọng thìviệc chuẩn bị âm thanh, micro là một vấn đề thiết yếu.Để một chương trình sựkiện được hoành tráng nhất không thể thiếu một dàn âm thanh chất lượng truyềntải chính xác nhất các thông tin mà doanh nghiệp muốn gửi đến khách hàng. Ngoàira, âm thanh còn giúp người tham dự không nhàm chán trong lúc tham gia sự kiện,bởi âm nhạc là thứ giúp gây sự thu hút cho tất cả mọi người.Với một bộ âmthanh sống động, thì sẽ gây ra hiệu ứng lan tỏa tốt cho các chương trình, đặcbiệt là các chương trình âm nhạc, đơn cử như The Remix (Hòa âm ánh sáng), từ đógiúp cho người xem trải nghiệm được toàn bộ chương trình và giúp chương trìnhtạo ấn tượng tốt với khách giả.
DVD, máy chiếu
Đây được xem như thiết bị cần thiết đểtruyền tải thông tin đến cho người xem. Nếu xảy ra sơ xuất với DVD hay máychiếu sẽ khiến cho chương trình bị ngắt quãng, tồn tại nhiều khoảng “thời gianchết” từ đó gây nên ấn tượng không tốt cho người xem tạo cho họ cảm giáckhông chuyên nghiệp từ chương trình.Với tất cả những yếu tố trên chúng tathấy được rằng việc chuẩn bị cơ sở vật chất cho chương trình Event là một vấnđề không thể thiếu. Vì vậy, cần tiên liệu những tình huống xấu có thể xảy ra vàdự trù các phương án để chương trình sự kiện diễn ra một cách thuận lợi và chuyên nghiệp nhất.
| © Copyright 2011-2013 iSoftco®, All rights reserved Văn phòng công ty: P.16/706, Tòa nhà Thành Công, 57 Láng Hạ, phường Thành Công, quận Ba Đình, Hà Nội Tel: (84-4) 37 875018;(84-4) 3555 8604 | Fax: (84-4) 37 875017 | E-Mail: cho24h@isoftco.com |