Tiêu đề: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho bé ngày 1-6 [In trang] Thành viên: PhuongNguyen Thời gian: 12/6/2017 09:26:46 Tiêu đề: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho bé ngày 1-6
Trong các loại hình sự kiện, tổ chức sự kiện cho thiếu nhi mang một nét đặc thù, khiến các Event Manager phải thốt lên rằng: Tưởng đơn giản, hóa ra không hề giản đơn. Tôi đã may mắn có cơ hội gặp gỡ những chuyên gia làm sự kiện tại các Agency lớn, chuyên thực hiện các event dành cho trẻ em. Dưới đây là những kinh nghiệm được đúc kết lại cho các bạn có mong muốn tự tổ chức sự kiện cho trẻ em nhân dịp 1-6 nhé.
Đây là yếu tố tiên quyết khi lập một kế hoạch tổ chức sự kiện cho các bé thiếu nhi. Vì đối tượng khách tham gia sự kiện chủ yếu là trẻ em nên mọi trang thiết bị sử dụng trong chương trình phải tuyệt đối an toàn.
Trong giai đoạn setup trước sự kiện, cần lưu ý lập hành lang an toàn trong các khu vực đang chuẩn bị, đảm bảo hệ thống biển cảnh báo, barrier phải được trang bị đầy đủ.
Trong quá trình diễn ra sự kiện, có một số khu vực như khu vực kỹ thuật điện, hồ sâu, xung quanh sân khấu… cần ưu tiên cắt cử bảo vệ hay những helper phụ làm event đứng kiểm soát, nhắc nhở không cho trẻ em lại gần.
Bên cạnh đó, các nhà tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những phương án dự phòng y tế như xe cứu thương, tủ thuốc cá nhân cho event của mình. Những khách hàng là các công ty lớn hay tập đoàn nước ngoài (theo kinh nghiệm tác giả từng làm cho GM, Toyota, Honda,…) luôn luôn yêu cầu có tối thiểu một phương án cấp cứu để ứng phó nếu như không may sự kiện xảy ra rủi ro. Đây là kinh nghiệm đáng học hỏi từ khách hàng để đảm bảo một sự kiện diễn ra trọn vẹn.
2. Yếu tố văn hóa:
Hầu hết các sự kiện dành cho thiếu nhi đều mang tính giáo dục, và trải nghiệm thực tế văn hóa. Do đó một chương trình được thiết kế và dàn dựng bởi một đạo diễn sự kiện có kiến thức văn hóa sâu rộng sẽ được đánh giá rất cao trước các đối thủ khác khi trình bày tại các buổi pitching với khách hàng, đặc biệt là các khách hàng nước ngoài.
Một sự kiện mang đậm tính văn hóa truyền thống thường thể hiện qua hai yếu tố: trang trí và nội dung kịch bản. Ví dụ nếu mục đích của sự kiện nhằm giáo dục tính nhân văn thì không thể nào chỉ sử dụng đèn hiệu ứng hoặc kỹ xảo màn hình hiện đại, mà thay vào đó là các ý tưởng trang trí sự kiện bằng vật dụng gần gũi, đơn giản nhưng tinh tế như tre nứa, nón lá, cây lá… Hoặc để giáo dục trẻ em về an toàn giao thông thì nên đưa vào các hình minh họa đi đường đúng luật, tấm gương người tham gia giao thông được khen ngợi.
Có một điều nữa mà ít người làm sự kiện để ý, đó là ngôn từ sử dụng trong event dành cho thiếu nhi. Đừng bao giờ sử dụng quá nhiều từ tiếng anh, ngôn ngữ nóng của người lớn, vô hình chung các em sẽ khó hiểu hoặc có những bắt chước không nên có.
3. Theme của sự kiện:
Yếu tố này rất quan trọng, đòi hỏi bộ phận sáng tạophải đầu tư công sức để xây dựng được chủ đề của sự kiện. Nó đảm bảo sự thống nhất, chất đặc biệt và tính dễ nhớ của sự kiện. Thường những sự kiện làm cho thiếu nhi, chúng ta hãy cố gắng đặt cho event một cái tên, và hình thành được chủ đề rõ ràng để tất cả những trẻ em tham dự nhớ và có thể kể lại được chúng đã ở đâu, làm gì, đó mới thực sự là một sự kiện thành công.
Vào năm 2013 tác giả có làm một sự kiện cho Mobifone, đề bài khá là “khoai”: Tổ chức buổi gặp mặt báo chí thường niên, nhưng lần này tập trung vào đối tượng là các con em của các nhà báo (khách mời chính)? Vấn đề đặt ra là vừa phải tổ chức một buổi lễ chính thống, chỉn chu, ấm cúng và đặc biệt phải chiều lòng được những cô cậu là con em của họ?
Sau khi nhận brief và thảo luận cùng creative team đã thống nhất xây dựng theme của sự kiện theo cách ấn tượng, hài hước với headline của chương trình: “Gặp mặt báo chí, bữa tiệc trăng rằm”. Cuối cùng buổi lễ diễn ra thành công với các trò chơi bổ ích, ngộ nghĩnh dành cho các em, khiến bố mẹ cũng vô cùng hài lòng.
4. Hiểu tâm lý trẻ em:
Còn gì tuyệt vời hơn khi các bé được tham gia một sự kiện được trang hoàng như trong thế giới cổ tích, được chơi đùa với nhiều nhân vật hoạt hình quen thuộc, hay hóa thân vào các truyện tranh cùng hiệu ứng âm thanh ánh sáng sôi động. Tất cả các điều đó đòi hỏi người đạo diễn sự kiện phải nắm được tâm lý trẻ em, hiểu được ở từng lứa tuổi các bé sẽ có sở thích khác nhau. Muốn hiểu tâm lý bọn trẻ, cách đơn giản nhất là hãy chơi với chúng, và đưa những trải nghiệm, quan sát của bản thân tái hiện ngay trong sự kiện dành riêng cho trẻ, có như vậy việc hình thành concept cho event sẽ đúng, trúng hơn.
Mọi sự việc đều có thể thay đổi, nhiều tình huống phát sinh sẽ xảy ra. Tuy nhiên nếu nắm được 4 yếu tố trên và vận dụng vào trong sự kiện mình sắp tổ chức, tôi tin chắc các bạn đã nắm trong tay 70% thành công rồi!
