Tiêu đề: Những bí quyết để tổ chức sự kiện thành công [In trang] Thành viên: andynguyen Thời gian: 27/6/2017 09:02:49 Tiêu đề: Những bí quyết để tổ chức sự kiện thành công
Cùng với sự biến động của nền kinh tế, ngành dịch vụ tổ chức sự kiện đã ra đời và không ngừng thể hiện tầm quan trọng của mình trong sự phát triển của các doanh nghiệp, tổ chức và xã hội.
Có thể nói một cách ví von thì công việc tổ chức sự kiện như một trò chơi ghép hình, nếu muốn có một bức tranh đẹp chúng ta phải xác định chính xác vị trí của các mảnh ghép, những bức tranh càng lớn thì càng có nhiều mảnh ghép và đòi hỏi càng nhiều sự chính xác, tỉ mỉ, tập trung cao độ để có được một bức tranh hoàn hảo. Chính vì thế, người làm sự kiện được coi như một nghệ nhân và điểm khác biệt duy nhất là tác phẩm nghệ thuật đó là tác phẩm, thành quả của sự kết hợp hoàn hảo giữa nhiều người, nhiều công cụ, nhiều yếu tố. Vậy đâu là những yếu tố, bí quyết để có một chương trình sự kiện thành công? Trước hết, chúng ta phải xác định được đúng khách hàng mục tiêu.
Mức độ thành công của một chương trình sự kiện thành công được đánh giá thông qua số lượng và những giá trị của những khách hàng mà chương trình thu hút được. Việc xác định khách hàng mục tiêu của mình là ai sẽ giúp chúng ta xây dựng được chủ đề thích hợp, xuyên suốt sự kiện. Tiếp đó, ta phải tạo được ý nghĩa cho sự kiện. Mỗi một sự kiện đều có những thông điệp, ý nghĩa nhất định mà mỗi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp muốn truyền tới khách hàng. Chúng ta không nên vội vàng tung ra ngay sản phẩm, dịch vụ mà mình cung cấp, ngược lại hãy cung cấp cho họ những thông tin cần thiết thực sự ý nghĩa và giá trị. Không những thế, để tổ chức sự kiện thành công thì chúng ta phải gây được sự ấn tượng, thu hút. Nói cách khác, bạn phải tạo được sự độc đáo, mới lạ, hấp dẫn cho sự kiện trong điều kiện ngân sách cho phép.
Tầm ảnh hưởng, bao phủ của sự kiện càng rộng thì càng có ích cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, chúng ta phải biết quảng bá cho sự kiện. Có thể nói quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện là việc hết sức cần thiết và quan trọng của hoạt động tiếp thị. Chúng ta thử tưởng tượng rằng công ty của bạn bỏ ra một nguồn kinh phí không hề nhỏ, thuê một địa điểm tổ chức hạng sang, mọi kế hoạch chương trình được chuẩn bị kĩ càng, chi tiết mà không ai biết đến, điều này thực sự là khủng khiếp. Chúng ta phải ghi nhớ một điều rằng sự nhận diện cao, đúng mức , đúng chỗ, đúng nơi, đúng đối tượng thì sự kiện càng thành công, đạt được những mục tiêu ban đầu mà bạn đề ra.
Và một chương trình sự kiện thành công thì không thể không nhắc tới sự hài lòng của khách mời. Sự kiện càng lớn thì càng đòi hỏi sự chuyên nghiệp trong cách phục vụ. Chúng ta cần phải chọn cho mình một nhà cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng, có trách nhiệm và phải có một hợp đồng bằng văn bản để xác định cụ thể về menu, lịch trình, các tiêu chuẩn ứng với số tiền mà bạn đã bỏ ra.
Muốn tổ chức sự kiện thành công, bạn phải đưa ra những giải pháp để xử lí những tình huống phát sinh ngoài dự kiến. Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta phải tính đến các giải pháp xử lí khủng hoảng. Chính vì thế, người làm sự kiện sẽ phải dự đoán được những tình huống xấu có thể xảy ra và cách giải quyết cụ thể cho từng trường hợp.
