Tiêu đề: Những điều trong tổ chức sự kiện để hiệu quả [In trang] Thành viên: fpicseo Thời gian: 9/9/2017 00:31:44 Tiêu đề: Những điều trong tổ chức sự kiện để hiệu quả
Công việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty ưng chuẩn những sự kiện đó là tổ chức sự kiện. Là dịp để doanh nghiệp gặp gỡ, luận bàn và giao lưu với bán hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông báo hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
Công việc tổ chức sự kiện chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu chi tiết nhỏ cũng như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi . Đẳng cấp của mỗi công ty biểu hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.
Dưới đây là một số kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện
1. Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện
thường nhật, Doanh nghiệp thường nhắm đến tiêu chuẩn “sao” của khách sạn, khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ…khi tổ chức các sự kiện họp báo, trao giải thưởng hay hội nghị khách hàng… Tuy nhiên có trường hợp doanh nghiệp không cẩn thận dò la trước, nên khi thư mời phát đi mà doanh nghiệp mới biết là địa điểm tổ chức không chứa đủ số khách mời.
Tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ…khi làm các chương trình mang thuộc tính giao lưu cộng đồng cần lưu ý. Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chợp chờn, âm thanh lúc được, lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo…lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện bạn phải chọn lựa đơn vị đáp ứng đầy đủ các nhu cầu trên vì có nơi lại không cho thời kì dàn dựng và chạy thử chương trình,
ngoại giả cũng rất quan trọng trong sự phối hợp đồng bộ, ăn rơ giữa các bộ phận làm chương trình. Người mẫu chẳng thể diễn khi sân khấu thiết kế không kiên cố, ca sỹ không thể hát hay nếu âm thanh trục trặc. Hoặc có thể gây hiệu ứng ngược trong trường hợp về ánh sáng khi người mẫu mặc trang phục màu sắc.
2. Những sai lầm có thể mắc phải trong tổ chức sự kiện
Người dẫn chương trình không đọc và tập tành cho nhuần nhuyễn bài nói, có thể nói là quá tự tin. bởi thế khi vào chương trình có thể dẫn đến tình huống nội dung một khác mà người dẫn chương trình lại một khác.
Giới tổ chức sự kiện cũng đau đầu với vấn nạn “sao”. “Sao” có thể có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự làm cao nên thường không đến đúng giờ khiến cho người tổ chức chương trình phải tìm cách “chữa cháy” cho chương trình.
cho nên để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn thành công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải luôn có bảng danh mục công việc cần làm. Ngoài ra, cũng chẳng thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải xem các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Dù là nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân…cũng không được xem nhẹ bất cứ công việc nào. Nhiều việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần lễ nghi trao tặng quà nhưng đôi khi bạn không thẩm tra kỹ , đến lúc xuất hiện trên sân khấu chỉ thấy chiếc khay trơ trui với phần quà mà thiếu tấm khăn phủ. bởi vậy đều phải được liệt kê chi tiết từng việc nhỏ trong bản danh mục công việc cần làm và phải cắt cử cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.