Với mỗi sự kiện, dàn dựng và set up chính là bước đầu tiên trong quá trình chạy sự kiện, nên đòi hỏi mọi chi tiết, từ cái nhỏ nhất đều phải rất kỹ lưỡng. Nhưng điều đó cũng chưa thể nào chắc chắn cho sự thành công của bạn, bởi bạn không thể nào làm chủ 100% yếu tố thời tiết. Vậy bạn sẽ nói "không thể" với khách hàng khi có một bất trắc nào đó xảy ra khi set up? Nếu câu trả lời là không thì bạn hãy đọc những kinh nghiệm dưới đây để giúp phòng tránh những bất trắc xảy ra.

> xem thêm : cho thuê pg sự kiệncó cần thiết không.

Nhiều người làm Event chủ quan khi khảo sát địa điểm, dẫn đến nhiều sự cố không mong muốn xảy ra cho chương trình của họ. Càng khảo sát kỹ địa điểm, cho thuê múa lân sự rồng bạn càng tiết kiệm được chi phí và tránh bể show không đáng có. Khi khảo sát, nhất thiết bạn phải chú ý, nếu ở ngoài trời thì xem bốn bề địa điểm có điểm tựa không, nơi gần nhất cung cấp điện nước ở đâu, có chỗ trú mưa tránh nắng không, thời tiết ra sao vì vấn đề mưa nắng, gió bão, lạnh nóng... sẽ ảnh hưởng nhiều đến chi phí tổ chức và cách set up.

Có nhiều Event, đến khi người làm sự kiện mang nhà bạt lên mới nhận thấy xung quanh đồng không mông quạnh, không thể trải bạt phủ lên được vì gió sẽ thổi nguyên cái nhà bạt bay đi ngay. Hay một cho thuê nhóm múa Event làm ở cạnh bãi rác thành phố gần 2km, nhưng đúng ngày có gió lớn đưa về, vậy là tất cả những người tham dự ở đó phải hội nghị, ăn uống trong một không khí nặng mùi, vẻ mặt ai cũng đau khổ.

Đó là Event ngoài trời vốn có nhiều rủi ro như tuy nhiên Event ở trong nhà cũng không phải là ngoại lệ. Có một Event dành cho gần 2000 người tại một nhà thi đấu, nơi mà suốt cả buổi một diễn giả sẽ thuyết trình để khán giả nghe, thì do công tác set up âm thanh không tốt - có lẽ là do chưa khảo sát kỹ địa điểm, dẫn đến tiếng người nói bị vang và nguyên cả buổi, khán giả đã phải chịu đựng âm vang rất khó chịu đó, họ phải căng tai ra nghe mà vẫn tiếng được tiếng mất.

Vấn đề làm việc với designer cũng rất quan trọng. Những người design thường có nhiều ý tưởng bay bổng, nhưng thật không may là không có nhiều người có kinh nghiệm về hiện trường. Có những thiết kế họ làm ra rất đẹp nhưng lại "làm khó" bên thi công ở chỗ họ không thể bóc tách kỹ thuật được, hoặc những chất liệu và trình độ thi công không cho phép mọi thứ giống như thiết kế dẫn đến khách hàng phiền lòng. Thêm nữa, người làm Event cần phải tự mình kiểm tra rất kỹ từng hình ảnh, câu chữ trên các thiết kế, tuyệt đối không bao giờ được ỷ y giao tất cả cho thiết kế, vì có thể bạn sẽ phải bỏ nguyên một tấm backdrop khổng lồ để in lại chỉ vì sai một lỗi chính tả hay bị...in ngược logo.

Bạn cần kiểm tra kỹ mặt bằng tổ chức, kho bãi, phòng ốc, cho thuê múa lân khai trương  lối thoát hiểm, mức độ an ninh, nguồn điện nước, lấy contact và thiết lập mối quan hệ với người có trách nhiệm quản lý chính tại địa điểm. Cũng cần khảo sát, đo đạc hàng rào an ninh: kiểm tra mặt bằng tổ chức về kích thước xem có thể bố trí được bao nhiêu hàng rào an ninh, từ đó tính chính xác thực tế và phân chia khu hợp lý.

Đối với nhà bạt thì cần kiểm tra kỹ các khâu từ lắp ráp đến hoàn chỉnh xem có tuân thủ những nguyên tắc an toàn hay không, nhà bạt làm ở nơi trống trải phải neo bằng cáp, tất cả cột, khung phải bắt ốc cố định, có dây mát và nếu nguy cơ có bão thì cần có thu lôi. Đối với sân khấu thì cần kiểm tra diện tích, độ cao, mức độ chịu lực của sân khấu (đã có đoàn múa có người bị tử vong vì sập sân khấu khi cả nhóm múa nhảy lên cao hay có chương trình đột xuất có hơn 50 khán giả leo lên sân khấu nhảy múa làm sân khấu bị sập). Cũng phải kiểm tra diện tích, chiều cao cửa vào đạo cụ trước khi quyết định sẽ đưa những thứ gì set up trong Event, kiểm tra khả năng treo mắc các thiết bị, phông nền và đạo cụ, nơi bố trí bàn điều khiển âm thanh ánh sáng (nên ở cuối khán phòng và trên cao để tiện quan sát bao quát).