Sân khấu và những quy trình trong sự kiện

Trong một chương trình sự kiện, sân khấu giữ một vai trò quan trọng thiết yếu. Sân khấu được oi là trung tâm của sự kiện, nơi tổ chức các hoạt động cốt lõi của sự kiện. Tùy từng chương trình mà sẽ có sân khấu với thiết kế và kích thước khác nhau.
Sân khấu cao hay thấp, rộng hay hẹp thường bị tác động bởi không gian vốn có và ý tưởng của người thiết kế. Từ kích thước đó sẽ chi phối khoảng không gian tổng thể có thể sử dụng trong sự kiện.
Chuỗi quy trình liên quan đến sân khấu bao gồm giai đoạn chọn vị trí sân khấu, thiết kế, lắp đặt, tháo dỡ.
Vị trí sân khấu cần được suy tính kỹ càng, chọn địa điểm đủ không gian, có thể thuận tiện tập trung khán giả cũng như dễ dàng di chuyển.
Thiết kế của sân khấu bao gồm việc nắm được ý tưởng chủ đạo của người viết chương trình sự kiện, khảo sát vị trí và không gian có thể sử dụng, trên nền tảng đó thiết kế sân khấu mang dấu ấn của chủ đề sự kiện. Trong công đoạn thiết kế sân khấu sẽ bao gồm cả việc bố trí camera quan sát, để theo dõi toàn bộ diễn biến thông qua các màn hình lắp đặt tại phòng quan sát, hoặc phóng to ở màn hình chính trên sân khấu.
Kích thước sân khấu được quyết định dựa vào khoảng không gian tối thiểu cần thiết cho người (biểu diễn, hoạt động) và cho vật (trang thiết bị). Khoảng không gian cho trang thiêt bị thường là con số cố định như không gian dành cho loa, đèn, bục phát biểu,…nhưng khoảng không gian dành cho con người thường là con số biến đổi theo từng thời điểm. Chẳng hạn như khi tổ chức lễ khánh thành hoặc tổ chức lễ khai trương, phần nội dung mở đầu sẽ bao gồm việc giới thiệu, phát biểu cần ít không gian; đến phần biểu diễn ca múa sẽ cần nhiều không gian hơn cho nghệ sĩ, vũ công biểu diễn; và mỗi tiết mục cần một khoảng không gian không giống nhau. Vì vậy nên nhà thiết kế sân khấu cần quan sát tổng thể chương trình và tính toán về kích thước khoảng không cần thiết cho sân khấu.
Lắp đặt là giai đoạn quan trọng, đưa bản vẽ từ trên giấy ra thực tế. Giai đoạn này cần nhiều nhân lực hỗ trợ. Các bộ phận cần được phổ biến và nắm rõ ý tưởng, chủ đề cũng như mong muốn của nhà thiết kế sân khấu để lắp đặt đúng theo yêu cầu.
Tháo dỡ sân khấu, đây là giai đoạn bất cứ chương trình tự lắp đặt sân khấu nào cũng phải tiến hành. Tháo dỡ sẽ bao gồm cả việc thu hồi vật liệu có thể tái sử dụng và hoàn trả địa điểm.
Thông thường rất ít công ty hay doanh nghiệp cần tổ chức mộ chương trình quy mô lớn như tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khai trương hay tiệc kỷ niệm thành lập mà tự tay tổ chức. Họ thường chọn các dịch vụ của công ty tổ chức lễ khánh thành, công ty tổ chức lễ khai trương, các dịch vụ thiết kế lắp đặt sân khấu, cho thuê âm thanh ánh sáng, cho thuê sân khấu để đảm nhiệm vai trò nhà tổ chức sự kiện. Điều này tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo cho chương trình được diễn ra một cách trôi chảy và chuyên nghiệp hơn.