Văn phòng trực tuyến có ưu nhược điểm gì?

Văn phòng trực tuyến có ưu nhược điểm gì?

Cùng tìm hiểu ưu và nhược điểm của mô hình phần mềm văn phòng điện tử là gì sau đây:

Ưu điểm

• Người quản trị dễ dàng phân công công việc và theo dõi tiến độ: Dựa vào một phần mềm, hệ thống quản lý được thực hiện online qua mạng Internet. Nhà quản trị có thể quản lý toàn bộ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp chỉ qua các thao tác trên thiết bị điện tử.
• Phần mềm văn phòng điện tử tự động cập nhập văn bản: Các văn bản liên quan đến công việc đều được cập nhập cụ thể trên hệ thống quản lý văn bản. Mỗi tên công việc sẽ được phân loại rõ ràng, có tiến độ thực hiện theo quy định. Người thực hiện khi có ý kiến sẽ ghi chú trực tiếp trên checklist công việc được phân công. Từ đó, hiệu quả công việc sẽ được thực hiện nhanh chóng hơn.
• Kho lưu trữ dữ liệu khổng lồ: Nếu như trước đây, việc lưu trữ dữ liệu bằng văn bản giấy hoặc ô cứng máy tính gây ra nhiều phiền hà về việc tốn thời gian, công sức. Giờ đây, mọi công việc đều được cập nhập trên phần mềm. Nhân viên dễ dàng sử dụng chúng để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
• Bảo mật thông tin: Mỗi người dùng được cấp một tài khoản, có mật khẩu bảo mật riêng. Với cơ chế bảo mật qua cách phân quyền cho người dùng này đem lại sự bảo mật an toàn cao cho từng hồ sơ của công ty, doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm văn phòng trực tuyến uy tín.
• 
  

Nhược điểm

• Mô hình xây dựng văn phòng điện tử thời gian đầu khi triển khai thực hiện sẽ gặp nhiều khó khăn. Các nhân viên công ty, doanh nghiệp đã quá quen với mô hình văn phòng truyền thống. Cách làm việc vì thế đã trở thành thói quen trong việc vận hành công việc và khó có thể thích nghi nhanh chóng.
• Có rất nhiều công nghệ ra đời để hỗ trợ công việc cho việc xây dựng văn phòng điện tử. Tuy nhiên, không phải công nghệ nào cũng thật sự phù hợp với doanh nghiệp. Vì thế, cần kỹ càng trong khâu chọn lọc công nghệ để ứng dụng có hiệu quả vào mô hình văn phòng điện tử.
• Các doanh nghiệp lo ngại các thông tin được đẩy lên nền tảng công nghệ số có thể bị rò rỉ. Vì thế, nên lựa chọn những phần mềm có độ bảo mật thông tin cao, khắc phục mối lo ngại của doanh nghiệp khu ứng dụng văn phòng điện tử.