Tổ chức sự kiện là cơ hội tốt để doanh nghiệp gặp gỡ trao đổi, giao lưu với bạn hàng, đối tác, với các cơ quan truyền thông, các cơ quan công quyền, thúc đẩy hơn nữa tổ chức sự kiện giúp thông tin đa chiều về thương hiệu và sản phẩm, đồng thời tăng cường hơn nữa các mối quan hệ có lợi cho đơn vị, ngoài ra còn đề cao được hình ảnh của doanh nghiệp đối với xã hội, có thể nói các tác dụng cụ thể của tổ chức sự kiện:

Tổ chức sự kiện là điểm nhấn cho hoạt động marketing.

Tổ chức sự kiện gia tăng sự chú ý hơn nữa của khách hàng đối với Thương hiệu

Tổ chức sự kiện là một phương cách bày tỏ lòng cảm ơn với bạn hàng, đối tác.

Tổ chức sự kiện là một kênh phát triển dịch vụ hoặc sản phẩm

Tổ chức sự kiện là để thuyết phục những khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mình.

Đối với các doanh nghiệp việc lựa chọn một kênh quảng cáo với nguồn kinh phí hạn hẹp là một bài toán nan giải.

Vấn đề ở đây chính là hiệu quả mang lại từ hoạt động quảng cáo có hiệu quả hay không, có bù đắp được chi phí bỏ ra hay không, có tăng doanh số bán ra và nâng cao mức độ nhận biết sản phẩm, thương hiệu trên thị trường, danh tiếng của công ty hay không, hay đó chỉ là một việc làm theo trào lưu của thị trường, làm để cho bằng đối thủ cạnh tranh mà quên đi điều cốt yếu đó là "làm quảng cáo để làm gì?".

Trong môi trường hiện tại, quảng cáo truyền hình đang trên đà suy thoái, tổ chức sự kiện và quảng cáo trực tuyến là 2 công cụ mới và có tính hấp dẫn cao. Quảng cáo trực tuyến là sự lựa chọn trước hết của đại đa số doanh nghiệp Việt Nam, điều này đã mang lại không ít thành công cho doanh nghiệp.Với tổ chức sự kiện, đây là công cụ hổ trợ cho doanh nghiệp thực hiện chiến lược ngắn và dài hạn. Tác động ngắn hạn là tập chung sự chú ý  của khách hàng đối với thương hiệu, sản phẩm.

Còn tác động chiến lược dài hạn của tổ chức sự kiện đó là thiết lập, duy trì và đánh bóng thương hiệu. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, việc sử dụng công cụ tổ chức sự kiện là một điều hơi quá tầm. Điều đó chưa hoàn toàn đúng, lý  do mọi người gắn thường  gắn tổ chức sự kiện với một ý niệm là làm tổ chức sự kiện thì phải hoành tráng, phải nổi trội, với quy mô lớn và đánh trên diện rộng... Thực tế không phải vậy, tổ chức sự kiện cũng giống như quay một thước phim quảng cáo, chỉ có điều thước phim quảng cáo này được trình diễn trực tiếp cho khán giả mà không qua bất kì công nghệ xử lí hình ảnh nào. Thước phim hay không phải chỉ do diễn viên đẹp, phong cảnh đẹp mà quan trọng là kịch bản như thế nào và diễn ở đâu, khi nào, ở đâu, diễn cho ai xem…Đó chính là điều kiện cần và đủ để doanh nghiệp lựa chọn công cụ Tổ chức sự kiện trong chiến lược kinh doanh và marketing của doanh nghiệp của mình.

Quan niệm sai lầm về tổ chức sự kiện

Trong quá trình xây dựng và trưởng thành của một đơn vị, thường xuất hiện những sự kiện tiêu biểu như: Lễ kỷ niệm thành lập; lễ khai trương, khánh thành, lễ đón nhận các danh hiệu văn hóa; lễ đón nhận huân huy chương, danh hiệu anh hùng…vv

Mỗi sự kiện như vậy đều thu hút sự quan tâm của dư luận và cộng đồng. Chính vì vậy, việc làm như thế nào để tổ chức được buổi lễ thành công, để lại ấn tượng tốt đẹp luôn là mối quan tâm chính của những người đứng đầu cơ quan, đơn vị.

Mong muốn là như vậy, nhưng nhiều khi những người “đứng mũi chịu sào” này lại rất dễ mắc phải những sai lầm nghiêm trọng. Đó là:

1. Bạn tự cho mình là người có thâm niên tổ chức nhiều sự kiện ở đơn vị và không cần thiết phải tổ chức chuyên nghiệp.

Vâng, không thể phủ nhận bạn đã tổ chức rất nhiều sự kiện ở đơn vị. Nhưng bạn có bao giờ tự hỏi, mỗi sự kiện do một tay bạn sắp đặt có để lại ấn tượng tốt đẹp nào trong lòng đại biểu tham dự. Đại biểu, quan khách có thích chương trình đó, hay nó trở thành “ác mộng”, là “cực hình” mà họ phải chịu đựng trong suốt nhiều tiếng đồng hồ? Điều bạn muốn thực sự thông qua sự kiện này là gì? Phải chăng đó chỉ là một nơi tập trung đông người? Hay đơn giản đó chỉ là một thủ tục?

2. Bạn cho rằng: chỉ cần phân công cho các phòng ban chức năng rồi đâu sẽ vào đấy.

Nếu nghĩ và làm như vậy bạn đang “đánh bạc” với chính sự kiện của đơn vị mình. Yếu tố đen đỏ ở đây là bạn phó mặc việc tổ chức sự kiện của đơn vị cho cấp dưới lo liệu, hy vọng nó sẽ tốt, trong khi bạn thừa biết đó không phải là nghề nghiệp, chuyên môn chính của những người này. Chính vì vậy, những rủi ro, thiếu sót xảy ra trong buổi lễ là điều không tránh khỏi. Đây cũng chính là nguyên nhân khiến buổi lễ của đơn vị bạn không thành công như mong đợi.

3. Bạn không muốn tổ chức buổi lễ một cách ồn ào vì bạn muốn chứng minh với thiên hạ rằng: Bạn là người lãnh đạo rất đỗi cần, kiệm, liêm, chính.

Và vì vậy, việc tổ chức buổi lễ ở đơn vị bạn diễn ra rất sơ sài, buồn tẻ. Bạn chẳng tốn kém gì nhiều và cũng chẳng để lại ấn tượng tốt đẹp nào trong tâm trí những người đến tham dự sự kiện này. Thậm chí, bạn còn có thể bị chê là người không biết tổ chức, thiếu tôn trọng và những lời than phiền đại loại như thế.

4. Bạn cho rằng đơn vị mình đã có tiếng, không cần thiết phải tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Như vậy là bạn đang làm những việc đầu tiên để tiến hành hủy hoại danh tiếng và vị thế của đơn vị bạn. Vị thế và uy tín của đơn vị bạn do các thế hệ lãnh đạo trước đây dày công vun vén, phải trải qua thời gian dài mới có được, chắc bạn không muốn mình trở thành “vị vua cuối cùng” phải không?