Bố trí sắp đặt trong phòng sự kiện mang tính khoa học và nghệ thuật. Cách bố trí thể hiện phần nào nội dung hoạt động sự kiện.

Đón tiếp và đăng ký: Đây là hoạt động không thể thiếu, có người đứng hướng dẫn khách đến khu vực gửi đồ và khu vệ sinh. Nhân viên phải mặc đồng phục hoặc thể đeo trên người nhằm giúp khách dễ nhận biết.

​

Khách phải từng bước tham dự sự kiện hoặc thẻ khách VIP và kiểm tra tên ở danh sách mời. Lấy vé hoặc đăng ký phòng khách sạn hoặc vé ngồi trong hội trường, …ở đây còn có thể đăng ký thẻ tín dụng của khách. Thẻ tín dụng thường được yêu cầu để chi trả các chi phí cá nhân, thuế và dịch vụ khuân đồ. Các chi phí chính thì tính vào tài khoản của nhà tổ chức.

Bàn ghế và khăn trải bàn: Nhà tổ chức sự kiện cần trả lời những câu hỏi sau về bàn ghế và khăn trải bàn.

• Cần bao nhiêu chiếc bàn cho tổ chức sự kiện?
• Bàn cần được trang bị những gì? (ổ cắm điện, thẻ tín dụng…).
• Bàn trưng bày cần những trang thiết bị gì?
• Cần bao nhiêu mét dây điện và các dịch vụ kèm theo?
• Bàn cho các thiết bị truyền thông và để quà tặng.
• Nơi tổ chức có khăn phủ bàn và diềm bàn không? Nếu không có, Nhà tổ chức phải mang tới. Cần xem lại những quy định của nơi cho thuê bàn về trải khăn phủ bàn và gắn diềm bàn cụ thể thế nào? Cho đóng ghim hay dùng băng dán, keo dán? Màu sắc khăn phủ bàn có thể sử dụng màu chủ đạo của công ty hoặc màu theo chủ đề sự kiện.
  

Sơ đồ sắp đặt, sân khấu và các yếu tố khác: Lập sơ đồ sắp đặt tổng thể của phòng tổ chức sự kiện. Ban đầu hãy phác thảo sơ đồ lắp đặt bố trí phòng và trao đổi ý tưởng phác thảo này với các nhà cung cấp dịch vụ. Một số địa điểm tổ chức như khách sạn hoặc trung tâm hội nghị có thể cung cấp cho bạn sơ đồ chỉ ra sự tương thích trong việc bố trí bàn, sân khấu,… khi sắp đặt bố trí trong phòng. Điều đó giúp Nhà tổ chức sự kiện xem xét công việc rõ ràng hơn, có những quyết định chính xác hơn.

Thông tin sự kiện: Tuy có máy điện thoại di động hoặc bộ đàm song không hoàn toàn dựa vào những phương tiện này được vì máy bộ đàm, điện thoại di động đã không hoạt động được nhiều vị trí khác nhau trong tòa nhà.

Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện Vietlinks chuyên cung cấp cho thuê âm thanh sự kiện, cho thuê bàn ghế sự kiện, cho thuê múa lân khai trương, bán cổng hơi giá rẻ, cung cấp người mẫu, PG, PB, MC, nhóm nhảy biểu diễn....