Cải thiện các phương án tổ chức, kết hợp chặt chẽ với các nhà cung cấp để luôn có giá tốt nhất. Kiểm soát chi phí, hạn chế các phát sinh trong suốt quá trình thực hiện sự kiện là cách hữu dụng nhất để giảm thiểu những chi phí không hợp lý,…Việc siết chặt ngân sách quảng bá của các doanh nghiệp đã khiến cho doanh thu của các nhà tổ chức sự kiện sụt giảm một cách đáng kể.

>>công ty tổ chức sự kiện, công ty tổ chức lễ khai trương,cho thuê bàn ghế sự kiện, cho thuê âm thanh tphcm, cho thuê múa lân tphcm, cho thuê cổng hơi sự kiện, sản xuất cổng hơi .cung cấp pg sự kiện

Thêm vào đó, ngày nay các công ty tổ chức sự kiện mọc lên như nấm mùa mưa cũng khiến cho việc cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Bên cạnh đó tính sáng tạo, năng lực quản lý và tổ chức, giá cả thực hiện luôn là những tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá và đo lường khả năng tiến tới ký kết hợp đồng.

Tổ chức sự kiện trong bão giá: Trong thời buổi mọi thứ đều biến đổi theo chiều hướng tăng lên nhiều thì việc cân nhắc chi phí cho việc thực hiện một sự kiện là một nỗi lo không hề nhỏ. Bất cứ một hạng mục nào cho dù lớn hay nhỏ đều phải được cân nhắc kỹ, cân nhắc sử dụng, sử dụng sao cho tiết kiệm mà vẫn đạt được hiệu quả như mong muốn. Khách hàng mới không biết phải làm sao cho khách mời đến với sự kiện luôn có cảm giác thoải mái, ấn tượng mà chi phí bỏ ra không được vượt quá ngân sách đã quy định.

Công ty tổ chức sự kiện đau đầu cũng không kém khi phải là sao đạt được yêu cầu của khách hàng trong mức kinh phí không quá tốn kém mà cũng đạt được lợi nhuận nhất định. Từ đây dẫn dắt ra nhiều các khó khăn mà người làm hậu cận cho các chương trình sự kiện phải cân nhắc cả đầu ra lẫn đầu vào, kiểm soát chi phí trong suốt quá trình thực hiện sự kiện. Ý tưởng chương trình luôn là một “rào cản” cuối cùng khi tiến tới kí kết hợp đồng thực hiện chương trình. Thật khó khi mỗi một thời điểm khác nhau, nhưng khách hàng lại đem giá đã thực hiện từ năm trước để so sánh với giá cả và thời điểm hiện tại. Khi giải thích cặn kẽ hơn, những khách hàng dễ tính thì là một vấn đề thỏa mái, nhưng đối với khách hàng không hề dễ xíu nào thì ngân sách đã duyệt thì không thể nào thay đổi.

Điều chỉnh cách thực hiện, thay phương án, …là việc thường xuyên phải tranh luận. Bộ phận hậu cần Event phải rà soát lại toàn bộ hạng mục, kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, thương lượng lại với các nhà cung cấp dịch vụ sự kiện để có được chi phí đầu vào tốt hơn. Tuy nhiên các vấn đề nội tại chủ quan (quy trình tổ chức, kiểm soát chi phí,…) thì còn khả dĩ có phương án giải quyết, thế nhưng với các hạng mục hỗ trợ từ nhà cung cấp thì khó khăn vẫn chưa hết.

Nỗi lòng của nhà tổ chức sự kiện:

Vì phải nhận yêu cầu từ khách hàng với mức chi phí thấp nên mọi thứ của sự kiện cũng phải cắt giảm đến mức tối thiểu vì vậy mà nhà tổ chức sự kiện lại gặp khó khăn bên nhà cung ứng khiến cho họ cảm thấy e ngại với các nhà cung ứng. Cải thiện các phương án tổ chức, kết hợp chặt chẽ với các nhà cungcấp để luôn có giá tốt.

Kiểm soát chi phí, hạn chế các phát sinh trong suốt quá trình thực hiện sự kiện là cách hữu dụng nhất để giảm thiểu những chi phí không hợp lý. Điều này chỉ có thể làm tốt khi ngay từ đầu tiếp nhận thông tin, lên kế hoạch tổ chức, thiết kế trang trí và dàn dựng. Người thực hiện công việc sản xuất và hậu cần cho chương  trình phải luôn theo sát các công đoạn để từ đó tư vấn và đưa ra giải pháp thực hiện tốt nhất trong thời bão giá hiện nay.