Kinh nghiệm luôn là điều quý giá mà chúng ta chỉ cóđược sau khi đã trải nghiệm thực tế. Bởi vậy, sau mỗi sự kiện vừa diễn ra, việcban tổ chức sự kiện ngồi lại và cùng nhau rút ra kinh nghiệm sau chương trìnhlà việc rất quan trọng.

>>>> xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện, công ty tổ chức lễkhai trương,cho thuê bàn ghế hội nghị, cho thuê âm thanh ánh sáng sự kiện , cho thuê pg model, cho thuê đoàn lân sư rồng, bán cổng hơi giá rẻ , công ty tổ chức tếtthiếu nhi

Họp rút kinh nghiệm

Sau mỗi sự kiện diễn ra, mỗi bộphận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trìnhdiễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm. Quá trình họp rútkinh nghiệm là quá trình Ban tổ chức sự kiện chỉ ra được những thiếu sót, nhữngsai lầm mà chương trình mắc phải và từ đó đúc kết được kinh nghiệm cho nhữnglần tổ chức sau. Việc đánh giá, tổng kết sau khi sự kiện kết thúc vô cùng quantrọng, cần được thực hiện một cách nghiêm túc và chính xác.

Đánh giá tổ chức sự kiện nên đượcthực hiện ngay lập tức sau khi sự kiện kết thúc, muộn nhất là sang ngày hôm sauđể kịp thời nhìn nhận các thiếu sót vừa xảy ra. Tránh để thời gian quá lâu sẽdẫn đến tổng kết không đầy đủ, hơn nữa vấn đề không còn "nóng" khiếnnhững người tổ chức và tham gia không còn hứng thú hoặc không nhớ để nói vềnó.

Nếu một tổ chức không họp rút kinhnghiệm sau khi chương trình kết thúc sẽ dẫn đến việc các sự kiện sau có thể vẫnlặp lại những lỗi đã từng mắc khi trước. Việc lặp đi lặp lại một sai lầm ngớngẩn sẽ làm cho các nhân sự trong ekíp cảm thấy chán nản và kém nhiệt huyết.

Các tiêu chí khi họp rút kinhnghiệm

Thu thập phản hồi từ khách hàng

Một cách tốt nhận được phản hồi làthông qua bản thông tin phản hồi dưới dạng câu hỏi. Bản câu hỏi không nên cónhiều hơn 10 câu hỏi vì quá nhiều sẽ tạo cảm giác làm phiền người được khảosát. Chỉ hỏi những câu hỏi liên quan và phục vụ mật thiết nhất cho nhu cầu đánhgiá sau sự kiện.

Tuy nhiên tâm lý chung của ngườitham dự là làm biếng không muốn điền vào các bản khảo sát một cách tự nguyện,nhất là ở những sự kiện đông người tham dự và không khí khá xô bồ. Để chắc chắnrằng khách hàng của bạn cung cấp cho bạn thông tin phản hồi, có thể đính kèmvé, xem việc điền đầy đủ vào nó như một phần "thủ tục" để nhận quàtrước khi ra về hay để bốc thăm trúng thưởng một thứ gì đó.

Thăm dò ý kiến của khách hàng/cấptrên/nhà tài trợ

Mức độ hài lòng của khách hàng/cấptrên rất quan trọng. Có thể ở góc độ người tổ chức, chúng ta nhìn thấy một sựkiện đông người dự, diễn ra trơn tru suôn sẻ là một sự kiện thành công. Tuynhiên, dưới góc độ người quản lý, người "đặt hàng", họ sẽ cho chúngta những nhận xét rất khách quan.

Họp ngay sau sự kiện

Tốt nhất nên tiến hành một cuộchọp với các thành viên trong nhóm thực hiện sự kiện đó để cùng đánh giá. Cuộchọp có thể diễn ra chóng vánh trong vòng 10, 15 phút ngay sau khi khách khứa đãra về, hoặc cũng có thể diễn ra trong không khí thoải mái ở buổi tiệc hậu sựkiện. Mọi người có thể thẳng thắn đưa ra các nhìn nhận, góp ý về công tác tổchức, vừa giúp cả nhóm cùng rút kinh nghiệm cho việc tổ chức sự kiện lần sau,vừa giúp người quản lý sự kiện đó ghi chép và lưu lại để làm báo cáo. Sau đó sẽgửi báo cáo cho tất cả những người có liên quan để cùng nhìn nhận về mức độthành công của sự kiện và có hướng đi phù hợp nhất cho sự kiện lần sau.

Lập bảng tổng kết đánh giá sự kiệnvới những tiêu chí cần thiết

Bảng tổng kết này thường phải baogồm các tiêu chí từ bước lên kế hoạch cho đến bước hậu sự kiện. Chúng ta có thểđánh giá theo thang điểm 1 đến 5 hoặc "Tốt, trung bình, tệ", bên cạnhđó đưa ra các nhận xét mang tính định tính.

Các tiêu chí có thể là: kế hoạch,địa điểm, truyền thông, trang trí, âm thanh ánh sáng, nhân sự, tiết mục, côngviệc sau chương trình...

Họp bàn tổng kết và rút kinhnghiệm sau mỗi sự kiện là việc làm rất quan trọng bởi đó là chìa khóa cho sựthành công của những chương trình sau. Cần thực hiện công việc này một cách nhanhchóng và chính xác để có được giải pháp tối ưu cho những lần tổ chức tiếp theo.