Cho tới gần đây, khách hàng tới thamgia các hội thảo, hội nghị chủ yếu vẫn mong muốn họ sẽ tiếp nhận được nhữngthông tin độc đáo, hay những kiến thức không hề được chia sẻ trên mạng hay bấtcứ nơi nào khác. Tuy nhiên, điều nay đã thay đổi khá nhiều bởi khi nền tảngtruyền thông online phát triển, đặc biệt là với Youtube và các mạng xã hội thìmọi người gần như có thể tiếp nhận thông tin từ bất cứ đâu! Khách hàngkhông cần phải ra khỏi nhà, trực tiếp tới tham gia các hội thảo để nghe chuyêngia chia sẻ nữa. Họ có thể ở nhà xem video trên Youtube và tiết kiệm được rấtnhiều thời gian cũng như chi phí

>>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện tphcm , cho thuêbàn ghế giá rẻ , cho thuêâm thanh ánh sáng tphcm , cho thuêPg model , cho thuêđoàn lân sư rồng , cho thuêbàn bar ghế bar , cho thuêcổng hơi rối hơi , công ty tổ chức lễ khai trương

Với những thay đổi mạnh mẽ như vậy,nội dung các buổi hội thảo, hội nghị cũng dần dần phải thay đổi theo. Chúng sẽít hướng tới các chủ đề quá học thuật và chia sẻ kiến thức mà chủ yếu hướng tớigắn kết các khách hàng, giúp họ tương tác với nhau tốt hơn.

Dưới đây là 08 tips nhỏ giúp bạn cóđược những chiến lược truyền thông độc đáo cho các hội thảo, hội nghị, giúpkhách hàng kết nối, tương tác và chia sẻ với nhau nhiều hơn, và đặc biệt là:khách hàng có động lực hơn để tới tham dự các hội thảo, hội nghị của công tybạn…

Giai đoạn trước sự kiện

1. Tăng cường sức hút của đám đông

Hãy khiến khách hàng tiềm năng thamgia chương trình bằng cách thúc đẩy họ cùng bạn tạo ra sự kiện. Hãy để các hộithảo mang tính cộng đồng cao hơn, khách hàng được đánh giá và chia sẻ thông tinvề sự kiện, tự đề xuất những vấn đề họ muốn nghe trước khi quyết định trở thànhmột phần của chương trình.

SXSW – một liên hoan phim, âm nhạc và hộithảo chuyên đề rất lớn được tổ chức hàng năm tại Texas, Mỹ đã trở thành bậcthầy tạo ra những nội dung hấp dẫn cho sự kiện chỉ với một công nghệ rất đơngiản. Công nghê này cho phép đơn vị tổ chức khai thác sự hưởng ứng từ đám đôngbằng 2 cách: Khán giả online đưa ra các chủ đề họ muốn thảo luận trong buổi hộithảo và sau đó bình chọn cho chủ đề họ yêu thích nhất.

Bạn cũng có thể sử dụng cách tương tựđể gắn kết với khách hàng tiềm năng của mình. Hãy thử dùng Google doc hoặcSurvey Monkey để khuyến khích khán giả đặt câu hỏi.

2. Tạo ra các cuộc thi online

Khởiđầu bằng một cuộc thi trên Twitter là cách mà Eventex– Một hội thảo thường niênhàng đầu thế giới về công nghệ trong ngành sự kiện thu hút khán giả. Eventex yêu cầu họ chỉ định và chia sẻthông tin về các công ty start-up mình yêu thích nhất, sau đó sử dụng mộthashtag do chương trình quy định cùng hashtag Enventprofs khi đăng tải status. Công ty start-upđược chỉ định với số lượt hashtag cao nhất sẽ dành được phần thưởng là một gianhàng trưng bày miễn phí trong sự kiện. Khán giả đăng tải status có lượt chia sẻcao nhất cũng sẽ dành được 01 vé miễn phí để tới tham gia chương trình.

3. Quảng bá và đưa ra các nội dung teaser

Càng gần tới ngày sự kiện diễn ra,hãy chia sẻ những nội dung ngắn hấp dẫn để thu hút khách hàng! Đầu tiên,hãy tận dụng các diễn giả bởi họ sẽ giúp bạn làm ra những nội dung sáng tạonhất. Hãy sản xuất những đoạn video teaser ngắn từ 30s đến 1 phút, ở đó cácdiễn giả giới thiệu về chủ đề của buổi hội thảo cùng các lý do khách hàng nêntới tham gia chương trình.

Tiếp đó, hãy thực hiện những cuộcphỏng vấn ngắn (dạng video hoặc chat, e-mail với diễn giả), nội dung xoay quanhchủ đề buổi hội thảo. Chia sẻ các nội dung teaser này lên những kênh truyềnthông online, bạn sẽ dễ dàng thu hút được sự quan tâm. Ngoài ra, cách nàycũng khiến các diễn giả xuất hiện trước công chúng nhiều hơn, và chính họ cũngsẽ chia sẻ thông tin này với mạng lưới kết nối xung quanh họ.

Trong sự kiện

4. Truyền thông tích hợp với các mạng xã hội

Vô số khán giả thường xuyênonline trên mạng xã hội trong khi đang tham gia các sự kiện, vậy nên chẳng cólý do gì mà không sử dụng nó trong hội thảo của bạn.

Chọn ra một thông tin ngắn, độc đáovà đáng nhớ nhất trong sự kiện để update lên mạng xã hội với một hashtag độcđáo, các khách hàng sẽ chia sẻ nội dung đó ngay lập tức khi đang tham giachương trình và giúp thông tin của bạn lan truyền một cách chóng mặt. Thậm chí,trên thế giới còn đã có những buổi hội thảo bắt đầu bằng việc MC đề nghị khángiả dùng smartphone và mỗi người update một status thú vị lên Twitter về chươngtrình và để chung một #hashtag. Hành động nhỏ này giúp khán giả trở nên hứngthú và kết nối với nhau hơn rất nhiều.

Ngoài việc sử dụng các công cụ quảngcáo để thông tin chia sẻ trên mạng xã hội được phát tán rầm rộ, bạn còn có thểsáng tạo hơn bằng cách tạo ra các cuộc thi online, khiến tinh thần cạnh tranhtrong khán giả nổi lên. Bạn sẽ không thể tưởng tượng nổi thông tin về sự kiệnlan tỏa mạnh mẽ như thế nào chỉ với phần thưởng tượng trưng là một cái áo phôngin logo công ty (mà có khi khán giả cũng chẳng bao giờ mặc đến) đâu.

Còn có một cách thú vị khác, đó làđưa các update trên mạng xã hội của khách hàng (với chung một hashtag) hiển thịtrên màn hình lớn tại nơi tổ chức hội thảo. Đối với một số người, cảm giác thấytên mình trên màn hình lớn còn vui và phấn khích hơn cả khi họ được lên sóngtrên đài truyền hình VTV.

5. Q&A và bình chọn trực tuyến

Sự thống trị mạnh mẽ của smart phoneđã giúp kết nối khán giả trên toàn thế giới. Khán giả luôn kỳ vọng được chủđộng tương tác và trình bày quan điểm của mình với diễn giả. Thực tế là tại cáchội thảo quốc tế – nơi cho phép khách mời online được đặt câu hỏi và thảo luậncông khai, việc chia sẻ kiến thức giữa diễn giả và khách mời cũng hiệu quả hơnrất nhiều.

Bằng cách trao quyền chủ động chokhán giả, để họ chủ động lựa chọn và thảo luận về những vấn đề họ muốn nghenhất, bạn sẽ khiến buổi hội thảo của mình trở nên bổ ích hơn rất nhiều. Sự gắnkết và tương tác mà bạn tạo ra cho khách hàng chắc chắn sẽ khiến họ quan tâm vàcó thiện cảm với công ty.

Hiện nay tại Việt Nam cũng đã có mộtsố website cung cấp dịch vụ này, cho phép khán giả tương tác và đặt câu hỏitrực tuyến với ban tổ chức khi tham dự hội thảo.

6. Hội nghị trực tuyến

Hội nghị trực tuyến là cách cuối cùngmà bạn nên sử dụng để truyền thông trong thời gian diễn ra sự kiện. Trong khibạn thường chỉ đáp ứng được một số ít khách mời trực tiếp tham gia hộithảo thì với khán giả online, đó là một con số không giới hạn. Bằng cáchsử dụng các website cung cấp dịch vụ này, bạn có thể tạo ra một cộng đồngonline khổng lồ cùng theo dõi sự kiện. Điều này sẽ tạo ra sức mạnh lan tỏarất lớn!

Có rất nhiều cách linh hoạt khi tạolive-stream cho sự kiện, bạn dễ dàng tiếp cận khách hàng hơn, khách hàng cũngchủ động lưu lại những thông tin có ích để xem lại sau khi chương trình đãkết thúc. Tuy nhiên, công nghệ này ở Việt Nam hiện nay chưa thực sự pháttriển và việc áp dụng vào thực tế cũng sẽ gặp khá nhiều khó khăn nếu như đườngtruyền internet không ổn định.

Sau sự kiện

7. Tài liệu chia sẻ cho khách hàng

Câuhỏi mà các diễn giả thường xuyên nhận được từ khán giả, đó là: “Anh/Chị có thể chia sẻ slides ngày hôm nay được không?”

Bởi vậy, hãy đảm bảo với khán giả làhọ sẽ nhận được tài liệu sau khi chương trình kết thúc để họ tập trung hơn vàonội dung của buổi hội thảo thay vì lo chụp ảnh slides hoặc ghi chép thông tinvào sổ. Hãy upload thông tin trên Slideshare và chia sẻ cho khán giả sau khichương trình kết thúc.

8. Tổng hợp và chia sẻ thông tin liên tục

Nếu buổi hội thảo rất thành côngnhưng sau khi kết thúc, thông tin về nó lại không được chia sẻ rộng rãi thì quảlà sự lãng phí lớn. Những thông tin bạn tạo ra sau sự kiện sẽ giúp kéo dài “chukỳ sống” của chương trình và mang tới rất nhiều giá trị.

Hãy tổng hơp các link bài báo, hìnhảnh, video về buổi hội thảo và chia sẻ trên các trang mạng xã hội. Mục tiêu củaviệc này là để khán giả nhìn thấy hình ảnh của họ trong sự kiện, thông tin sẽđược chia sẻ tới bạn bè, người quen trong mạng kết nối của họ và cuối cùng mọingười sẽ tò mò tham gia những sự kiện tương tự tiếp theo.