>>Xem thêm: cho thuê bàn ghế tphcm, cho thuê âm thanh event, cho thuê âm thanh tphcm, cho thuê bàn ghế hội nghị, cho thuê cổng hơi , bán cổng hơi sự kiện

Để có một sự kiện, dù nhỏ hay lớn cũng trải qua cáccông đoạn chuẩn bị cơ bản. Có thể tạm chia quy trình tổ chức sự kiện thànhnhóm các công việc nhỏ như sau:

1. Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing)
Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ cấptrên (đối với những người làm Event cho chính công ty mình(In house Event) hayKhách hàng (đối với Event Agency), người làm Event có được những thông tin cơbản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượngtham dự, các yêu cầu đối với Event… từ đó sẽ xác định được hướng đi cho côngviệc tổ chức sự kiện của mình.

2. Hình thành Concept và Theme
Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm Event ví như“linh hồn của Event” cho nên bước hình thành Concept cho Event rất quan trọng.Sau khi đã có Concept, người ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của Event),những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trangtrí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra. Nói thêm vềTheme, nếu Concept là “Linh hồn” thì Theme là “Diện mạo” của Event. Theme chiphối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event.

3. Viết kế hoạch (Planning proposal)
Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều ý tưởng (Idea), tuy nhiên cácý tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau khi pháttriển được các ý tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa trênÝ tưởng đó.Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp trên bức tranh mangtính khả thi về việc thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chươngtrình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả…
Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được “mặt mũi” chương trình, thông thườngphải có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờrơi, phối cảnh sân khấu… Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch của bạn cànghấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn (nhưngdĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn).
Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty), hayBáo giá (làm cho khách hàng).

4. Thuyết trình kế hoạch (ProposalPresentation)
Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho Sựkiện, bạn bắt đầu cho bước Gặp khách hàng/Cấp trên để Present (thuyết trình) kếhoạch của mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hìnhdung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao,một số khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đolường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đápứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽchấp thuận cho bạn tiến hành.

5. Tổ chức triển khai (Execution)
Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thựchiện. Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình,nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoàiđể có người hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn đã có quytrình riêng và có những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trênchuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế(Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phậnTài chánh (Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PR-Media)…
Nhiệm vụ của bạn – một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính Event này,là kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Bạn sẽ phải lên cácbảng mô tả, phân công công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có các thờihạn (deadline) cụ thể… thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộphận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.

Trướcsự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sátđịa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí vănnghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việcmời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal)… và bạn sẽ phảithật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự phòng các rủiro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa.

Trongsự kiện (At-Event), với vai trò Trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ huy mọihoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình suônsẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng.

Mọi việc như vậy chưa phải đã kếtthúc mà có cả núi công việc cần giải quyết ngay sau Event (Post-Event): Ngaytại hiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao địa điểm cho chủ địa điểm,trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp, rồi có thể phải cùngnhóm làm Event (Event team) ăn mừng sau khi tổ chức thành công (thậm chí làkhông thành công có thể vẫn phải đãi họ một chầu).

6. Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evaluation andReport)
Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gởi báo cáo tổng kết chokhách hàng và tổng kết, quyết toán với công ty:

– Quyết toán chi phí, các hạng mụcphát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chươngtrình.
– Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chươngtrình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phảnhồi của họ
– Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờphơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo…
– Các hình ảnh báo cáo, các link… đính kèm

Trong Event team cũng cần tổ chứchọp tổng kết, rút kinh nghiệm… càng sớm càng tốt ngay sau Event vì điều này rấtquan trọng để chúng ta có những Event tiếp theo được cải thiện theo chiều hướngtốt hơn.

Như vậy là chúng ta đã trải qua tấtcả các công đoạn trong việc thực hiện một sự kiện. Nhưng trên thực tế, những gìphải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà nó làhàng tấn công việc của nguyên một tập thể. Nói ngắn gọn, đằng sau một Event, córất nhiều thứ để làm.