Khi viết proposal (hồ sơ) cho sựkiện, sự chi tiết sẽ phụ thuộc vào quy mô và tầm quan trọng của sự kiện. Tuynhiên các proposal về sự kiện nói chung thường được chia ra nhiều thành phần.

>>Xem thêm: cho thuê bànghế tphcm, chothuê âm thanh event, chothuê âm thanh tphcm, cho thuê bànghế hội nghị, cho thuê cổng hơi , bán cổng hơi sự kiện

Thông tin mà cácproposal cho sự kiện phải truyền tải là không giới hạn nhưng cần bao gồm nhữngđiều cơ bản sau:

Mô tả sự kiện

Kinh nghiệm của Nhà thầu Sự kiện

Địa điểm và cơ sở cung cấp

Chương trình sự kiện

Ngân sách sự kiện được đề xuất

Mô tả sự kiện

Điều quan trọng làcung cấp cho người đọc proposal cho sự kiện một cách tổng quan nhất về sự kiệnsắp diễn ra. Một số sự kiện không cần giải thích, miêu tả nhiều  vì chúngkhá phổ biến. Tuy nhiên không khôn khéo khi dựa vào tiêu đề của sự kiện để làmrõ mục tiêu hướng đến của nó. Trong khi  cung cấp cái nhìn tổng quan chongười đọc, cần phải mô tả nhóm mục tiêu, (các) nhóm mục tiêu chính, các mụctiêu cần đạt được khi điều hành sự kiện và, nếu sự kiện này hơi khác so vớinhững sư kiện bình thường nên cung cấp thêm cho người đọc  hình ảnh vềtinh thần những gì các sự kiện sẽ được diễn ra. Một mô tả đầy đủ hơn về chươngtrình sự kiện được giải quyết xem xét riêng  (xem bên dưới).

Kinh nghiệm của Nhàthầu Sự kiện

Tổ chức, đơn vị đấuthầu cho sự kiện này nên giới thiệu về kinh nghiệm và năng lực của mình. Điềuquan trọng là bất cứ ai đánh giá hồ sơ dự thầu chắc chắn tin rằng đơn vị đấuthầu sẽ có thể quản lý chương trình một cách tốt nhất. Proposal nên chứa thôngtin ngắn gọn về kinh nghiệm quản lý sự kiện của event team được đề xuất.

Nếu kinh nghiệm trongdàn dựng các sự kiện bị nhà thầu giới hạn thì nên đề cập đến bất kỳ kinh nghiệmquản lý, quản lý dự án hoặc phối hợp trong lĩnh vực khác. Trình độ của nhữngngười trong đội quản lý sự kiện cũng là bằng chứng hữu ích nên đề cập đến.

Proposal cũng nênmô tả đến các kĩ năng đã được đào tạo bên ngoài của tình nguyện viên sự kiện.

Địa điểm và Cơ sở vậtchất

Người đọc Proposal sẽmuốn biết địa điểm đó có phù hợp cho sự kiện hay không. Proposal nên phác thảotất cả các cơ sở có sẵn tại địa điểm, tất cả mọi thứ từ nhà vệ sinh đến bãi đỗxe. Đối với các sự kiện trong nhà nên mô tả rõ: bề mặt, ánh sáng, điều hòa khôngkhí, chỗ ngồi, thiết bị điện tử. Đối với các sự kiện ngoài trời: mức độ bảo trìtrên sân, chỗ ngồi và bóng cho khán giả, hàng rào, thoát nước và đèn pha làxứng đáng đề cập đến. Sơ đồ, hay còn gọi là layout để nhà thầu có cái nhìn tổngquan hơn về địa điểm đó. Hình ảnh cá tính năng, đặc điểm nổi trội của địa điểmđược chọn mang lại.

Cần phải có mô tả chitiết về những gì hấp dẫn đối với những người tham dự sự kiện và cách địa điểmsẽ đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sự kiện. Trong đó bao gồm cả những người biểudiễn, quan chức và khán giả.

Đừng quên đưa thôngtin về phương tiện công cộng đến địa điểm, và bãi đậu xe cho những người đếnbằng xe hơi.

Nếu địa điểm đã tổchức các sự kiện tương tự trong quá khứ, bạn nên đề cập đến điều này.

Chương trình Sự kiện

Thường có trường hợpcâu lạc bộ hoặc chủ nhà không có điều gì để nói về việc thiết lập chương trìnhcạnh tranh khi ngày tháng được ấn định bởi cơ quan quản lý thể thao.

Tuy nhiên, ở giai đoạnđầu của đấu thầu, Proposal sự kiện có thể đề xuất một chương trình cạnh tranhvề số ngày, số ngày bắt đầu và ngày kết thúc việc set up. Điều quan trọng làcác nhà hoạch định chính sách phải biết tận dụng tốt nhất thời gian trong ngày.

Cũng nên xem xét rằngchương trình cần bao gồm các sự kiện nghi lễ với các quan chức thăm viếng cóthể đưa ra lời phát biểu hoặc trao giải thưởng hiện tại. Hơn nữa nhóm thầu sựkiện có thể đề xuất giải trí "bổ sung" về bắt đầu hoặc kết thúcchương trình.

Ngân sách sự kiện dựkiến

Câu lạc bộ hoặc đơn vịđấu thầu cho sự kiện này nên dự thảo ngân sách về thu nhập và chi tiêu. Điềuquan trọng là một ngân sách như vậy là thực tế và vì thế cần phải có một số sựcân nhắc để đề xuất các nhà tài trợ chưa chính thức hóa bất kỳ thỏa thuận tàitrợ nào.

Câu lạc bộ hoặc tổchức thắng thầu có thể có được một khoản tài trợ từ cơ quan thể thao thể thaođể giảm bớt một số chi phí nhất định có khả năng xảy ra. Tuy nhiên, cũng có mộtkỳ vọng rằng câu lạc bộ chủ nhà hoặc đơn vị sự kiện sẽ có cơ hội kiếm tiềnthông qua quán ăn, quầy bar, gây quỹ và bán hàng. Những hình thức thu nhập nàynên được đề cập đến trong ngân sách trong proposal sự kiện.