Thời gian đăng: 27/6/2017 15:24:04
Tổ chức sự kiện trong những năm gần đây đã trở thành những công cụ phổ biến nhất cho hoạt động tiếp thị, nhằm góp phần quảng bá cho hình ảnh và thương hiệu của công ty hay chỉ đơn giản là những chương trình vui chơi giải trí kết nối mọi người.
Tổ chức sự kiện là một cầu nối rất tốt giữa các công ty và khách hàng hoặc chỉ là giữa những người trong cùng công ty, tạo nên sự gắn kết và thể hiện đẳng cấp cũng như sự tinh tế của khách hàng khi sự kiện diễn ra hoàn hảo.
Những người tổ chức sự kiện chất lượng là những người sẽ giúp khách hàng thể hiện tốt nhất uy tín cũng như đẳng cấp của khách hàng thông qua mỗi sự kiện, nó thể hiện trong sự hoàn hảo đến từng chi tiết trong sự kiện được tổ chức.
Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ lên lịch cho sự kiện, và là người thường xuyên kiểm tra chạy và báo cáo về tiến độ của sự kiện đó. Họ sẽ luôn đảm bảo rằng sự kiện diễn ra được suôn sẻ và đúng tiến độ công việc nhất. khi có bất cứ vấn đề nào xảy ra, họ sẽ là những người có thể đứng ra giải quyết trực tiếp nhanh nhất tránh ảnh hưởng xấu tới sự kiện. Họ sẽ phải đóng vai trò chính trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
Để tổ chức sự kiện thành công thì người tổ chức ngoài việc phải biết lên một kế hoạch chương trình hoàn hảo , thông tin với các đơn vị cần thiết mà còn cần phải biết chính xác yêu cầu cũng như thông tin của khách hàng để chương trình có thể diễn ra suôn sẻ và gắn kết. Bởi vì một sự kiện dù lớn hay nhỏ thì sự mạch lạc và kết nối giữa các phần của sự kiện rất được chú trọng, đó cũng là một trong những tiêu chí đánh giá sự thành công của sự kiện.
Những người làm nghề tổ chức sự kiện phải đặc biệt lưu ý nắm bắt yêu cầu của khách hàng về thể loại sự kiện, thời gian tổ chức và số lượng người tham dự. những điều đó sẽ ảnh hưởng rất lớn tới địa điểm hay thiết bị và phong cách tổ chức, những tiêu chí rất quan trọng làm nên sự thành công cúa sự kiện.
Các bước quan trọng và cơ bản trong quá trình tổ chức sự kiện
– Tạo sự kiện. Xác định thời gian, địa điểm, cấu trúc, định dạng, chi phí,… Điều này bao gồm cả việc xử phạt lỗi trong sự kiện
– Đặt địa điểm. Đảm bảo rằng sẽ có đủ không gian cho tất cả khách tham dự. Chi trả cho địa điểm nếu cần thiết.
– Quảng cáo cho sự kiện qua email, internet, tờ rơi, áp phích…
– Thuê nhân viên thời vụ nếu cần thiết. Thường các sự kiện nhỏ không cần làm việc này vì người tổ chức có thể quản lý hết.
– Đảm bảo tất cả các hạng mục hoàn thành đúng tiến độ, mọi bộ phận đều xong công việc để kịp vào thời điểm diễn ra sự kiện.
– Xử lý nhanh tất cả các trường hợp xấu xảy ra (mái dột, trục trặc kỹ thuật…) tất cả đều phải được chuẩn bị kỹ lưỡng và có phương án dự phòng tốt nhất.
– Dọn dẹp tất cả sau khi sự kiện kết thúc.
– Báo cáo tất cả và rõ ràng với cấp trên hoặc khách hàng.
Thiết bị sự kiện sẽ tùy theo yêu cầu của khách hàng về chủ đề của sự kiện, thời gian diễn ra sự kiện, số lượng người tham dự cũng như địa điểm được chọn mà mỗi sự kiện đều có những cách sắp xếp riêng biệt nhưng chủ yếu sẽ là âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, sàn, phông bạt, hình ảnh, nhà giàn, không gian…
>>Xem thêm: cho thuê bàn ghế tphcm, cho thuê âm thanh event, cho thuê âm thanh tphcm, cho thuê bàn ghế hội nghị, cho thuê cổng hơi , bán cổng hơi sự kiện
|
|
Chia sẻ
