Thời gian đăng: 21/7/2017 09:54:37
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện không phải là việc đơn giản. Vì tính chất của mỗi sự kiện khác nhau nên việc lên một kế hoạch cũng phải tỉ mỉ và cẩn thận. Ví dụ như tính chất của việc tổ chức lễ khai trương, tổ chức lễ khánh thành mang tính hơi nghiêm túc vì đây được xem là buổi mở đầu cho sự khởi đầu may mắn, thịnh vượng của một của hàng, công ty, doanh nghiệp. Nhưng đối với sự kiện giải trí thì tính chất vui vẻ, sôi động hơn. Chính vì vậy, để có thể lên được một kế hoạch tổ chức sự kiện chất lượng đòi hỏi người đó phải có nhiều hiểu biết và kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện.
Thiết lập kế hoạch tổ chức sự kiện rất phức tạp vì có rất nhiều thứ phải chuẩn bị như khách mời, địa điểm tổ chức, cách bố trí, liên hệ với truyền thông, chuẩn bị nội dung….vì vậy mà một sự kiện khi muốn diễn ra cần phải chuẩn bị rất lâu và kĩ càng.Hiện nay với sự ra đời của các công ty chuyên tổ chức sự kiện, việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều, tuy nhiên để sự kiện được hoàn mỹ bạn nên lưu ý những điều sau:
Xác định rõ mục đích của sự kiện trước khi lên kế hoạch
Mỗi một sự kiện được tổ chức ra đều có một mục đích nhất định. Vì thế để đạt được mục đích đặt ra, truyền tải được thông điệp cần truyền tải thì khi lên kế hoạch cho sự kiện người thực hiện cần bám sát vào mục tiêu.Xác định rõ ràng mục đích của sự kiện, bản kế hoạch tổ chức sự kiện mới có định hướng, từ đó sẽ phù hợp và khả thi hơn.
Xác định nguồn chi phí
Khi lên kế hoạch cho sự kiện, người thực hiện cần phải xác định được nguồn chi phí đầu tư cho sự kiện là bao nhiêu. Việc này sẽ quyết định đến tính khả thi của kế hoạch. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện có hay đến đâu nhưng nếu không đủ kinh phí để làm thì bản kế hoạch cũng trở nên bất khả thi.
Ví dụ như khi bạn lê kế hoạch cho sự kiện âm nhạc cho giới trẻ, nhưng điều làm bạn quan ngại đó chính là kinh phí của chương trình. Chính vì vậy mà bạn phải tính toán lại từ đầu cho kế hoạch và thiết lập lại những hạng mục cần và những hạng mục nào nên bỏ. Nếu như bạn không thể đảm dương hết vậy thì hãy tìm đến những đơn vị chuyên cho thuê âm thanh event, ánh sáng cho sự kiện,…điều này có thể giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền.
Xác định yêu cầu cụ thể về sự kiện bạn muốn tổ chức
Tùy vào quy mô và tính chất của sự kiện mà sẽ có nội dung lên kế hoạch tổ chức sự kiện khác nhau. Như đối với một sự kiện như tổ chức lễ khai trương thông thường thì kế hoạch tổ chức không cần quá cầu kì, phức tạp. Tuy nhiên đối với một event lớn thì lại đòi hỏi lên kế hoạch tổ chức sự kiện phải chỉn chu, chặt chẽ.
Vì vậy, xác định rõ mức độ mong muốn của bạn đối với quy mô sự kiện để có cái nhìn rõ ràng, người lên kế hoạch tổ chức sự kiện cũng dễ hình dung và đáp ứng được tốt hơn.
|
|
Chia sẻ
