Việc quản lý và lưu trữ các hồ sơ là công việc thiết yếu của các tổ chức, doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thường gặp trường hợp hồ sơ lưu trữ bị lộn xộn, khó tìm kiếm khi cần thiết và chiếm nhiều diện tích. Chính vì vậy, trong bộ tiêu chuẩn ISO 9001 có nêu ra một số điều mục về sắp xếp văn bản. Hãy cùng Lavan khám phá chúng nhé:

• Định nghĩa tài liệu và hồ sơ

  
  

3/8/2020 00:27:01 Tải lên

Tải đính kèm (93.5 KB)

Trước khi đi vào tìm hiểu cách sắp xếp giấy tờ, hồ sơ theo ISO 9001, điều đầu tiên cần làm là hiểu nó là gì:

Tài liệu là các dạng văn bản chứa đựng các thông tin nhằm quy định hoặc hướng dẫn thực hiện các hoạt động, các quá trình thuộc hệ thống chất lượng.

• Tài liệu nội bộ: Là tài liệu do doanh nghiệp, cơ quan tổ chức tự soạn thảo và ban hành.

• Tài liệu bên ngoài: Là các tài liệu có nguồn gốc từ ban ngoài, do các tổ chức bên ngoài ban hành và có hiệu lực áp dụng tại cơ quan, doanh nghiệp.

• Tài liệu kiểm soát: Tài liệu có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động của công ty và được công ty đóng dấu thông qua.

• Tài liệu không kiểm soát: Tài liệu không có hiệu lực cho các hoạt động tại doanh nghiệp, chỉ sử dụng nhằm mục đích tham khảo

  
  

Hồ sơ: Là các dạng văn bản chứa đựng các thông tin ghi chép lại các kết quả thực hiện trong quá trình thực hiện công việc nhằm cung cấp các bằng chứng khách quan về việc thực hiện các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.

• Vai trò của việc lưu trữ hồ sơ

  
  

Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ là công việc hết sức cần thiết với bất kì doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh nào. Vì sao công việc này lại quan trọng đến như vậy? Để giải đáp câu hỏi trên, chúng ta cần nhìn lại các vai trò của công việc này, đó là:

Ghi chép, lưu trữ bằng chứng, chứng từ liên quan những gì đã làm, đã diễn ra

Tổng hợp dữ liệu làm báo cáo, thống kê

Cung cấp chứng từ khi có yêu từ khách hàng, các tổ chức liên quan

Giúp doanh nghiệp xây dựng, lưu trữ cơ sở dữ liệu, những lỗi sai đã gặp phải trong thời gian hoạt động làm tài liệu đào tạo nhân sự mới.

>> Xem thêm những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 thường bị bỏ qua khi áp dụng trong doanh nghiệp: https://bit.ly/318EIWw

• Thực hiện lưu trữ, kiểm soát hồ sơ

  
  

Việc sắp xếp và lưu trữ các hồ sơ có quy định trách nhiệm trách nhiệm và phương pháp thống nhất trong việc ban hành, soạn thảo, phân phối và cập nhật sử dụng, kiểm tra bảo mật các tài liệu thông tin. Theo yêu cầu của ISO 9001, việc quản lý và lưu trữ hồ sơ sẽ được kiểm soát theo những khía cạnh như: nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu trữ và phương pháp huỷ hồ sơ.

Về vấn đề nhận biết:

Nhận biết bao gồm quy định ký mã hiệu của biểu mẫu nhằm làm cơ sở truy cập nguồn gốc biểu mẫu, số biểu mẫu hỗ trợ quá trình truy xuất hồ sơ nhanh chóng và đúng hồ sơ cần truy xuất. Mỗi phòng ban cần có “Danh mục loại hồ sơ” để nắm rõ bộ phận mình sẽ lưu bao nhiêu loại hồ sơ, đối với mỗi loại hồ sơ, bộ phận cần thiết lập list để truy xuất cho từng hồ sơ.

Về vấn đề lưu trữ:

Các hồ sơ có thể được lưu trữ qua các file hoặc giấy với bìa cứng bán sẵn trên thị trường để lưu trữ và phân loại đã định về thời gian, khách hàng, loại hồ sơ. Ngoài ra nếu lưu file tại tiêu đề file cần ghi rõ tên tài liệu và có thể sử dụng màu sắc khác nhau để phân biệt các loại với nhau. Đối với các hồ sơ mang tính đặc thù cần lưu trữ số lượng lớn, doanh nghiệp có thể nhờ các dịch vụ lưu trữ tại kho lạnh.

Về vấn đề bảo vệ:

Việc bảo vệ để tránh tình trạng mất, hư hỏng hồ sơ. Tùy theo đặc điểm, độ quan trọng của từng loại hồ sơ dữ liệu mà doanh nghiệp đưa ra và thực hiện các biện pháp bảo vệ khác nhau.

Xác định thời gian lưu trữ

Tùy theo từng loại hồ sơ, yêu cầu của khách hàng và các luật định liên quan, các loại hồ sơ riêng sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau. Tuy nhiên thời gian này sẽ không ngắn hơn 1 năm để đảm bảo hoạt động đánh giá nội bộ, đánh giá chứng nhận định kỳ. Riêng với chứng nhận ISO có những lĩnh vực yêu cầu tối thiểu 3 năm.

Phương pháp huỷ hồ sơ

Để tránh tình trạng hồ sơ, tài liệu quá tải, hồ sơ khi hết hạn sẽ được hủy bỏ. Tùy theo mức độ quan trọng và bảo mật của hồ sơ để xác định phương pháp hủy. Đối với hồ sơ quan trọng phải lập hội đồng và phương pháp huỷ có thể là đốt, sử dụng máy cắt giấy, đối với những hồ sơ thông thường có thể gạch đi để sử dụng hoặc bán.

Trên đây là những khía cạnh về sắp xếp, lưu trữ tài liệu, hồ sơ. Lavan hi vọng qua bài viết trên sẽ giúp ích các bạn trong việc làm rõ hơn và thực hiện đúng việc sắp xếp hồ sơ.