Làm sao kiểm soát những công việc mà nhân viên đang thực hiện. Làm sao để giải quyết các công việc giữa nhà quản lý và nhân viên, từ đó minh bạch hóa trách nhiệm; thứ hai, giúp nhà quản lý lên kế hoạch và giúp nhân viên cộng tác, làm việc tập trung trên một nền tảng duy nhất. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Tóm lại, lợi ích của việc sử dụng một phần mềm quản lý công việc có thể quan sát ở 2 góc độ. Đối với nhân viên, phần mềm giúp họ:

– Nhìn thấy được tất cả công việc của mình, không sót việc.

– Biết đâu là những việc cần ưu tiên.

– Tính toán và sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả.

– Cộng tác với đồng đội để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.

Đối với nhà quản lý thì một phần mềm quản lý công việc đem lại những lợi ích như sau:

– Thấy được tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ phận

– Ra quyết định và xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời

– Sắp xếp, phân bổ nguồn lực (nhân sự + thời gian) một cách hiệu quả

– Tất cả công việc, dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất

Đừng bỏ lỡ: Phần mềm quản lý khách hàng Abit – Không đắt nhưng “xắt ra miếng”

Dựa vào những nhu cầu trên, các tính năng cơ bản cần có đối với một phần mềm quản lý công việc là:

– Tính năng cộng tác: Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong làm việc theo nhóm và dự án. Nhà quản lý phải giao tiếp với nhân viên khi phân công nhiệm vụ và góp ý công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng. Do đó, phần mềm quản lý công việc cần có các tính năng cộng tác cần thiết như: tạo việc, giao việc, theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email…

– Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Phần mềm cần thuận tiện cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc, hoặc theo workflow dự án, đồng thời giúp theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực. Tính năng phổ biến nhất hiện nay trong các phần mềm quản lý công việc là biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban, thể hiện tiến độ công việc một cách trực quan.

– Tính năng báo cáo: Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của thành viên và dự báo tiến độ dự án là một tính năng cần thiết, giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả

.

– Tính năng phân quyền sử dụng: Đây là tính năng quan trọng nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo thứ bậc kỉ luật trong tổ chức.

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ tại đây.