Ngày nay, quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, quản lý nhân sự truyền thống có thể gặp phải nhiều thách thức, từ việc xử lý thông tin nhân viên đến quản lý chấm công và tiền lương.

Để giải quyết những vấn đề này, phần mềm quản lý nhân sự (SThink HRM) đã trở thành một công cụ quan trọng, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự và tại sao nó là một yếu tố quan trọng trong việc phát triển doanh nghiệp.

Module DMS trong hệ thống SThink ERP giúp tự động hóa các nhiệm vụ quản lý như lưu trữ thông tin nhân viên, quản lý chấm công, quản lý tiền lương và hợp đồng lao động. Điều này giúp giảm thiểu công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý thông tin.

Sử dụng excel để chấm công nhân viên

• Thông tin liên quan đến nhân sự không được theo dõi tập trung, không có sự liên kết thông tin trực tiếp giữa các bộ phận.Dữ liệu phân tán dưới nhiều file khác nhau, dẫn đến mất thời gian khi cần báo cáo số liệu. Thông tin nhân sự cập nhật không kịp thời, ảnh hưởng đến việc ra quyết định của lãnh đạo.
• Sự sắp xếp thông tin trên các file quản lý không đồng nhất giữa các bộ phận.Mỗi bộ phận/cá nhân lưu trữ, sắp xếp, theo dõi thông tin theo sự hiểu biết và kinh nghiệm cá nhân của mình dẫn đến người khác muốn sử dụng thông tin phải nhập lại/ sao chép vào file theo dõi của mình nên sai sót là điều dễ hiểu.
• Không đảm bảo bảo mật.Trong công tác quản lý nhân sự chứa rất nhiều dữ liệu nhạy cảm như: mức lương của từng nhân sự, số CMND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số hợp đồng, lý do nghỉ việc,… tuy nhiên, các biểu mẫu Excel thực sự không đảm bảo bảo mật, không có phân quyền truy cập thông tin. Mặc dù chủ sở hữu file có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi các trường hợp bị rò rỉ ra ngoài. Việc kiểm soát bảo mật gần như là không thể. Nếu muốn hạn chế thông tin thì phải chia ra nhiều tập tin hoặc thư mục để chia sẻ. Trong trường hợp dữ liệu thường xuyên thay đổi sẽ mất nhiều thời gian và nhân lực để thực hiện.
• Mất thời gian chấm công, tính lương.Nếu công ty có số lượng nhân viên lớn và quản lý ca kíp phức tạp, thì bộ phận nhân sự rất mất thời gian xếp ca, tính công và tính lương cuối tháng. Đó là chưa kể các phát sinh, tranh cãi do thiếu công, do sót ca hay làm phiếu lương bị sai.
  Đối với những ngành hàng có đặc điểm là các nhân viên di chuyển liên tục tại nhiều điểm, nhân viên thay đổi liên tục hay công ty có nhiều chi nhánh thì việc kiểm soát chấm công cho nhân viên trở nên khó khăn. Việc thực hiện quét vân tay, xóa người, tốn rất nhiều thời gian, công sức.
• Khả năng tích hợp kém.Nhược điểm của biểu mẫu Excel là không thể tích hợp với các công cụ khác như phần mềm chấm công, biểu mẫu hợp đồng, lịch phỏng vấn nhân sự,…
• Dễ gây ra lỗi sai bởi thao tác của con người.Tất cả các thao tác trên Excel từ việc nhập liệu, tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa, thêm dòng/cột, xóa dòng/cột, thay đổi công thức tính toán,… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công, dễ dẫn đến sai sót trong quá trình thực hiện. Sai sót sẽ còn xảy ra thường xuyên hơn nữa khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel.
  

• Với phần mềm quản lý nhân sự, thông tin về nhân viên, hồ sơ cá nhân và lịch làm việc có thể được quản lý một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nhân viên và quản lý có thể truy cập và cập nhật thông tin một cách thuận tiện, từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
• Một phần mềm quản lý nhân sự tốt có thể khắc phục hoàn toàn các nhược điểm của Excel. Hơn thế nữa còn được tích hợp nhiều tính năng mang lại lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp:
  

Lợi ích của Phần mềm quản lý nhân sự

• Phần mềm quản lý nhân sự giúp tăng tính minh bạch trong tổ chức, cho phép nhân viên truy cập vào thông tin cá nhân, lịch chấm công, lịch làm việc và các quy định nội bộ.
• Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, nơi mà các nhân viên có thể tự theo dõi và cập nhật thông tin của mình. Ngoài ra, quản lý cũng có thể dễ dàng truy cập vào thông tin nhân viên để thực hiện các quyết định liên quan đến chấm công, đánh giá hiệu suất và phát triển nhân sự.
  

• Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp các công cụ để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và đào tạo. Quản lý có thể tạo và quản lý các hồ sơ ứng viên, lên kế hoạch tuyển dụng và theo dõi tiến độ phỏng vấn. Đồng thời, phần mềm cũng hỗ trợ quy trình đào tạo nhân viên mới và theo dõi tiến độ và kết quả của các khóa đào tạo.
  

• Phần mềm quản lý nhân sự cho phép tích hợp thông tin nhân viên từ nhiều nguồn khác nhau vào một hệ thống duy nhất. Điều này giúp loại bỏ sự phân tán thông tin và giúp quản lý dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin của nhân viên, từ hồ sơ cá nhân, kỹ năng, chứng chỉ, đến lịch làm việc và lịch sử công việc. Thông tin được tổ chức một cách cấu trúc và dễ dàng tra cứu, giúp quản lý nhân sự hiểu rõ hơn về đội ngũ nhân viên và đưa ra các quyết định phù hợp.
  

• Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp các công cụ giúp quản lý đánh giá hiệu suất và phát triển nhân viên. Qua việc xác định mục tiêu, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả, quản lý có thể đưa ra nhận định chính xác về hiệu suất của từng nhân viên.
• Điều này giúp tạo ra môi trường làm việc cạnh tranh và thúc đẩy nhân viên phát triển năng lực cá nhân. Ngoài ra, phần mềm cũng cung cấp các công cụ để quản lý đào tạo và phát triển nhân viên, từ việc lập kế hoạch đào tạo, theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả đào tạo, đến quản lý chứng chỉ và khóa học.
  

• Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp tính năng tự động hoá quy trình làm việc, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên và quản lý.
• Ví dụ: quản lý có thể thiết lập hệ thống thông báo tự động để nhắc nhở nhân viên về các nhiệm vụ, hạn chót và sự kiện quan trọng. Đồng thời, phần mềm cũng có thể tự động tạo ra các báo cáo, biểu đồ và số liệu thống kê, giúp quản lý có cái nhìn toàn diện về tình hình nhân sự và quy trình làm việc.
  

• Phần mềm quản lý nhân sự đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của thông tin nhân viên. Hệ thống hỗ trợ việc xác thực người dùng, giới hạn quyền truy cập và cung cấp ghi nhật ký hoạt động, từ đó bảo vệ thông tin quan trọng khỏi lạm dụng hoặc truy cập trái phép.