Trước khi tìm hiểu quy trình tổ chức sự kiện thành công, chúng ta nên tìm hiểu thế nào là tổ chức sự kiện. Hiểu được khái niệm, chúng ta sẽ dễ dàng đi vào tìm hiểu sâu các quy trình của tổ chức sự kiện.

>> xem thêm : công ty tổ chức sự kiện, cho thuê múa lân sư rồng, cho thuê âm thanh tphcm,cho thuê bàn ghế giá rẻ, cho thuê cổng hơi, bán cổng hơi giá rẻ, sản xuất cổng hơi

Tổ chức sự kiện là là một số hoạt động từ việc nghiên cứu, lên kịch bản, đề xuất cho đến việc tổ chức, điều phối, đánh giá các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được mục tiêu nhất định mà doanh nghiệp cũng như người làm sự kiện đã đề ra. Từ đó, chúng ta có thể hiểu nôm na tổ chức sự kiện là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức, thực hiện sự kiện. Vậy để tổ chức sự kiện thành công, chúng ta cần làm những gì?

Dưới đây là quy trình để làm nên sự thành công của một sự kiện mà bất cứ người làm sự kiện nào cũng biết.Trước khi tổ chức sự kiện, người làm sự kiện cần phải nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất của khách hàng. Đây là cách tốt nhất để giảm thiểu rủi ro. Đặc biệt với các sự kiện lớn, người làm sự kiện phải điều tra, khảo sát để tìm hiểu và đánh giá nhu cầu tham gia sự kiện của khách hàng. Trong quá trình nghiên cứu, người làm sự kiện phải đưa ra nhiều vấn đề để từ đó lựa chọn những phương án tối ưu nhất.

Người làm sự kiện nên trao đổi rõ với khách hàng nhằm tránh trường hợp hiểu sai ý dẫn tới việc ảnh hưởng đến kết quả của sự kiện. Tiếp theo, người làm sự kiện cần phải lên kịch bản. Đây là công đoạn để người làm sự kiện thỏa sức sáng tạo cho sự kiện của họ thêm phần “hồn”. Lúc này, người làm sự kiện cần trao đổi  ý kiến với các đồng nghiệp để suy nghĩ, tính toán và đưa ra phương án phù hợp nhất. Người làm sự kiện cũng đừng nên bỏ sót phiếu khảo sát, điều tra ở bước đầu bởi những thông tin này liên quan mật thiết đến việc chi ngân sách cho sự kiện qua đó đánh giá mức độ khả thi của từng ý tưởng trước khi đề xuất với khách hàng. Sau đó là đến phân đoạn tổ chức. Ở phân đoạn này, người làm sự kiện có rất nhiều việc để làm từ những việc như thuê địa điểm, hợp đồng với nhà cung cấp cho đến những chi tiết nhỏ nhặt nhất như việc thuê âm thanh, ánh sáng.

Nói chung, sự kiện càng lớn thì thời gian bỏ ra cho công tác tổ chức càng nhiều. Những sự kiện lớn có thể mất đến cả năm để lên kế hoạch cũng như việc tổ chức. Không chỉ có những sự kiện lớn mới “tốn” thời gian, những sự kiện nhỏ như họp hội hay một bữa tiệc của doanh nghiệp cũng cần một khoảng thời gian từ một đến hai tháng cho công tác chuẩn bị.

Kế tiếp là công tác điều phối. Ở giai đoạn này, người làm sự kiện đã thống nhất với người được phân công để thực hiện công việc. Người làm sự kiện ở giai đoạn này cần thể hiện được khả năng giao tiếp cũng như thuyết phục bởi họ phải giải thích cho khách hàng tất cả lịch trình  của chương trình để khách hiểu rõ.Cuối cùng là đánh giá buổi sự kiện. Sự hài lòng của khách hàng là thước đo chính xác nhất sự thành công của một sự kiện.

Do đó, mục tiêu chính của những người làm sự kiện chính là làm khách hàng tin tưởng, khen ngợi để từ đó họ quảng cáo thêm cho những khách hàng khác biết đến công ty. Quy trình tổ chức sự kiện không tuân theo một quy luật bất biến nào, tùy vào từng chương trình mà nó có thể thay đổi khác nhau nhưng đều mang mục tiêu chung là mang đến sự hài lòng và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.