. Địa điểm

Tốt nhất bạn nên lựa chọn một địa điểm mà trong trường hợp có mưa, chúng ta có thể dời địa điểm một cách dễ dàng. Chẳng hạn chuẩn bị một sự kiện tại sân của một trung tâm thương mại, khi mưa đến chúng ta có thể dời các hoạt động vào bên trong một căn phòng dự phòng, hoặc thuê thêm một căn phòng, hay dựng thêm một khu vực dự phòng. Để làm được điều này, bạn cần lên phương án chi tiết, khi trời mưa sẽ tiến hành dời chuyển những thứ gì, tổ chức lại hoạt động ra sao, và sắp xếp sao cho chu đáo phòng khi cần tới. Tuy nhiên không phải lúc nào việc dời chuyển cũng thuận lợi do tính chất set up phức tạp của nhiều event, lúc này chúng ta sẽ cần đến những phương tiện che mưa gió hiệu quả.

>> xem thêm : cho thuê bàn ghế giá rẻ, cho thuê âm thanh tphcm , cho thuê cổng hơi, công ty tổ chức sự kiện, công ty tổ chức lễ khai trương, công ty tổ chức lễ khánh thành, cho thuê múa lân sư rồng
Các loại nhà bạt, nhà lều, ô che lớn luôn rất hữu dụng trong những điều kiện thời tiết xấu, đảm bảo cho event diễn ra bình thường.

2. Dự trù kinh phí

      Kinh phí để làm một event ngoài trời vào mùa mưa, sẽ có sự thay đổi nhất định so với mùa nắng, bởi vì bạn sẽ phải trang bị thêm một số thứ để phòng ngừa sự thay đổi thời tiết, cho dù bạn có sử dụng tới nó trong event hay không. Bởi vậy, đừng quên dự trù kinh phí cho các phương án B này, nếu bạn không muốn phải tự bỏ tiền ra cho những phần chênh lệch này khi đối diện với thực tế.

3. Set up, sân khấu.

Về phần thiết kế – dựng sân khấu các nhà tổ chức phải luôn có phương án dự phòng tốt nhất cho tình huống thời tiết xấu xảy ra. Tổ chức sự kiện ngoài trời thì người thiết kế có thể không bị giới hạn về chiều cao sân khấu tuy nhiên lại bị khó khăn hơn trong vấn đề thiết kế dàn âm thanh ánh sáng cũng như bảo quản do lo sợ thời tiết xấu có thể xảy ra. Cần có nhà bạt được kiên cố chắc chắn tránh được mưa gió mạnh làm lật khung background, và mưa tạt làm ướt dàn thiết bị vòng ngoài, nên phải thực hiện phương án dự phòng, kéo thêm bạt và dù để che chắn cho hệ thống âm thanh và ánh sáng đã lắp đặt.
Ngoài ra, phải chuẩn bị sẵn bạt, dù và máy chiếu chống thấm nước và cả máy phát điện dự phòng khi mưa, để mọi thứ có thể diễn ra được thuận lợi.
Có một vấn đề những người làm sự kiện cần hết sức lưu ý là dựng sân khấu ngoài trời sẽ không có chỗ cho các nghệ sĩ, nhân sự để đồ, thay đồ. Trong trường hợp này, BTC đã phải bố trí dựng thêm một phòng tiện lợi để mọi người sử dụng.

4. Tiếng ồn do mưa

Ngay cả khi bạn đã tìm được một địa điểm an toàn với nước mưa, thì bạn sẽ vẫn phải đối phó với một vấn đề khó chịu nữa là tiếng kêu ầm ầm của nước mưa rơi trên mái nhà, lều bạt… Để tránh bị những âm thanh này làm phân tán hoạt động hoặc lấn át những âm thanh trong event, bạn nên có phương án bố trí không gian và hệ thống âm thanh nghe nhìn cho phù hợp và phát huy hiệu quả cao nhất.

5. Luôn có kế hoạch B.
Một kế hoạch dự trù cho mọi thứ, đặc biệt, hãy luôn đảm bảo có sự liên lạc, phối hợp nhanh chóng, hiệu quả với các khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu cần di dời.
Nếu trời chuẩn bị mưa, cân nhắc lều bạt, hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.