Từ lâu, hội thảo là công cụ được ưa dùng nhất trong cả khu vực tư nhân lẫn khu vực nhà nước cho những vấn đề cần sự đóng góp và phát huy ý kiến tập thể. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải hội thảo nào cũng thành công hay đảm bảo được tinh thần chia sẻ ý kiến của tập thể.

>> xem thêm : cho thuê bàn ghế giá rẻ, cho thuê âm thanh tphcm , cho thuê cổng hơi, công ty tổ chức sự kiện, công ty tổ chức lễ khai trương, công ty tổ chức lễ khánh thành, cho thuê múa lân sư rồng

Có những hội thảo chỉ mang tính hình thức, dẫn đến lãng phí tài lực, nhân lực và thời gian. Để phát huy được công năng của hội thảo một cách triệt để, tùy theo tính chất của hội thảo - thông tin, phản hồi hay bàn bạc, đề xuất… mà cách thức tổ chức có thể khác nhau. Tựu trung một hội thảo chuyên nghiệp phải hội tụ đầy đủ các bước trong cả ba công đoạn là hoạch định, trong khi thực hiện và sau khi thực hiện hội thảo

1. Hoạch định. Đây là công đoạn đầu tiên và tối quan trọng, nó quyết định rất lớn sự thành công của một hội thảo.

- Trong công đoạn này, ban tổ chức cần phải xác định, tiên liệu đầy đủ các yếu tố liên quan như chủ đề, cách thức, mục tiêu của hội thảo, thành phần tham dự, địa điểm, thời gian, lịch trình, tiến độ thực hiện, ngân sách, nhân sự, công tác hậu cần…, trong đó việc xác định mục tiêu cụ thể của hội thảo là rất quan trọng, nó sẽ là chỉ số kiểm chứng giúp ban tổ chức đánh giá mức độ thành công của hội thảo sau này.

2. Trong khi thực hiện. Giai đoạn này bao gồm các bước như thông báo sự kiện, công tác hậu cần, thực hiện lịch trình của buổi hội thảo.

- Thông báo sự kiện: Tùy theo tính chất của hội thảo - dành cho cộng đồng hay nhóm lợi ích; thu phí hay không thu phí… - mà hình thức, quy mô, cùng mức độ thông báo có thể khác nhau. Có những hội thảo chỉ cần thông báo bằng thư mời trực tiếp đến những đối tượng cụ thể. Ngược lại, có những hội thảo cần được thông báo trên các kênh thông tin đại chúng; thậm chí cần phải được quảng bá một cách rộng rãi nhằm thu hút sự quan tâm của nhiều người, nhiều tổ chức.

- Triển khai công tác hậu cần: Công tác này liên quan nhiều đến việc chuẩn bị cơ sở vật chất và dịch vụ phục vụ hội thảo. Trong đó, cơ sở vật chất bao gồm hội trường, bàn ghế, thiết bị nghe nhìn (máy tính, máy chiếu, màn chiếu, âm thanh, ánh sáng…) các tài liệu, hình ảnh trực quan hóa, các phụ liệu khác; và dịch vụ cơ bản bao gồm phòng nghỉ qua đêm, đưa đón, ăn trưa, giải khát, in sao tài liệu, công tác an ninh, và các dịch vụ bổ trợ khác. Tùy theo đặc thù của từng hội thảo mà danh mục công tác hậu cần có thể gia giảm sao cho đảm bảo sự thành công của hội thảo.
- Thực hiện lịch trình hội thảo: Đây là công tác liên quan trực tiếp đến việc hội và thảo, bao gồm:

Tầm soát: Người chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức sự kiện phải có danh mục các công việc cần kiểm tra và, trước khi bắt đầu hội thảo, phải tầm soát nhanh các danh mục đó để đảm bảo tính hoàn thiện của sự kiện.

Điều hành hội thảo: Là một trong những công tác quan trọng nhất nhằm đảm bảo sự thành công của một hội thảo. Trong đó, bao gồm đảm bảo về mặt thời gian, hình thức thảo luận phù hợp, sự liên quan đến chủ đề hội thảo và đảm bảo việc hướng đến mục tiêu hội thảo của các phiên thảo luận.
Ở đây, đảm bảo về mặt thời gian là việc kiểm soát thời gian của người điều hành hội thảo bởi vì, trong thực tế, có những hội thảo mà các phần trình bày chưa thực sự đi vào trọng tâm của chủ đề hội thảo và vượt xa thời gian quy định trong chương trình; hay có những ý kiến tranh luận đi quá xa so với chủ đề, mục tiêu mà hội thảo đang hướng đến.