Để đánh giá chất lượng của một sự kiện, người ta thườngnhìn vào chất lượng khách mời. Dù là sự kiện lớn như các buổi trình diễn âm nhạcvới hàng nghìn người tham dự hay một buổi gặp gỡ đồng nghiệp ấm cúng, khách mờivẫn là yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện.

>>Xem thêm:cho thuê âm thanh tphcm, cho thuê bàn ghế tphcm, cho thuê nhóm múa lân tphcm,  Dịch vụ tổ chức lễ khai trương, tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm ,công ty tổchức sự kiện,Cho thuê PG model

                                                                                                      
Khách mời mục tiêu có thể là khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng hay đốitác kinh doanh.

Chọn lựa đúng đối tượng khách mời sẽ tăng cường mối giao hảo giữa công ty vàkhách hàng, thúc đẩy khách hàng gắn bó với thương hiệu.


Năm bước sau đây sẽ giúp bạn lên kế hoạch khách mời một cách hiệu quả nhất.

1. Xác định công chúng mục tiêu

Cass Phillipps, chuyên gia tổ chức sự kiện, khuyên: "Bạn nhất thiết phải mờiđúng đối tượng".

Thoạt nghe có vẻ dễ nhưng bạn không thể làm qua loa. Mỗi nhóm công chúng phù hợpvới những sự kiện khác nhau và bạn có quyền lựa chọn khách mời phù hợp với sựkiện của mình.

Tình huống xấu nhất là khách hàng chỉ đến dự cho vui và không hề quan tâm tới sảnphẩm, dịch vụ mà bạn muốn giới thiệu.

Hãy tự hỏi: " Tôi muốn đạt được điều gì qua sự kiện này?". Trả lờicâu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định dễ dàng hơn.



2. Cộng tác ăn ý với các nhà cung cấp

Phillipps khuyên: "Bạn cần phải tìm được nhà cung cấp ưng ý, nếu khôngthuyết phục được một nhà cung cấp thì bạn làm sao thuyết phục được 5.000 kháchmời?". Dù bạn dự định tổ chức sự kiện lớn hay nhỏ thì cũng cần hỗ trợ từcác nhà cung cấp khác, và khách hàng của họ cũng sẽ hỗ trợ cho sự kiện của bạn.

Đây chính là cách để bạn mở rộng danh sách đối tác tiềm năng. Bạn có thể tìm kiếmcác nhà cung cấp phù hợp thông qua các mối quan hệ cá nhân. Trang Meetup.com lànơi tuyệt vời cho các nhà tổ chức sự kiện mới vào nghề chia sẻ các ý tưởng vàkinh nghiệm tổ chức sự kiện.

3. Mời nhiều hơn số lượng khách dự kiến

Số lượng khách mời dự phòng cũng còn tùy vào quy mô và tính chất của sự kiện. Nếulà sự kiện miễn phí, bạn nên mời hơn 40%. Còn nếu là sự kiện có thu phí thìkhách đến tham dự thường nhiều hơn số khách đăng ký.

Nếu bạn định mời khách VIP, hãy tìm đến các nhân vật nổi tiếng trong lĩnh vựcđó. Dĩ nhiên là mời những người này rất khó nhưng nếu mời được họ thì bạn sẽlôi kéo được thêm nhiều vị khách khác.

4. Lựa chọn địa điểm tốt

Địa điểm không phải là yếu tố quan trọng nhất nhưng cũng là một trong những yếutố quyết định sự thành bại của sự kiện. Những địa điểm khác nhau sẽ phù hợp vớitừng nhóm công chúng khác nhau.

Bạn hãy tính toán đến phương án và thời gian di chuyển. Từ chỗ làm, nơi ở củakhách đến nơi tổ chức sự kiện có quá xa không? Nếu sự kiện kết thúc trễ vào buổitối thì khách có thể về bằng phương tiện gì? Không phải ai cũng có xe và thíchđi xa.

5. Giữ liên lạc với khách mời sau sự kiện

Một khi bạn thành công trong việc mời được nhiều khách đến tham dự sự kiện thìchắc chắn bạn sẽ muốn sự kiện tiếp theo cũng thành công như vậy. Giữ chân kháchcó lẽ là bước khó nhất trong quy trình tổ chức sự kiện.

- Hỏi khách hàng về cảm nhận khi tham dự sự kiện để rút kinh nghiệm cho lầnsau.
- Là cầu nối liên kết các khách hàng với nhau.
- Tạo một trang Facebook hoặc Twitter để khách hàng tiếp tục nắm bắt thông tinkhiến họ trông chờ sự kiện tiếp theo.