Tổ chức sự kiện được xem là một công việc khá làquan trọng, nó là một phần của những hoạt động công ty phải thực hiện mỗi năm.Tổ chức sự kiện là một công việc có chủ đích nhằm để đánh bóng thương hiệu, têntuổi của một sản phẩm hay là dịch vụ của công ty thông qua những sự kiện màcông ty tổ chức.

>>Xem thêm: cho thuê âm thanh tphcm, cho thuê bàn ghế tphcm,đơn vị tổ chức sự kiện , Dịch vụ tổ chức lễ khai trương, tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm ,công ty tổchức sự kiện, tổ chức quốc tế thiếu nhi, báncổng hơi giá rẻ, dịchvụ tổ chức sự kiện, Cho thuê PG model

Tổ chức sự kiện được xem là một cơ hội để công ty,doanh nghiệp có thể trực tiếp gặp gỡ, trao đổi, thảo luận với khách hàng, tạocho khách hàng sự tin tưởng cũng như gắn bó trong sự hợp tác lâu dài với doanhnghiệp. Là cơ hội để các cơ quan báo chí, truyền thông, cơ quan công quyền cóthể thúc đẩy thông tin hai chiều, PR hơn cho doanh nghiệp, từ đó hình thành nhữngmối quan hệ có lợi hơn cho doanh nghiệp trong tương lai.

Khi tổ chức một chương trình sự kiện, người làm tổchức chương trình sự kiện cần phải có những kinh nghiệm cơ bản như:

Biết thiết kế và viết thiệp mời trong tổ chức sự kiện

Lựa chọn địa điểm tổ chức hợp lí

Nghĩ đến phương tiện đưa đón hợp lí ( nếu cần)

Phương án dự phòng thời tiết trong chương trình sựkiện

Các dịch vụ cần đáp ứng trong chương trình sự kiện

Sắp đặt bố trí bên ngoài và bên trong phòng tổ chứcsự kiện

Người làm tổ chức sự kiện không chỉ lên phần thiết kếchương trình, mà còn cần phải hiểu rõ nhóm đối tượng khách mời, khách hàng làai. Cần phải gắn bó và quan sát theo dõi chương trình từ đầu đến cuối để có thểnắm rõ tình hình cũng như là ứng phó kịp thời với các tình huống bất ngờ có thểxảy ra.

Nếu một chi tiết nhỏ nào đó bị hỏng trong chươngtrình thì có thể kết quả sẽ bằng không vì nó ảnh hưởng đến rất nhiều đối tượng.Vì vậy, nhân viên event phải biết cách chuẩn bị kĩ lưỡng từng chi tiết trongchương trình.Đã có rất nhiều sự cố trong chương trình xảy ra như hệ thống máy lạnhkém không đủ làm lạnh, âm thanh ánh sáng không chất lượng, ánh sáng chập chờn,âm thanh lúc được lúc mất. hệ thông an ninh thì lỏng lẻo không hiệu quả và đảmbảo cho mọi người.

Có nơi sau khi setup chương trình xong nhưng lạikhông có thời gian tổng duyệt và chạy thử do những lí do về việc tiền thuê địađiểm được tính bằng giờ nên gây nhiều khó khăn nhiều cho việc chạy thử chươngtrình. Nếu muốn chạy chương trình và có thời gian hơn thì doanh nghiệp phải chitiền thêm để chi phí cho thời gian.Tất cả những sự kiện khi được tổ chức, đềuphải dự tính rủi ro khủng hoảng để đảm bảo có thể xử lí và hoàn thiện chươngtrình .

Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những trường hợp xấucó thể xảy ra và có từng cách giải quyết cụ thể. Tay nghề của người làm tổ chứcsự kiện không thể dựa vào những mớ lý thuyết mà ở đây phải là những kinh nghiệmđược đút kết qua nhiều sự kiện mà họ tổ chức. Một người tổ chức sự kiện giỏi làngười biết đánh giá kết quả đạt được của sự kiện cũng như những sai sót mà mìnhđã vấp phải khi tổ chức chương trình.