Khai trương là một sự kiện quan yếu đánh dấu cấtbước đầu tiên của doanh nghiệp. Làm sao để tổchức một sự kiện khai trương thật thành công? Sau đây hãy cùng chúngtôi mày mò về các quy trình trong sự kiện khai trương.

>>>> xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện, công ty tổ chức lễ khai trương,cho thuê bàn ghế hộinghị, cho thuê âm thanhánh sáng sự kiện , cho thuê pg model, cho thuê đoàn lânsư rồng, bán cổng hơi giá rẻ , công ty tổ chức tết thiếu nhi

Một chương trình sự kiện trong lễ khai trươngluôn phải trải qua những thủ tục căn bản sau:

1. hình thành chủ đề (theme) cho buổi lễ:chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấnđề vĩ mô như luật (regulation), khu vực doanh nghiệp – vịtrí công ty (site choise), văn hoá riêng của ngườidùng theo từng vùng miền (client culture), nguồn nhâncông (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm công ty (venue), phươngpháp đáp ứng – dịch vụ (entertaiment, artist, speaker),cách trang hoàng, xây dừng (decoration), âm thanh ánh sáng(sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual,special effects).

2. Viết chương trình(proposal): là cách tạo vật phẩm để công ty sự kiênh khaitrương trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến quýkhách với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía quý kháchhàng. thường ngày, đối với một sự kiện, đây là thời đoạn quantrọng nhất, tạo sự đặc biệt giữa các tổ chức sự kiện vớinhau. nhưng mà, 1 ý tưởng hay vẫn chưa đảm bảo chosự thành công của sự kiện vì còn phụ thuộc nhiềuvào khâu đơn vị.

3. Hoạch định: đó là quátrình mà người hoạch định sẽ xuất hiện trước trong đầucác công việc cấp thiết cho sự kiện. Kết quả của việc hoạch địnhsẽ là Các công tác cần – Required jobs (ví dụ như: sẵnsàng đặt hàng cho dàn dựng và trang hoàng, tiến hành dàn dựngvà trang trí vị trí công ty sự kiện, tổng đợt chươngtrình..); Bảng phân công công tác – Checklist (ai sẽ chịu bổnphận đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoànthành công tác – Timeline.

4. Thực hành kế hoạch có kèm kiểm soát:lúc này mọi người sẽ thực hiện công tác đặt ngoài (outsourcing)theo dự định và có sự giám sát của các trưởng phòng ban.

5. Doanh nghiệp sự kiện và theo dõi sự kiện:các trưởng phòng ban sẽ điều phối nhân lực theo côngviệc đã được cắt cử. Những lúc có phát sinh ngoài dựkiến, mọi người sẽ cùng hội tụ lại đề cùng giải quyết tại chỗ.

6. Hoàn thành sự kiện, chuyển đồđạc về kho (removal): dọn dẹp nơi đơn vị (cleaning),sữa lại các thiết bị đã dùng (repair), tínhsổ hiệp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảoquản kho (storage)…

7. Họp rút kinh nghiệm: sau khi sự kiện dứt,mỗi bộ phận sẽ viết lên tiếng lưulại những khuyết điểm về quá trình chuẩn bị,quá biểu diễn ra và quá trình dứt để cùng nhau rútkinh nghiệm cho những sự kiện sau. Nghe tưởng chừng đơn giản làthế, nhưng công tác công ty sự kiện là 1 côngviệc khó. Nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải đíchthực nhiệt huyết với công việc mìmh đang làm. hy vọng,với quy trình chi tiết này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làmsự kiện ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với côngviệc của mình.