Chi phí là vấn đề lớn khi tổ chức một sự kiện. Các nhà tổ chức sự kiệnchuyên nghiệp luôn tìm cách tiết kiệm chi phí đến mức tối đa mà vẫn đảm bảo sựkiện diễn ra thành công và gây dấu ấn trong tâm trí khách hàng.

>>>> xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện, công ty tổ chức lễ khai trương,cho thuê bàn ghế hội nghị, cho thuê âm thanh ánh sáng sựkiện , cho thuê pg model, cho thuê đoàn lân sư rồng, bán cổng hơi giá rẻ , công ty tổ chức tết thiếu nhi

Gặp gỡ, trao đổivới nhà tổ chức sự kiện

Gặp gỡvà trao đổi với nhà tổ chức sự kiện là việc cần thiết, xác định các chi phí vàquy mô cũng như thông qua chương trình tổ chức sự kiện sắp diễn ra của tổ chức

Hiện nay có nhiềucách thức liên lạc với nhà tổ chức sự kiện. Tuy nhiên việc gặp gỡ trực tiếp,trao đổi sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn đặc biệt là những sự kiện quan trọng mangtầm cỡ, ảnh hưởng đến danh tiếng doanh nghiệp.

Cácloại chi phí sự kiện

Chiphí sự kiện bao gồm chi phí thực (real cost), chi phí ngầm (hide cost), Chi phíquản lý rủi ro (management fee) - hay gọi là phí dịch vụ

Chiphí thực (RC) là chí phí sản xuất, mua bán đầu vào, thuê nhân công, nguyên vậtliệu để sản xuất trang thiết bị.

Chi phí ngầm (HC)là các khoản chi phí khấu hao trang thiết bị, lưu kho, tồn kho, và đặc biệt làchi phí cơ hội. Trong chi phí ngầm còn những khoản như phần trăm hoa hồng, gặpgỡ khách, đi lại họp hành trong quá trình đấu thầu dự án…những khoản này khilàm báo giá sự kiện không thể kể ra như một hạng mục được, bắt buộc một ngườilập kế hoạch sự kiện phải khéo léo đưa ẩn vào đơn giá các hạng mục theo côngthức (*)  dưới đây.  Chi phí ngầm (HC) là một là chi phí khó giảithích nhất với khách hàng.

Chiphí quản lý (MF) là chi phí kiểm soát toàn bộ quá trình chuẩn bị sản xuất,triển khai thực hiện event. Đây là khoản tiền sử dụng để khắc phục sự cố màkhông làm phát sinh chi phí thực hiện event theo hợp đồng.

Mứcchi phí quản lý thường từ 3-10%, cá biệt có những chương trình 15-25% tổng giátrị hợp đồng.

(*)Đơn giá (ĐG) = (RC+HC) + ( RC +HC) x MF ( %)

Cácgiải pháp tiết kiệm cho khách hàng

Xácđịnh rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng

Mộtkết hoạch thay đổi liên tục, quản trị rủi ro kém sẽ làm cho chi phí phát sinhtăng chóng mặt. Những hạng mục đã sản xuất và mua bán thì không được sử dụng,thay vào đó phải sử dụng các hạng mục với chi phí phát sinh cao nhưng khôngmang lại hiệu quả vì thời gian chuẩn bị không nhiều.

Kế hoạch rõ ràng,thống nhất sớm với khách hàng cũng giúp cho việc đi lại, gặp gỡ khách hàng đượcgiảm thiểu – giúp cho chi phí ngầm giảm

Xâydựng và kiểm soát chặt chẽ hệ thống nhà thầu phụ

Hầuhết các công ty event hiện nay rất khôn ngoan khi chỉ đâu tập trung một số hệthống trang thiết bị chuyên biệt. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được cácchi phí lưu kho, khấu hao, cơ hôi. Nhưng khi thực hiện dự án lớn, cần một lượngtrang thiết bị khổng lồ ở nhiều lĩnh vực thì họ cần phải đi thuê lại các đơn vịkhác – gọi là nhà thầu vụ.

Việcxây dựng mối quan hệ chiến lược lâu dài với các nhà thầu phụ cũng là một cáchđể lấy giá tốt và giảm thiểu rui ro cũng như chủ động trong việc triển khai

Tậndụng tối đa năng lực sẵn có liên kết với các công ty có thế mạnh bổ sung

Hầuhết các công ty làm thương mại (không có trang thiết bị) khi đi thuê lại cáctrang thiết bị thì các chi phí sản xuất, dịch vụ đều tăng do khoản chênh lêchthuê lại đó. Để tiết kiệm, chúng ta có thể liên kết với các công ty cùng trườngcó thế mạnh bổ sung để cung cấp cho khách hàng một gói dịch vụ tổng thể nhưngvới đơn giá trực tiếp của các nhà cung cấp.

Giámsát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện

Vaitrò của một quản lý dự án cực kỳ quan trọng, họ phải là người hiểu rõ nhất quitrình thực hiện event họ đang phụ trách.

Từ đó họ phải cótrách nghiệm kiểm soát trang thiết bị cần thiết, dự trù tạm ứng, tính toán sốlượng thực hiện không để thất thoát và lãng phí

Đảmbảo tiến độ thực hiện

Đâythực sự là yêu tố quan trọng, một qui trình chuyên nghiệp cùng những giải phápthi công thông minh sẽ góp phần làm giảm chi phí đi rất nhiều

Tiếnđộ ảnh hưởng đến: ngày công thợ, tồn kho nguyên vật liệu, rủi ro. Event đúngtiến độ thì các chi phí sẽ không bị phát sinh, chất lượng event đảm bảo

Xãhội hoá và kết hợp nhiều mục tiêu trong event

Bảnchất của sự kiện là quảng cáo, là công cụ để khách hàng thoả mãn mục tiêu giớithiệu sản phẩm hay dịch vụ của mình trước công chúng

Nếumột agency đủ năng lực và sự thông minh để kết hợp thêm các mục tiêu, nhiềucông việc tai một event của doanh nghiệp thì chi phí tổ chức sẽ chia đều chocác mục tiêu theo công thức :

Hiệuquả = Mục tiêu / Chi phí.

Nhìnvào công thức ta thấy chi phí giữ nguyên, tăng mục tiêu thì hiệu quả sẽ tănglên.

Tậndụng lao động thời vụ - cộng tác viên, thực tập viên

Sửdụng các lao động thời vụ đặc biệt là các sinh viên là một cách thông minh đểtiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp

Tạo ramôi trường thực tập lý tưởng, liên kết với các trung tâm đào tạo để tận dụngnguồn nhân lực được đào tạo bài bản mà chi phí rất thấp

Lựachọn một chuyên gia quản lý event có năng lực và có tâm

Mộtchuyên gia event, khi tư vấn ngoài yếu tố kinh nghiệm thì họ cần một cái tâm –họ cần đặt mình vào vị trí của khách hàng để có thể biết họ cần gì và muốn gì.

Tư vấnkiểu móc túi khách hàng, không đúng chỗ, không đúng cách, thời điểm cũng làmcho bản chi phí của công ty gửi đến cho khách hàng không tối ưu.

Đốivới một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc tình toán các chi phí sao chohợp lý mà vẫn làm vừa lòng khách hàng là một việc rất khó. Và để làm được điềuđó bạn và công ty bạn phải thực sự có năng lực và kinh nghiệm. Tiết kiệm chokhách hàng là tiết kiệm cho chính mình, góp phần gia tăng lơi nhuận.