Tổchức sự kiện là công việc đòi hỏi sự hài lòng từ nhiều phía. Công ty tổ chức sựkiện cần tiếp thu ý kiến từ nhiều khía cạnh nhằm hoàn thiện cách thức tổ chứcchương trình. Và kinh nghiệm khi đứng dưới góc nhìn người tham gia sự kiện cũnglà một kinh nghiệm quý báu.

>>>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện, công ty tổ chức lễkhai trương,cho thuê bàn ghế hội nghị, cho thuê âm thanh ánh sáng sự kiện , cho thuê pg model, cho thuê đoàn lân sư rồng, bán cổng hơi giá rẻ , công ty tổ chức tếtthiếu nhi

Cách thức tiếp đón khách mời

Tiếp đón khách mời có thể coi là công đoạn quan trọng nhất. Công đoạn nàyđịnh hình suy nghĩ cho khách mời và người tham gia sự kiện. Nếu làm tốt thì sẽxây dựng được thiện cảm, suy nghĩ tích cực nhưng nếu không làm tốt sẽ gây ra sựkhó chịu, bực bội cho người tham dự. Bởi vậy, chúng ta cần chú ý những điểmsau:

Bàn tiếp đón khách mời

Bàn tiếp đón chính là bộ mặt của sự kiện. Tại đây, khách có thể check in,nhận thư mời, quà tặng doorgift, cài hoa hoặc cung cấp thông tin khi tham dự.Trang trí và sắp xếp bàn tiếp đón sao cho đẹp mắt, khoa học và phù hợp vớikhông gian của sự kiện cũng là việc cần lưu ý để có một "bộ mặt"trang trọng với khách mời. Bàn tiếp khách thường là nơi khách có thêm thông tinvề sự kiện. Những người làm nhiệm vụ tiếp khách còn phải điều tiết khách mờisao cho không để khách tràn vào khán phòng quá đông hoặc lộn xộn, không tìm rachỗ ngồi cũng như không bị "kẹt" thành một hàng dài trước cửa. Cónhiều sự kiện tặng quà cho khách khi vào cửa, hoặc cài hoa lên áo cho kháchcũng chính ở bàn tiếp khách, nên việc đặt một bàn tiếp khách ở vị trí hợp lý vàtrang trí đẹp mắt là sự tôn trọng khách hàng.

Chuẩn bị và đón tiếp:

Người phục vụ phải luôn sẵn sàng trước và trong quá trình tổ chức sự kiện.Khi khách mời đến sự kiện thì người phục vụ có trách nhiệm giới thiệu vị trícủa khách mời và chỉ dẫn khi họ cần. Người phục vụ luôn phải tạo ra được sựthân thiện và sự nhiệt tình để lấy được thiện cảm của khách mời.

Tiếp đãi trong quá trình tham gia

Trong quá trình tham gia sự kiện, ban tổ chức luôn phải đảm bảo khách mờitham dự sự kiện an toàn và thoải mái. Thông thường những sự kiện được tổ chứctại những phòng hội nghị hoặc những địa điểm chuyên tổ chức hội nghị thìviệc sắp xếp và đảm bảo trật tự trong suốt sự kiện là điều khá đơn giản. Nhưngnếu theo yêu cầu của khách hàng, bạn phải xây dựng một buổi giới thiệu sản phẩmhay cảm ơn khách hàng trong một khuôn viên của một quán bar thì điều này khônghề đơn giản. Các quán bar hiện nay có diện tích không lớn, ánh sáng lại mờ,không gian chập hẹp và đặc biệt là cách bố trí ghế ngồi không như một sự kiệnthông thường, nên nếu số lượng đến quá đông, bạn phải bố trí thêm người để bảovệ những khu vực “nóng” này. Và một điều quan trọng là bạn phải thiết kế mộtđường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách được mời lên tham gia các hoạt độnghoặc trò chơi có thể dễ dàng di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểmhoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu có bất kỳ sự cố nào thì khách củabạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó. Hoặc nếu tổ chức ở những nơi có khônggian lớn và có các hoạt động ngoài trời thì việc quản lý, đảm bảo an toàn chokhách mời là một điều không đơn giản. Nên việc bố trí đầy đủ nhân lực để đảmbảo việc quản lý khách mời là tốt nhất.

Trao quà away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự

Nếu là sự kiện hội nghị, gala thông thường thì cũng không có nhiều mối lolắng về an ninh sau sự kiện. Nếu có phát quà Gift away thì cần chú ý số quà nênvượt ít nhất là khoảng một nửa số lượng khách tham dự. Một mẹo để không bị thấtthoát quà tặng cũng như không phát quà kịp cho khách là phân bổ các PG đứngthành hàng, người phát quà, một hàng khác đứng sau lưng chuyền quà lên trên vàtrao tận tay cho khách mời. Nhưng với những sự kiện cộng đồng với nhiều kháchtham dự thì đây là một vấn đề đáng để lưu tâm. Sau khi sự kiện kết thúc, hầuhết các khách tham dự đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc nên để quản lý khách vềtrong trật tự sẽ rất phức tạp. Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiệncho những kẻ có mục đích xấu hoạt động. Cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tậptrung phía ngoài hỗ trợ về mặt an ninh. Lưu ý, cần đảm bảo không có ai được đingược vào trong ở thời điểm này. Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi xecũng là một cách để hạn chế số lượng người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát.

Khi đặt mình vào vị trí của những người tham gia sự kiện, chúng ta sẽ cóđược những kinh nghiệm quý báu. Việc ban tổ chức có thể làm hài lòng tất cả cácvị khách mời đến dự là một điều tuyệt vời mà bất kỳ sự kiện nào cũng mong muốnvà cần được phát huy.