Ngày nay, việc thựchiện quảng bá, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và xây dựng hình ảnh thương hiệu làmột hoạt động mang tính chiến lược của tất cả doanh nghiệp. Để tổ chức một sựkiện thành công, ngoài việc chuẩn bị kĩ càng phương án, chọn lựa nhà tổ chứcphù hợp, doanh nghiệp nên đánh giá sự kiện để đảm bảo sự kiện diễn ra đạt đượcthành công như ý muốn.

>>>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện, công ty tổ chức lễkhai trương,cho thuê bàn ghế hội nghị, cho thuê âm thanh ánh sáng sự kiện , cho thuê pg model, cho thuê đoàn lân sư rồng, bán cổng hơi giá rẻ , công ty tổ chức tếtthiếu nhi

Đánh giá sự kiện

Đánh giá sự kiện trước khi chọn nhà tổ chức là việc bao quát trước sự kiệnsẽ diễn ra trong thời gian sắp tới của tổ chức. Qua việc đánh giá sẽ chỉ ranhững điểm quan trọng cần lưu ý trong khi xảy ra sự kiện nhằm hạn chế ít nhấtnhững sai sót không đáng có làm ảnh hưởng đến hình ảnh và mục tiêu đặt ra củadoanh nghiệp.

Với từng loại hình sự kiện, có những đặc điểm, mục tiêu và yêu cầu riêng,đòi hỏi người tổ chức phải hiểu rõ. Cần xem xét nhu cầu về số lượng người thamgia, khách mời để lựa chọn địa điểm tổ chức, ngân sách dự kiến, những sản phẩmvà dịch vụ trong sự kiện. Từ nhu cầu này sẽ lên một bản tóm lược để lên ý tưởngcho sự kiện.

Đánh giá lĩnh vực sự kiện

Để tổ chức một sự kiện, trước hết ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầucơ bản của sự kiện. Những hình thức sự kiện thường gặp có thể là một live showca nhạc, một giải đấu Thể thao, một Lễ hội, một hội nghị khách hàng, một lễđộng thổ, một buổi lauching, một Opening Promotions, những buổi thuyết trìnhđào tạo, hội nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm,talkshow,…Doanh nghiệp có thểcăn cứ vào mục đích của mình để đưa ra hình thức tổ chức sự kiện phù hợp.

Đánh giá đặc trưng của sự kiện

Tùy theo mục đích của doanh nghiệp mà lựa chọn cách tổ chức chương trìnhphù hợp. Ví dụ: những sự kiện với mục đích gây quỹ từ thiện sẽ khác với sự kiệnmang tính trang trọng tổ chức cho các hội nghị cấp cao, mang tính nhà nước.

Những sự kiện liên quan đến việc tung sản phẩm mới sẽ cần có yếu tố thu húttruyền thông, để lại ấn tượng sâu sắc cho khán giả.

Đối tượng hướng đến

Giống như việc xác định đặc trưng của sự kiện, xác định rõ đối tượng hướngđến là một phần quan trọng giúp đưa ra kế hoạch chính xác cho sự kiện. Đốitượng hướng đến của sự kiện nội bộ công ty sẽ khác với đối tượng của một sựkiện gây quỹ và hội nghị khách hàng hay một sự kiện cá nhân. Những buổi giớithiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễnnhằm thu hút được đông đảo người tham dự. Nhờ vậy sản phẩm sẽ được nhiều ngườibiết đến.

Sự kiện cho những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi hè về, thu sang, đôngđến phải xây dựng những chương trình độc đáo nhưng không đi quá xa thông điệpmà doanh nghiệp muốn gửi gắm đến khách hàng. Tùy loại sự kiện mà người tổ chứccó chương trình phù hợp.

Quy mô sự kiện

Quy mô sự kiện nhấn mạnh mức độ quan trọng và cách sử dụng nguồn lực cũngnhư mục tiêu hướng tới của việc tổ chức sự kiện mang lại. Với doanh nghiệp mộtbuổi lễ kỉ niệm 50 năm thành lập sẽ khác với một buổi tổ chức sự kiện nội bộhàng năm.

Quy mô chương trình “Vì người nghèo” diễn ra vào ngày 31/12 hàng năm nhằmgây quỹ cho người nghèo sẽ lớn hơn so với quy mô một chương trình kết hợp ủnghộ người nghèo.

Dự trù chi phí cơ hội sau sự kiện

Ngoài chi phí bỏ ra cho việc tổ chức sự kiện, chi phí cơ hội được hiểu lànhững cái mất đi khi tổ chức chọn lựa tổ chức sự kiện thay vì làm một việc khác.Hay nói dễ hiểu hơn chi phí cơ hội là một phần của chi phí ngầm mà tổ chức sẽmất đi. Dự trù loại chi phí này là cơ sở để đi đến quyết định có nên tổ chức sựkiện này nữa hay không. Nếu chi phí cơ hội lớn hơn chi phí tổ chức sự kiện thìdoanh nghiệp nên xem xét và ngược lại.

Đánh giá các mặt của một sự kiện trước khi lựa chọn nhà tổ chức là một việclàm quan trọng. Cần  xem xét tất cả các nhân tố ảnh hưởng đến việc tổ chứcsự kiện và dự trù chi phí để việc tổ chức sự kiện thực sự mang lại hiệu quả chotổ chức.