Kiểm tra sựsẵn sàng của công tác chuẩn bị trước giờ khai mạc

Ngạn ngữnước ngoài có câu: Chuẩn bị tốt là thành công một nửa. Vì thế, trước giờ khaimạc nhà tổ chức sự kiện cần kiểm tra lại lần cuối sự sẵn sàng của tất cả cáckhâu đúng theo kế hoạch kịch bản.

>>> Xemthêm : Cho thuê cổng hơi rối hơi , côngty tổ chức sự kiện  

Nội dungcông việc giai đoạn này gồm có:

Kiểm trakhâu chuẩn bị không gian bên ngoài sự kiện: Đây là không gian tạo cảm nhận đầutiên của khách mời đối với sự kiện, nên cần tổ chức các hoạt động phô trươngphù hợp và tinh tế nhằm tạo không khí sự kiện( đèn chiếu, đèn quét sáng bầutrời/ thả diều, thả bóng có in biểu tượng/ âm thnah, nhạc điệu, ca múa chàomừng….).

Kiểm tra sựsẵn sàng cơ sở vật chất và nhân viên lễ tân đón khách: Bố trí bàn đón tiếptrang trọng, lịch sự phù hợp với loại sự kiện và quy tắc xã giao. Đội ngũ lễtân/ PG được phân công đón khách với trang phục đúng kịch bản sẵn sàng tại khuvực đón khách. Các khách VIP sẽ được đại diện ban tổ chức trực tiếp đón. Phâncông người đi kèm hướng dẫn các vị khách đặc biệt ( theo kế hoạch). Một số trườnghợp, khâu tiếp đón khách VIP phải bắt đầu ngay từ khi khách mời đặt chân tớiđầu mối giao thông địa phương- nơi sự kiện diễn ra để thể hiện sự hiếu kháchcủa sự kiện và an ninh cho khách mời.

Triển khaiđón tiếp khách tại nơi sự kiện diễn ra

Ấn tượng đầutiên thực sự quan trọng, nên cần được tiến hành một cách chu đáo. Trước hết,nhân viên lễ tân mời khách vào khu vực lễ tân và hướng dẫn khách làm các thủtục đăng ký ban đầu ( đăng ký thông tin/ nhận name card, phát thẻ đeo, tàiliệu, quà cho khách…..), sau đó, hướng dẫn khách và khu vực chính xác số lượngkhách mời thực tế đến và báo cáo số liệu này cho bộ phận điều hành và MC. Lưu ýcông tác này phải luôn được cập nhật nếu có khách mời đến muộn.

Khai mạc sựkiện

Các côngviệc có liên quan đến khai mạc sự kiện bao gồm:

·        Ổn định vịtrí cho các thành viên, khách mời tham gia sự kiện.

·        Tiến hànhkhai mạc sự kiện theo kịch bản sự kiện.

·        Tăng cườngcông tác giám sát, nhanh chóng nhận diện và kịp thời xử lý các tình huống phátsinh.