Eventplanner là những con người luôn bận rộn. Mỗi sự kiện xảy ra với vô số diễn biếnkhác nhau khiến các Event Planner đang thực hiện những công việc thuộc về EventPlanning (Lập kế hoạch) bỗng chốc chuyển sang Event Doing (Triển khai và thựcthi). Điều này sẽ khiến các Event Planner không còn khả năng bao quát côngviệc và quên mất mục tiêu sự kiện cần đạt được.

>>Xem thêm: cho thuê bànghế tphcm, chothuê âm thanh event, chothuê âm thanh tphcm, cho thuê bànghế hội nghị, cho thuê cổng hơi , bán cổng hơi sự kiện

Cần tách biệt rõ ràng những côngviệc liên quan đến lập kế hoạch và triển khai. Lập kế hoạch là quá trình tìmtòi để tạo ra các chiến lược, những ý tưởng sáng tạo nhằm đạt được đầy đủ cácmục tiêu mà sự kiện cần có. Lập kế hoạch là vẽ ra một con đường để đi đến đích.Một kế hoạch tổ chức tốt sẽ dẫn dắt các công đoạn triển khai khác một cáchthuận lợi. Bởi vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nói về nguyên tắc tưduy để có được một kế hoạch tổ chức sự kiện tốt.

1.Planner là gì?

Định nghĩa của việc lập kế hoạch là“đề xuất hoặc đưa ra dự định về một chuỗi các hành động”. Một người lập kếhoạch chuyên nghiệp sẽ có vai trò đưa ra định hướng tổ chức cho sự kiện đó. Họdẫn dắt cả team để cùng tìm tòi, sáng tạo và phát triển các yếu tố trong quátrình tổ chức, đảm bảo đạt tới những mục tiêu đã được định sẵn.

Người lập kế hoạch quan tâm đến bứctranh toàn cảnh và những chi tiết nhỏ. Họ không chỉ ý thức về điều đó khi mớibắt đầu tiếp nhận briefing công việc mà còn trong suốt quá trình triển khai đểkịp thời điều chỉnh những sai sót trong trường hợp chưa đạt được các mục tiêuban đầu của sự kiện.

Lập kế hoạch là công việc đầu tiêncần thực hiện, thậm chí trước cả khi bạn dự định tổ chức chương trình của mìnhở đâu. Xét cho cùng, nếu không có định hướng tổ chức thì làm sao bạn hình dungđược các yêu cầu cụ thể để booking được một địa điểm như ý?

Lậpkế hoạch cho những bước đầu tiên

Cómột nguyên tắc tư duy tôi thường sử dụng trong rất nhiều công việc khác nhau,từ tổ chức sự kiện đến viết một bài viết, làm website hay chuẩn bị một bàithuyết trình, đó là nguyên tắc AIM.

AIM là viết tắt của:

A– Audience: Khán giả

I– Intention: Mục đích

M– Message: Thông điệp

Hãycùng nhìn chi tiết hơn vào từng yếu tố:

Khángiả (Khách mời tham gia sự kiện)

Khôngcó bất cứ yếu tố nào trong sự kiện quan trọng hơn khách mời. Điều này có vẻ là một nguyên tắc rất cơ bản nhưng nócũng thường xuyên bị bỏ qua.

Trước khi triển khai bất cứ việc gì,hãy lập một danh sách các nhóm khách mời chính sẽ tham gia sự kiện của bạn.Phần lớn các chương trình sẽ luôn có nhiều hơn một đối tượng khách mời, và vìthế bạn sẽ cần những loại hoạt động khác nhau để thu hút họ.

Họ sẽ có những đặc điểm rất khácnhau, từ những khách VIP sang trọng đến những khán giả phổ thông (ví dụ trongmột buổi ca nhạc), từ những giáo sư danh tiếng đến các sinh viên trẻ (trong cáchội thảo chuyên đề), từ các thành viên trong cùng một gia đình đến những ngườikhách lạ riêng lẻ (trong các đám cưới).

Gần đây, tôi tham gia lập kế hoạchtổ chức một buổi lễ ra mắt sản phẩm mới. Đối tượng khách mời tham gia rất đadạng, bao gồm: các cổ đông, nhân viên công ty, khách hàng lâu năm, các kháchhàng tiềm năng và cả giới truyền thông. Mỗi nhóm khán giả này lại có mối quantâm khác nhau và động lực để tới tham dự sự kiện cũng hoàn toàn khác nhau.Nhiệm vụ của chúng tôi là đảm bảo mỗi nhóm đối tượng này đều có được những ấntượng đặc biệt về chương trình và không ai cảm thấy lạc lõng khi sự kiện diễnra.

Mụcđích (“Tại sao tôi tới đây?”)

Bạn kỳ vọng ấn tượng của khán giả làgì sau khi chương trình kết thúc? Hãy cho khán giả của bạn những lý do thuyếtphục để khiến họ sẵn sàng bỏ thời gian, sự quan tâm và tiền bạc để tới tham giasự kiện.

Mục đích tổ chức cũng sẽ góp phầntạo nên “giai điệu” và “trạng thái” cho sự kiện đó. Ví dụ, trong buổi lễ ra mắtsản phẩm, mục đích của chúng tôi là các khách hàng trung thành sẽ cảm thấy họđược ghi nhận và tán thưởng; các khách hàng tiềm năng được truyền cảm hứng vàtận hưởng những khoảnh khắc đáng nhớ. Trên tất cả, dấu ấn của chương trình làtâm trạng vui vẻ chào đón một sản phẩm mới.

Trong quá trình sáng tạo, chúng tôitìm tòi cách làm thế nào để biểu đạt được mục đích đó một cách rõ ràng nhất.Chúng tôi tổ chức lễ vinh danh khách hàng trung thành với các phần thưởng hấpdẫn; chuẩn bị một đoạn video truyền cảm hứng cho khách hàng tiềm năng với nộidung nói về sự gắn bó giữa khách hàng và thương hiệu, các điều kiện để trởthành khách hàng trung thành và được tham gia lễ vinh danh đó.

Liệt kê cụ thể các nhóm khách mời,đặc điểm của họ và vạch sẵn mục đích cần đạt được với họ trong mỗi sự kiện sẽgiúp quá trình định hướng tổ chức và brainstorming cho chương trình diễn ra mộtcách nhanh chóng, không đi xa khỏi mục tiêu tổ chức sự kiện.

Thôngđiệp (Mọi người sẽ ghi nhớ điều gì?)

Thông điệp bạn muốn truyền tải tớikhán giả trong sự kiện của mình là gì? Sự kiện này nói về điều gì? Mọi người sẽnhớ gì về nó?

Thôngđiệp cũng chính là chủ đề chính của sự kiện. Nó cần phải thực sự đơn giản, gọnghẽ và kể được câu chuyện chủ đề chỉ trong một câu duy nhất. Thậm chí cả nhữngtiệc cưới cũng có thông điệp riêng: “Chúng tôi yêu nhau và muốndành trọn phần đời còn lại của mình để ở bên nhau!”.

Một thông điệp dành cho sự kiện cótầm quan trọng hơn rất nhiều so với một câu tagline thông thường. Bởi lẽ, mọiyếu tố trong sự kiện sẽ cần được xây dựng xoay quanh thông điệp này, từ địađiểm tổ chức cho tới cách đón tiếp khách ở bàn lễ tân. Toàn bộ sự kiện cần diễnđạt được một thông điệp nhất quán và phù hợp. Những yếu tố không phù hợp vớithông điệp chính sẽ trở nên lạch lõng và rất dễ bị nhận ra.

Quay trở lại buổi lễ ra mắt sản phẩmở trên, thông điệp chính của chúng tôi là nói về sự phát triển bền vững và tầmquan trọng của bảo vệ môi trường. Khi triển khai thông điệp này, chúng tôi gặpphải một vấn đề nhỏ với những thẻ ghi tên khách mời. Chúng tôi không muốn dùngloại thẻ nhựa thông thường, thay vào đó, chúng tôi chuẩn bị những thẻ tên đượclàm từ một loại gỗ tái chế. Quà tặng cho khách sau khi chương trình kết thúckhông phải những món đồ lưu niệm thường gặp mà là các chậu cây, hoa nhỏ trangtrí ở bàn làm việc và trong vườn nhà. Những chi tiết nhỏ bé đó đã tô đậm hơnrất nhiều cho thông điệp chủ đạo của chương trình.

2.Mục tiêu sự kiện cần đạt được

Định nghĩa về mục tiêu của một sựkiện chính là những kỳ vọng từ khách hàng, từ đơn vị đứng ra tổ chức chươngtrình. Không giống như mục đích (tập trung vào trải nghiệm của khán giả), mụctiêu hướng tới những kết quả cụ thể, có thể đo lường được. Ví dụ: độ nhận diệnthương hiệu, doanh thu, lợi nhuận, lượng khách hàng mới thu được, các đối tácmới hoặc những trải nghiệm từ khán giả, v.v… Mục tiêu này còn phụ thuộc vàoloại hình sự kiện bạn tổ chức.

Khi có được mục tiêu, hãy tư duy tiếpvề cách thức để đạt được những mục tiêu đó.

Tuần trước, tôi tham gia một buổi lễgây quỹ tại một địa điểm tuyệt đẹp với sự tham gia của nhiều nhà đầu tư lớn,rất nhiều quan khách và cả ngài thị trưởng thành phố. Đồ ăn, chất lượng dịch vụvà các diễn giả đều rất xuất sắc. Tuy nhiên, đơn vị tổ chức đã quên mất một chitiết quan trọng: Mục tiêu tổ chức chương trình là quyên góp tiền. Vậy mà toànbộ sự kiện đã trôi qua nhưng không có một “key moment” nào đủ sức thôi thúc haykêu gọi các vị khách bỏ tiền ra quyên góp cho quỹ.

Mục tiêu của sự kiện đã thất bại mặcdù quá trình tổ chức rất chuyên nghiệp và chương trình diễn ra suôn sẻ từ đầuđến cuối.

3.Kết luận

Tổ chức sự kiện là quá trình triểnkhai rất nhiều công việc cùng lúc và bạn sẽ luôn ở trong tình trạng có quánhiều thứ cần làm. Điều quan trọng là bạn hãy đảm nhận tốt cả vai trò củamột event planner lẫn event doer. Trọng trách lớn lao của event planner là đảmbảo các mục tiêu của chương trình được đáp ứng hoàn hảo nhất.

Để có được một kế hoạch tổ chức tốt,còn cần đến rất nhiều yếu tố khác cũng quan trọng không kém những yếu tố chúngta đã liệt kê trong bài viết. Tuy nhiên, 4 yếu tố căn bản nhất này sẽ không baogiờ thay đổi trong mọi sự kiện. Chúng đóng vai trò như một kim chỉ nam cho bạnbiết liệu bạn có đang đi đúng hướng hay không. Bằng cách xử lý tốt 4 yếu tốnày, bạn sẽ luôn tổ chức được những sự kiện thành công, cân bằng được cả sự hàilòng của khán giả và của nhà tổ chức/nhãn hàng.