Để lập dự toán ngân sách cho 1 sự kiện là câu chuyện không hề dễ dàng. Bạn phảibao quát được các vấn đề, các hạng mục sử dụng trong chương trình.
Đã có rất nhiều bài viết, chia sẻ về lập dự toán ngân sách sự kiện. Ở đây, mìnhsẽ tóm tắt lại và đưa ra các nội dung chính cho việc này. Bên cạnh đósẽ trình bày thêm 1 số cách tiết kiệm và giảm chi phí. Giúp cho ngân sách eohẹp của chúng ta có thể thực hiện thêm được những thứ khác.

>>Xem thêm: cho thuê bànghế tphcm, chothuê âm thanh event, cho thuêâm thanh tphcm, cho thuê bànghế hội nghị, cho thuê cổng hơi , bán cổng hơi sự kiện

LẬP DỰ TOÁN
1. Lập kế hoạch
Xác định tất cả những thứ cần chi tiêu cho sự kiện. Không chỉ có thuê địa điểm,hãy xác định tất cả các hạng mục và phân loại chúng, để đầu óc của bạn có thểtổ chức được các công việc giúp cho việc tính toán được dễ dàng và không bỏsót. Tất cả những yếu tố nhỏ nhất như giấy bút, keo dính, cũng đều cần đượcliệt kê và đưa vào ngân sách để tránh việc thiếu hụt.
Dưới đây là 1 vài trong số những yếu tố chính trong việc lập ngân sách:
– Chi phí âm thanh, ánh sáng
– Chi phí in ấn các ấn phẩm quảng cáo trong chương trình (banner, standee, tờrơi, brochure…)
– Thiết bị bổ sung nếu cần (màn chiếu, máy chiếu…)
– Chi phí décor
– Chi phí quảng cáo, truyền thông
– Chi phí phục vụ
– Bảo hiểm sự kiện (cái này ít đơn vị thực hiện)

2. Lập tổng ngân sách dự kiến
Sau khi lập danh sách và chi phí cho toàn bộ các khu vực có thể chi tiêu, bạncần tổng hợp lại tổng chi phí cho toàn bộ sự kiện để có 1 cái nhìn tổng quát vànhìn vào đó để thấy bạn có thể cân đối hoặc định giá vé tham dự sao cho tối đasố người tham dự cũng như giảm thiểu những chi phí phát sinh. Giá vé quá caocũng khiến cho sự kiện của bạn mất đi 1 số lượng người tham dự.

3. Chi phí dự phòng phát sinh

Mọitính toán của bạn tưởng chừng như rất kỹ càng nhưng trên thực tế bất kỳ 1 sựkiện nào cũng có những rủi ro và phát sinh của nó mà bạn không thể nào biếttrước được. Từ chi phí vệ sinh, y tế, hỏng hóc thiết bị, vận chuyển thêm… Bạnnên ghi lại danh sách và hóa đơn cho những phát sinh này. Và trong bảng dự toánngân sách, chi phí dự phòng phát sinh thường là 10 – 15% tổng chi phí.

TIẾT KIỆM CHI PHÍ
Quản lý ngân sách sự kiện không chỉ dừng lại ở việc lập dự toán ban đầu. Việctiết kiệm chi phí cũng là cách bạn sử dụng ngân sách một cách tốt nhất.

1. Tránh việc mua quá nhiều thứ không cầnthiết, bởi nó có thể đôn chi phí củabạn lên khá nhiều sau khi kết thúc.

2. Những địa điểm “trái mùa” hoặc thường không cónhiều sự kiện diễn ra có thể giúp bạn tiết kiệm đượcphần nào chi phí. Vd: vào mùa đông có thể làm chương trình tại công viên nước(tất nhiên nội dung chương trình cũng phải phù hợp với 1 địa điểm như thế)

3. Kiểm tra website của địa điểm
Bạn có thể bớt chút ít thời gian bận rộn của mình để tìm hiểu về website củađịa điểm nơi bạn tổ chức. Đây có thể là 1 phần nhỏ nhưng cũng có thể giúp íchkhi bạn lựa chọn. 1 địa điểm không có website hoặc ít người truy cập websitecũng khá tiềm năng khi giảm đươc chi phí thuê.

4. Với các sự kiện có sử dụng thực phẩm, hãy orderít hơn 10% so với dự kiến.

Bạnkhông bao giờ biết hết được có thể có người không đến hoặc chỉ đơn giản làkhông ăn. Rất nhiều người tổ chức order quá nhiều để rồi lãng phí, thức ănthừa.

5. Ghi lại tất cả và theo dõi chặt chẽ mọi chi phí – dù lớn hay nhỏ như thế nào – trong suốt sự kiện củabạn, đảm bảo rằng bạn luôn kiểm soát sự thay đổi ảnh hưởng đến ngân sách củabạn càng sớm càng tốt.

6. Giám sát nhân viên, những người phụ trách chitiêu các hạng mục. Có vẻ như đây là bất đắc dĩnhưng sự thật là bạn không thể nào biết hết được những gì mà nhân viên của bạncó thể làm, cho dù nó vô tình hay cố ý. Bạn có thể sẽ rất ngạc nhiên vì tiền củabạn có thể ra đi nếu như bạn không kiểm soát nó. Vì vậy mỗi khi thanh toán cầnphải yêu cầu hóa đơn, biên lai bán hàng và kiểm tra xem có chính xác hay không.Tất nhiên cũng không nên quá gay gắt. Để có thể nắm được những chi phí sát nhấtđòi hỏi bạn cũng cần phải có những kinh nghiệm nhất định từ những sự kiện trướcđó của bạn.

7. Tìm hiểu các công ty quản lý hoặc tổ chức tại địađiểm có thể bạn không quen thuộc 100%. Nhữngcông ty này có thể giúp bạn tìm được những địa điểm hoàn hảo, hoặc có thể tìmkiếm giúp những yếu tố khác như nhà hàng, giải trí, quảng cáo và 1 số những thứkhác. Dù sao làm việc với “thổ địa” vẫn tốt hơn bạn phải tự đi mày mò tìm kiếmvà đôi khi bị hớ.

Lập dự toán ngân sách 1 cách chínhxác không chỉ giúp bạn chuẩn bị cho những trường hợp xấu nhất. Các khoản tiếtkiệm của bạn có thể giúp đỡ một phần nào đó bao gồm cả chi phí dự phòng khôngbiết trước được có thể sảy ra trong sự kiện.