Tổ chức sự kiện ngoài trời tạo cảm giác thoải mái, không gian thoáng, rộng rãi, thỏa sức trang trí bày biện… tạo ra nhiều ý tưởng độc đáo, lạ trong sự kiện.Tuy nhiên ngoài những ưu điểm trên thì còn một số vấn đề khác mà các công ty tổ chức sự kiện cần lưu ý.

>>Xem thêm: cho thuê bàn ghế tphcm, cho thuê âm thanh event, cho thuê âm thanh tphcm, cho thuê bàn ghế hội nghị, cho thuê cổng hơi , bán cổng hơi sự kiện

Trang trí: Việc trang trí cũng rất quan trọng vì trong một không gian trống,nếu không khéo, bạn sẽ khiến cho buổi tiệc trở nên lạc lõng  khi các hạng mục trang trí lọt thỏm giữa diệntích lớn.Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trả mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình.

Bãi giữ xe : Một điều cần lưu ý với các sự kiện ngoài trời đó là ban tổ chức cần chủ động tìm bãi để xe cho khách, khác hẳn với các sự kiện tại nhà hàng, khách sạn. Đối với sự kiện sở hữu lượng lớn, bạn còn phải đưa ra phương án thứ 2. Mặc dù vấn đề giữ xe phức tạp hơn khi tổ chức chương trình ngoài trời nhưng bạn hoàn toàn có thể chủ động chuẩn bị tốt dựa theo số người đăng kí dự

Sự kiện . Từ danh sách có sẵn, hãy chủ động tính ra số lượng xe và sắp xếp các bãi giữ xe gần đó, tránh ùn tắc tại khu vực cổng chính, đồng thời thuận lợi cho người tham gia. Tất nhiên, tùy theo đối tượng khách hàng và loại hình sự kiện mà bạn cần tính toán vị trí để xe máy hay xe hơi nhiều hơn.Tôi cũng đã từng gặp một số trường hợp dở khóc dở cười: Đã đến giờ bắt đầu mà khách tới chưa được một nửa, lí do là do không tìm được chỗ đỗ xe gần nên họ bỏ về.

Ăn uống: Có những buổi tiệc tổ chức ở không gian ngoài trời như Sân vận động Quân khu 7 hay Khu liên hợp thể dục thể thao Phú Thọ chẳng hạn, bạn phải chuẩn bị cả vấn đề ăn uống cho khách mời. Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng vì ngoài khẩu vị còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng.

Thời tiết : Đây là yếu tố phức tạp nhất mà không một người làm Event dù là chuyên nghiệp có thể lường được. Thời tiết thì hay thay đổi thất thường. Sáng nắng, chiều mưa, tối râm râm. Còn có mưa bão lớn thì xem như không tổ chức được luôn. Đặc biệt có một khó khăn nữa là các hoạt động quảng bá hay du lịch thường vào tháng 7, 8, 9 là mùa mưa nên những sự kiện tổ chức Event vào thời điểm này rủi ro rất cao. Cho nên các công ty nên l ưu ý xem dự báo thời tiết để giảm thiểu rủi ro, cảm thấy không tổ chức được thì nên hủy show.

Vệ sinh: Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Bạn phải lưu ý vì tiệc ngoài trời, thường thì phần đông người Việt Nam vẫn còn thiếu ý thức trong việc giữ vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi là không thể tránh khỏi. Bạn có thể bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên đi chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện. Ngoài ra, có thể đặt các bảng lưu ý cạnh các lối đi hay những nơi tập trung đông người và thông báo qua hệ thống loa để nhắc nhở mọi người vứt rác đúng nơi quy định. Tất nhiên, đi kèm theo các hoạt động này thì cũng phải phân bố nhiều thùng rác tại khu vực tổ chức.