Thời gian đăng: 6/7/2017 14:46:19
Nhiều người ví von rằng công việc tổ chức sự kiện như một trò chơi ghép hình mà người chơi thắng chỉ khi ghép hoàn chỉnh hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết thành một bức tranh. Ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị đặc biệt là trong PR. Theo báo cáo nghiên cứu thị trường FTA, các hoạt động dịch cụ hỗ trợ phát triển thương hiệu được sử dụng thường xuyên nhất ở Việt Nam là: quảng cáo và tổ chức sự kiện , tiếp theo là PR, nghiên cứu thị trường và e-marketing. Có rất nhiều sự kiện khác nhau, mỗi loại sự kiện có những mục đích, vai trò khác nhau trong chiến lược chung của công ty. Tuy nhiên, đối với bất kì loại hình sự kiện nào muốn thành công vẫn phải tuân theo một quy trình tổ chức sự kiện và những cách thức tổ chức sự kiện nhất định
>>Xem thêm: cho thuê bàn ghế tphcm, cho thuê âm thanh event, cho thuê âm thanh tphcm, cho thuê bàn ghế hội nghị, cho thuê cổng hơi , bán cổng hơi sự kiện
1.Requirements study ( Thấu hiểu yêu cầu khách hàng)
Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất. Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản brief, căn cứ vào bản brief này sẽ xác định rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Để thực hiện bản brief, bạn phải trả lời được các câu hỏi sau: Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, khai trương,…), mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì, khách tham dự là những ai, có bao nhiêu khách tham dự, khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra, ngân sách là bao nhiêu, sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm đặc biệt gì?
2.Brainstorming ( Suy nghĩ ý tưởng)
Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản brief, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event. Sau khi suy nghĩ, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên proposal , là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc vào khâu tổ chức.
3.Event design ( Thiết kế sự kiện)
Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng, các vấn đề bao gồm : địa chỉ tổ chức, thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình, chủ đề của chương trình, thiết kế hình ảnh cho chương trình, chương trình chi tiết, gồm những hoạt đông gì, thời gian ra sao.
4.Planning (Lên kế hoạch tổ chức)
Đây là lúc chương trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa chi tiết trước khi tiến hành thực thi. Công ty sự kiện cần quan tâm đến các vấn đề như: Ngân sách, nguồn nhân lực thực hiện, nhà cung cấp dụng cụ thiết bị, vận chuyển như thế nào, phân tích rủi ro có thể xảy ra.
5.Execurion ( Tiến hành thực hiện)
Một sự kiện thường mất 2 tuần để thực hiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài một số hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động,.. Lưu ý cần trao đổi với khách hàng thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.
6.Set up ( Dàn dựng chuẩn bị)
Qúa trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là một hoặc hai ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có một bản những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Chú ý đến thời gian vận chuyển, các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
7. Finish (Kết thúc sự kiện)
Các bước tổ chức sự kiện , luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra. Điều chỉnh khi phát sinh vấn đề. Khi kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage),…
Tiến hành họp rút kinh nghiệm: sau khi kết thúc sự kiện, công ty sẽ tổ chức họp nội bộ để tiến hành viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút ra những kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.
|
|
Chia sẻ
