Thời gian đăng: 20/7/2017 14:21:51
Sự kiện được cấu thành từ nhiều yếu tố, tuy nhiên có 3 thành tố được xem là cơ bản chủ chốt:
Ý tưởng;
Chủ đề;
Đối tượng.
Ý tưởng là yếu tố then chốt đầu tiên, yếu tố này có mối liên hệ chặt ché và đảm bảo chương trình được thống nhất về nội dung, mục đích hướng đến của người tổ chức cũng đồng thời là yếu tố lôi kéo và thu hút người tham dự. Để tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, người tổ chức cũng cần tìm hiểu và trả lời cho 3 câu hỏi:
- Mục đích của chương trình là gì?
- Chủ đề xuyên suốt của sự kiện này là gì?
- Đối tượng của sự kiện là ai?
Sau khi đã chọn được ý tưởng cho chương trình, bước tiếp theo là dựa vào nền tảng ý tưởng để phát triển chủ đề sự kiện. Chủ đề cần được thống nhất trong toàn bộ chương trình, từ xây dựng, thiết kế, trang trí sân khấu cho đến nội dung chương trình biểu diễn, giao lưu.
Công tác xây dựng và thiết lập một chương trình sự kiện thường có 5 bước:
1. Chuẩn bị kịch bản chi tiết cho chương trình:
Sự kiện có nhiều quy mô và tính chất khác nhau, tuy nhiên, bất kỳ sự kiện nào cũng cần có kịch bản chi tiết. Kịch bản càng chi tiết thì chương trình diễn ra càng thuận lợi và dễ theo dõi. Kịch bản sẽ bao gồm lịch trình, công việc, mô tả, thời gian, người đảm nhận, thời gian,... và nhiều chi tiết mang tính bổ sung khác.
2. Chọn người dẫn chương trình:
Người dẫn chương trình là người dẫn dắt chương trình, truyền tải đến với khách tham dự. Dẫn chương trình là người phải hiểu rõ về chương trình, có khả năng ứng phó và nhanh nhạy.
3. Công tác hậu cần:
Công tác hậu cần có thể hiểu nôm na là các công việc ngoài sân khấu, từ lễ tân, phục vụ, nhân viên hỗ trợ, nhân viên điều phối,… Công tác hậu cần sẽ bao gồm các giai đoạn trước, trong và sau chương trình. Trước chương trình bao gồm tìm nhân lực, thuê ghế sự kiện, tìm dịch vụ cho thuê âm thanh,… trong chương trình sẽ dựa vào mục đích chương trình như: tổ chức lễ khai trương, tổ chức lễ khánh thành, tổ chức sự kiện cá nhân để có sự chuẩn bị phù hợp như: lễ tân đón khách, nhân viên phục vụ tiệc, điều phối âm thanh ánh sáng cho chương trình âm nhạc,… sau chương trình là công tác giao trả địa điểm, hoàn trả dịch vụ cho thuê ghế sự kiện, cho thuê âm thanh… và dọn dẹp sau chương trình.
Cần có sự thống nhất hài hòa với nhau ở các công việc này, tránh trường hợp các bộ phận không hiểu công việc của nhau, có thể gây lúng túng, thậm chí xung đột trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
4. Tổ chức sự kiện:
Đây là bước quan trọng và đánh dấu kế hoạch giấy trở thành hiện thức. Tùy vào quỹ thời gian, ngân sách mà nhà tổ chức sự kiện sẽ linh hoạt thay đổi và điều chỉnh nội dung của sự kiện.
5. Đánh giá chương trình:
Bất kể sự kiện nào cũng cần buổi tổng kết và đánh giá rút kinh nghiệm cũng như kỷ niệm một chương trình thành công. Giai đoạn này thường không được đánh giá đúng tầm quan trọng của nó đặc biệt là đối với chương trình quy mô nhỏ.
Bất kể chương trình sự kiện nào cũng cần có ý tưởng, chủ đề và đối tượng cũng như trải qua 5 bước thực hiện cơ bản. Có khác chăng cũng là tùy mỗi chương trình mà sẽ có biến tấu một chút so với cơ bản.
|
|
Chia sẻ
