5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảochất lượng. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh,sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao độngsẽ cao hơn và tạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượngđem lại niềm tin cho khách hàng.

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SERI”,“SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” Và “SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là “Sàng lọc”,“sắp xếp”, “sạch sẽ”, săn sóc” và “sẵn sàng”. SERI (Sàng lọc) Là sàng lọc nhữngcái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng SEITON (Sắp xếp) Là sắp xếpmọi thứ ngăn nắp trật tự đúng chỗ của nó để có thể tiện lợi khi sử dụng SEISO(Sạch sẽ) Là vệ sịnh mọi chỗ tại nơi làm việc để không còn rác trên nền nhà,máy móc và thiết bị SEIKETSU (Săn sóc) Là luôn săn sóc, giữ gìn về sinh nơi làmviệc bằng cách liên tục thực hiện Seri, Seiton và Seiso. SHITSUKE (Sẵn sàng) Làtạo cho mọi người thói quen tự giác làm việc tốt và luôn tuân thủ nghiêm ngặtcác qui định tại nơi làm việc.

Ý nghĩa của phươngpháp 5S xuất phát từ nhu cầu: Đảm bảo sức khoẻ của cán bộ công nhânviên. Dễ dàng, thuận lợi hơn khi làm việc. Tạo tinh thần làm việc và bầu khôngkhí cởi mở. Nâng cao chất lượng cuộc sống. Nâng cao năng suất Bắt nguồn từ truyềnthống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắngkhơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện cáccông việc đó.

Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thựcsự gắn bó với công việc của mình. Các nhà quản lý của Nhật đã tiếp thu truyềnthống này và đẩy nó lên thành một phong trào phát triển rộng rãi. Sau đó đã đúckết các kinh nghiệm thực tiễn thành lý luận khoa học và cho ra đời chương trìnhnăng suất chất lượng mới đó là tiêu chuẩn 5S. Tài liệu giới thiệu chungvề 5S- Vũ Hồng Dân, VPC 3/ 8 Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽđưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơilàm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vịtrí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng,bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sựhoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, cótrách nhiệm và ý thức hơn với công việc.

Ngày nay, 5S là một chương trình nâng cao năng suất rấtphổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác vì các lợiích sau:

1. Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.

2. Mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhậnrõ kết quả.

3. Tăng cường phát huy sáng kiến.

4. Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.

5. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.

6. Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽvà ngăn nắp của mình.

7. Kết quả tốt đẹp của công ty sẽ đem lại nhiều cơ hộikinh doanh hơn.

Lý do tại sao ngày càng có nhiều người tham gia thựchiện 5S. Có thể áp dụng đối với mọi loại hình doanh nghiệp: nhỏ, vừa và lớn. Cóthể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ ngành nào: sản xuất, thương mạivà dịch vụ. Triết lý của 5S dễ hiểu, không đòi hỏi phải hiểu biết các thuật ngữkhó. Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làmviệc. 5S đóng góp vào các yếu tố PQCDSM Thực hiện tốt 5S sẽ góp phần vào việc:Nâng cao năng suất (P – Productivity) Nâng cao chất lượng (Q – Quality) Giảmchi phí (C – Cost) Giao hàng đúng hạn (D – Delivery) Đảm bảo an toàn (S –Safety) Nâng cao tinh thần (M – Morale)

Một công ty quản lý yếu kém sẽ được đặc trưng bởi nhữngđiểm sau đây: Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếpgọn gàng. Di chuyển các đồ vật đòi hỏi phải đi lại nhiều, quãng đường xa, khôngcó ranh giới rõ ràng lối đi với khu vực làm việc. Lãng phí thời gian, công sứctrong phần lớn công việc. Nhiều sai sót trong công việc. Nhiều công việc phảilàm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều. Tồn kho nguyên liệu,bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ. Thiết bị văn phòng,trang thiết bị sản xuất bẩn thỉu, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy hỏng cao. Sànnhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn thỉu, bám bụi, thiếu ánh sáng. Nơilàm việc không an toàn và nhiều tai nạn, sự cố xảy ra. Những nơi công cộng(phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh ...) thiếu vệ sinh. Tinh thần làm việc củacông nhân kém. Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình.