Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là cách thức góp phần “đánh bóng” hữu hiệu cho sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của một doanh nghiệp. Sự kiện là cơ hội tốt để các doanh nghiệp có thể gặp gỡ, giao lưu và trao đổi với đối tác, các cơ quan truyền thông. Đây là nơi giúp thông tin được trao đổi hai chiều cũng như tăng cường, mở rộng mối quan hệ của doanh nghiệp.

>> xem them : công ty tổ chức lễ khai trương, cho thuê múa lân khai trương, công ty tổ chức sự kiện, cho thuê bàn ghế sự kiện, cho thuê âm thanh tphcm, bán cổng hơi sự kiện

Vậy để có mộtchương trình sự kiện thành công, chúng ta cần phải làm gì?Trước hết, chúng ta cần quan tâm đến địa điểm, sức chứa của nơi tổ chức sự kiện. Đây là vấn đề mà chúng ta cần lưu ý đầu tiên. Mỗi một chương trình sự kiện khác nhau sẽ có những địa điểm tổ chức không giống nhau, phù hợp với số lượng khách mời, tính chất của buổi sự kiện. Việc số lượng khách mời vượt quá khả năng chứa của nơi diễn ra sự kiện là chuyện hoàn toàn có thể xảy ra.

Chính vì vậy, chúng ta không thể chủ quan đến địa điểm tổ chức,sơ lượng khách mời dự kiến có thể tham dự, tránh để lãng phí quá nhiều chỗ hay thiếu chỗ ngồi thì cũng là điều không nên.Tiếp đó, vấn đề của người dẫn chương trình (MC) cũng là một trong những điều mà chúng ta cần phải để ý đến. MC là một yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của sự kiện. Bởi lẽ, họ là cầu nối, trung gian để truyền đạt những thông điệp, ý nghĩa mà doanh nghiệp muốn truyền tới những khách mời.

Chính vì vậy, MC phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng, chu đáo trước khi sự kiện diễn ra. Nhưng trên thực tế, có những trường hợp, MC do bận nhiều công việc quá hoặc do quá tự tin vào khả năng của mình nên không xem trước, dẫn đến những cảnh “dở khóc dở cười”Bên cạnh vấn đề của MC là vấn đề của các “sao”. Sự xuất hiện của các ngôi sao sẽ giúp cho sự kiện hấp dẫn hơn, thu hút hơn và đông người đến xem hơn. Nhưng do bản chất công việc, chúng ta sẽ rất dễ gặp phải tình trạng các “sao” đến muộn khiến cho chương trình diễn ra chậm trễ so với thời gian dự kiến.

Vì vậy, chúng ta cần có sự chuẩn bị trước khi mà vấn đề đó xảy ra, có thể đó là một tiết mục ca nhạc, một bài hát trong thời gian chờ đợi.Và một điều chúng ta không thể bỏ qua là xây dựng một bảng danh mục cần làm, những người phụ trách công việc đó cũng như thời gian hoàn thành. Công việc này tưởng chừng đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng đối với sự thành công của sự kiện, tránh được những thiếu sót không hề có.Đặc biệt, chúng ta phải biết lên kế hoạch quản trị rủi ro cho sự kiện. Một sự kiện thành công sẽ bao gồm rất nhiều công việc nhỏ và tỉ mẩn. Vì thế, ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lí khủng hoảng, dự đoán được những tình huống có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể trong từng trường hợp như thế nào,..

Làm như thế sẽ giúp chúng ta giảm thiểu tối đa nhất những sơ suất.Tóm lại, để tổ chức được một chương trình sự kiện thành công, người làm công tác sự kiện phải thật sự tỉ mỉ trong từng công việc, sáng suốt, thông minh để lường trước được những tình huống bất lợi có thể xảy ra. Mỗi một sự kiện kết thúc, ta sẽ rút ra được nhiều kinh nghiệm bổ ích, lưu ý cho những lần tổ chức sau.