Quản trị khách mời trong tổ chức sự kiện

Khách mời là một yếu tố quan trọng trong tổ chức sự kiện. Sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ cũng là một trong những yếu tố gây rủi ro nếu bạn quản lý không tốt.

Khách mời trong tổ chức sự kiện.​

Số lượng khách mời

Trước khi bắt đầu tìm kiếm địa điểm cho sự kiện của mình, Nhà tổ chức sự kiện cần phải biết số lượng khách mời sẽ đến dự và một số ý tưởng nằm trong sự kiện. Nhà tổ chức cần phải tính đến tất cả các yêu cầu:

- Có cần chỗ ở qua đêm cho khách mời không? Nếu có, cần bao nhiêu chỗ?

- Có cần phòng hạng sang hay phòng VIP không?

- Nếu sự kiện diễn ra ban ngày, có cần chỗ cho khách mời thay đổi hoặc sử dụng cho cuộc họp riêng hay không?

- Nên bố trí phòng họp như thế nào? Có thể giống như kiểu rạp hát, bàn tròn tám người, hình chữ U hay hình vuông? Có cần phân chia vị trí hay không? Thức ăn phải trình bày như thế nào? Có cần thêm không gian cho bàn ăn tự chọn hay chỗ để thức ăn hay không?

- Có cần không gian cho màn hình máy chiếu, sân khấu hay vị trí cho phiên dịch hay không?

- Có cần phòng riêng dùng cho giờ nghỉ giải lao hay không? Sẽ có khoảng bao nhiêu người? họ sẽ ngồi hay đứng?

- Loại sự kiện là gì? Ví dụ, khán giả sẽ im lặng hay không? Cần bao nhiêu bàn tất cả?

- Bữa tối sẽ là ăn tự chọn hay ngồi vào bàn?

- Có cần sân khấu hay phòng dành cho ca nhạc hay sàn nhảy không?

Thiệp mời

Thiếp mời cần được gửi cho khách của danh sách khách mời trong thời gian từ sáu tới bảy tuần trước khi diễn ra sự kiện. Tùy vào lịch giao thư của địa phương và lịch nghỉ lễ, nên nhớ vào mùa nghỉ lễ, nghỉ học kỳ và nghỉ hè, khách mời có thể đi ra ngoài thành phố và Nhà tổ chức sự kiện phải lên lịch tương ứng để đảm bảo khách trong danh sách khách mời có đủ thời gian hồi âm trở lại.

Hồ sơ Khách mời

Nắm bắt được những thông tin liên quan đến Khách mời có ý nghĩa quan trọng đối với việc tổ chức thành công một sự kiện. Một số câu hỏi sau đây giúp Nhà tổ chức sự kiện chuẩn bị hồ sơ khách mời.

- Độ tuổi của Khách mời?

- Khách mời đi hai người hay một người? Có phải sự kiện không dành cho các cặp đôi? (Vì thế mà sàn nhảy có thể không phù hợp cho loại sự kiện này).

- Vé vào có thể là vé đơn, vé cho bàn 10 người hay vé cho cả gia đình và bạn bè nếu là Tổ Chức Sự Kiện gây quỹ? Ai sẽ là người lập danh sách Khách mời – Có thể chỉ trong công ty, gia đình và bạn bè hay kết hợp?

- Trẻ em có tham dự hay không? Trẻ em có đi cùng người lớn hay không? Chú ý việc chuẩn bị riêng đồ uống cho trẻ em đi kèm.

- Vấn đề phương tiện đi lại cho Khách mời? Khách mời sẽ đến bằng xe riêng, xe tư nhân, hay xe sang trọng, có thể sử dụng phương tiện công cộng hay không?

Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Vietlinks chuyên cung cấp cho thuê âm thanh ánh sáng sân khấu, cho thuê bàn ghế hội nghị, bán cổng hơi giá rẻ, tổ chức các sự kiện trung thu, khai trương, động thổ, cung cấp PB, PG, MC....