Những điểm quan trọng cần lưu ý trong tổ chức sự kiện

Để tổ chức sự kiện được thành công các bạn cần đến rất nhiều yếu tố trong đó sự cẩn thận, tỉ mỉ được ưu tiên đặt lên hàng đầu. Những người làm tổ chức sự kiện không được phép quên những lưu ý dù nhỏ nhất để đạt được đúng như mong muốn của khách hàng, để cùng tạo nên một sự kiện đáng nhớ, tạo ấn tượng tốt về sự kiện đó trong lòng người tham dự.

>> xem thêm : công ty tổ chức sự kiện, cho thuê múa lân sư rồng, cho thuê âm thanh tphcm,cho thuê bàn ghế giá rẻ, cho thuê cổng hơi, bán cổng hơi giá rẻ, sản xuất cổng hơi

1.   Số lượng khách mời tham dự sự kiện:  

Phải lưu ý đến địa điểm tổ chức sự kiện và số lượng khách mời dự kiến phải khớp nhau. Cẩn thận tìm hiểu trước để có được những số liệu cụ thể. Không phải khi nào địa điểm tổ chức sự kiện càng đắt tiền, sang trọng hoặc có tên tuổi cũng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ…

2.   Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện:

Với những sự kiện cần thuê địa điểm tổ chức sự kiện thì cần lưu ý chính xác về thời gian diễn ra sự kiện, để không bị thua thiệt về giá cả cũng như tránh ảnh hưởng đến thời gian của các chương trình, sự kiện diễn ra sau đó. Cần thỏa thuận rõ ràng về thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, tránh gây tình trạng hiểu lầm về thời gian tập dượt và thời gian diễn ra sự kiện. Hết sức chú ý về các điều kiện đi kèm khi tổ chức ở những nơi khác nhau: về âm thanh, ánh sáng, an ninh, vệ sinh, thời tiết… Với những không gian rộng hay tổ chức ngoài trời thì yêu cầu cũng khác nhiều so với các event diễn ra trong nhà.

3.   Sự phối hợp giữa các bộ phận chuyên trách:

Các bộ phận phải kết hợp chặt chẽ với nhau để tạo nên sự chuyên nghiệp, bài bản trong khâu tổ chức. Ví dụ người ca sĩ phải tập dượt ăn khớp với người phụ trách âm thanh để có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn, người MC dù rất tự tin vào khả năng cũng phải xem trước nội dung, hiểu rõ chương trình để tránh những sai xót và xử lý tình huống nhanh khi cần.

4.   Tiến độ công việc và phương án khi gặp rủi ro:

Trưởng bộ phận nên có bản danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Và phải luôn có những phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết những sự cố, rủi ro xảy ra bất chợt một cách thuận lợi, an toàn và nhanh chóng. Người tổ chức còn dự đoán trước những tình huống xấu có thể xảy ra và đưa ra luôn những cách giải quyết cụ thể. Có như thế, mỗi event mới diễn ra suôn sẻ, và mọi thứ mới có thể nằm trong tầm kiểm soát và kế hoạch định sẵn.