Nghiệm thu, đánh giá sự kiện

Kết thúc sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, nhà tổ chức sự kiện cần lập danh mục các công việc phải hoàn thành cho giai đoạn này và kiểm soát nó một cách thỏa đáng. Danh mục các công việc chính bao gồm:

Tổ chức họp tổng kết và tiếp nhận phản hồi của các bên liên quan.
Giải quyết các khoản thu- chi và chuẩn bị giải trình kiểm toán.
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ hợp đồng theo luật định.
Cảm ơn nhân viên/ TNV, những người tham gia, nhà tài trợ….
Chuẩn bị báo cáo đầy đủ về kết quả sự kiện phát cho các bên liên quan. Đề xuất các kiến nghị để cải tiến sự kiện trong tương lai.
Đánh giá sự kiện.

Đánh giá sự kiện đóng vai trò quan trọng trong tiến trình quản trị sự kiện. Quản trị sự kiện vẫn còn là một ngành non trẻ, đang phải đấu tranh trong một số lĩnh vực để xác lập tính chính danh và được chấp nhận như là một nghề nghiệp. Một trong những cách thức tốt nhất cho ngành để đạt được sự tín nhiệm là những sự kiện được đánh giá một cách trung thực và nghiêm túc. Vì vậy, kết quả của chúng được biết đến, những ích lợi của chúng được thừa nhận và hạn chế của chúng được chấp nhận. Tuy nhiên, cần quán triệt rằng, đánh giá sự kiện phải đóng vai trò cho một mục đích sâu sắc chứ không phải là hình thức để đối phó. Nó nằm ở trung tâm của tiến trình, nơi những hiểu biết đạt được, những bài học được rút ra và những sự kiện được hoàn thiện.

Kết thúc sự kiện
Kết thúc sự kiện
Để thực hiện tốt, nhà quản trị sự kiện cần phải nhận thức và khai thác cả hai nguồn nghiên cứu sơ cấp và thứ cấp trong hoạch định và đánh giá các sự kiện. Đánh giá sự kiện, nếu được khai thác hợp lý và áp dụng là chìa khóa cho tiến trình cải tiến liên tục sự kiện, tạo chỗ đứng và danh tiếng của ngành sự kiện. Như vậy, đánh giá sự kiện phải là một ưu tiên chính đối với các nhà quản trị sự kiện phải là một ưu tiên chính đối với các nhà quản trị sự kiện để đánh giá đúng sự kiện của họ và phổ biến, việc đánh giá này đến tất cả các bên liên quan và các nhóm quan tâm. Nếu làm tốt, sẽ nâng cao danh tiếng các sự kiện của họ và nâng cao danh tiếng của bản thân các nhà quản trị sự kiện cũng như là các chuyên gia.

Quan niệm và mục đích đánh giá sự kiện

Đánh giá sự kiện là tiến trình của việc quan sát, đo lường và giám sát việc triển khai thực hiện một sự kiện nhằm đánh giá kết quả của sự kiện một cách chính xác. Việc đánh giá sự kiện cho phép tạo ra hồ sơ sự kiện, phác thảo những đặc tính cơ bản và những số liệu thống kê quan trọng của sự kiện. Đồng thời, công tác này cũng cho phép phản hồi thông tin cho các bên liên quan và công cụ phân tích và cải tiến. Mục đích của đánh giá dự án sự kiện là so sánh và đánh giá tiến độ thực tế của dự án với kế hoạch dự án sự kiện; đánh giá tính linh hoạt  về khả năng của hệ thống ứng phó với thay đổi: đánh giá tính kịp thời của các báo cáo; đánh giá hiệu quả của các quyết định quản lý; so sánh các mốc kế hoạch với thực tế.

Tiến trình quản trị sự kiện là một chu trình, trong đó việc thu thập và phân tích dữ liệu từ một sự kiện cho phép cải thiện các quyết định, các kế hoạch và hiệu quả của những sự kiện trong tương lai. Điều này được áp dụng đối với cả những sự kiện riêng lẻ và sự kiện lặp lại, tức là các bài học được rút tỉa từ một sự kiện khác có thể được kết hợp trong việc lập các kế hoạch sự kiện tiếp theo. Nó cũng được áp dụng đối với kiến thức chung về sự kiện, tức là các bài học kinh nghiệm từ những sự kiện riêng lẻ sẽ đóng góp vào nâng cao sự hiểu biết tổng thể và hiệu quản của ngành sự kiện.

Những đổi mới trong marketing, lập chương trình, dàn dựng, cũng như cải thiện các vấn đề thuộc về hoạt động kiểm soát đám đông, quản lý rủi ro và an ninh đã nhanh chóng dậy sóng trong ngành sự kiện, được chấp nhận và sử dụng phổ biến. Đôi khi, việc chuyển giao kiến thức diễn ra thông qua sự chuyển dịch nhân sự kiện.

Phương pháp đánh giá sự kiện

Getz ( 1997) đã xác định ba thời kỳ chính thật sự hữu ích để tiến hành đánh giá là thẩm định trước sự kiện, giám sát sự kiện và đánh giá sau sự kiện:

Thẩm định trước sự kiện:

Thẩm định một số nhân tố chi phối một sự kiện thường diễn ra trong giai đoạn nghiên cứu và lập kế hoạch. việc thẩm định này đôi khi được xem như là một nghiên cứu khả thi và được sử dụng để xác định mức độ nguồn lực mà một sự kiện có thể đòi hỏi và có hay không có nó để tiếp tục sự kiện. Nghiên cứu có thể bao gồm nghiên cứu thị trường về phản ứng của khán giả có thể xảy ra đối với sự kiện và một số nghiên cứu sâu về dự báo số lượng tham dự, chi phí và lợi ích. Nó thường được so sánh với hồ sơ và kết quả của những sự kiện tương tự trước đó. Nghiên cứu có thể dẫn đến việc thiết lập các mục tiêu hoặc điểm chuẩn để đo lường sự thành công của một dự án.

Giám sát sự kiện:

Giám sát sự kiện là quá trình theo dõi tiến trình của một sự kiện qua các giai đoạn thực hiện khác nhau, qua đó cho phép điều chỉnh các yếu tố chi phối. Việc bán vé được xem như là chậm chạp nhất đối với một sự kiện là một ví dụ, điều này dẫn đến việc tăng cường quảng cáo hay một nỗ lực quảng bá lớn hơn. Kiểm soát ngân sách có thể dẫn đến việc cắt giảm chi phí hoặc giải ngân cho các mục chi phí khác. Giám sát trong suốt sự kiện có thể dẫn đến những thay đổi để cải thiện việc phân phối sự kiện,  chẳng hạn, điều chỉnh âm lượng hay làm thay đổi sự phân tán của lực lượng an ninh và nhân viên vệ sinh để phù hợp với mô hình thay đổi của đám đông. Tiến trình giám sát là quan trọng để kiểm soát chất lượng và cung cấp thông tin có giá trị cho việc đánh giá cuối cùng và cho các mục tiêu lập kế hoạch trong tương lai.

Đánh giá sự kiện
Đánh giá sự kiện
Đánh giá sau sự kiện:

Phổ biến nhất của công tác đánh giá là đánh giá sau khi sự kiện kết thúc, bao gồm thu thập dữ liệu thống kế và phân tích chúng trong mối quan hệ với sứ mệnh và mục tiêu của sự kiện. Chỉ số hiệu suất cơ bản ( Key Performance Indicators- KPIs) đôi khi cũng được sử dụng để đánh giá sự thành công của sự kiện. Cuộc họp tổng kết với sự tham gia của sự kiện. Cuộc họp tổng kết với sự tham gia của các thành viên chủ chốt và các bên có liên quan, để trao đổi những điểm mạnh và điểm yếu trong tổ chức sự kiện. Đánh giá sau sự kiện, cũng có thể bao gồm điều tra bằng bảng hỏi đối với khán giả và người tham gia dự sự kiện, để thăm dò ý kiến của họ về sự trải nghiệm và đo lường mức độ hài lòng của họ với sự kiện.

Báo cáo đánh giá sự kiện

Khi thông tin đã được kiểm tra, so sánh và đối chiếu từ thu thập dữ liệu quan sát, những cuộc họp phản hồi và những cuộc điều tra thì nên hoàn thành một báo cáo đánh giá sự kiện cuối cùng và gửi đén cho tất cả các bên liên quan.

Đơn vị chủ nhà sự kiện sẽ muốn biết những gì mà sự kiện đạt được:

Sự kiện thực hiện đúng ngân sách dự toán và đúng thời gian không?
Sự kiện có đạt được mục tiêu đặt ra không?
Bao nhiêu người tham dự và mong đợi của họ được đáp áp ứng không? Đối với lập kế hoạch cho sự kiện tương tự trong tương lai, có thể sẽ hữu ích nếu biết được khách đến từ đâu? Bằng cách nào họ biết đến sự kiện?. Họ có ý định quay trở lại sự kiện vào những năm tiếp theo hay không?
Các nhà tài trợ sự kiện sẽ có những thước đó khác:

Mức độ nhận thức của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ của họ có gia tăng qua sự kiện không?
Các quảng cáo đã đạt đến sự thâm nhập nào?
Sự kiện tạo ra độ bao phủ trên truyền thông đại chúng như thế nào?
Sơ lược tiểu sử của những người tham dự sự kiện?
Các cơ quan tài trợ cho sự kiện sẽ có những thủ tục hoàn trả nợ và thường yêu cầu kiểm toán các báo cáo tài chính về thu nhập và chi tiêu cùng với báo cáo về kết quả tác động về văn hóa- xã hội và thê thao của sự kiện.

Hội đồng cơ quan quản lý du lịch có thể muốn biết về số lượng du khách được thu hút đến khu vực và những gì họ chi tiêu, không chỉ cho sự kiện mà còn cho việc đi lại, mua sắm và lưu trú.

Công ty Vietlinks chuyên tổ chức sự kiện, cho thuê âm thanh ánh sáng, cho thuê bàn ghế sự kiện, cho thuê PG Model, cho thuê cổng hơi rối hơi,...