Quản lý trong quá trình tổ chức sự kiện

Các công việc có liên quan đến điều hành sự kiện bao gồm điều hành sân khấu, điều hành việc quản lý khách mời và khán giả, điều hành các hoạt động phụ trợ, điều hành hoạt động ăn uống, điều hành bế mạc sự kiện và quản lý khách rời địa điểm và tổ chức hoạt động tiễn khách.

Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu.

Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu.
Theo dõi diễn biến sự kiện theo chương trình/ kịch bản chi tiết.
Điều hành hoạt động của những người tham gia trình diễn có hiệu quả.
Điều hành việc quản lý khán giả và khách mời.

Dựa vào theo danh mục khách mời luôn kiểm soát và cập nhật khách mời mới đến và khán giả trong sự kiện.
Phân công nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả và khách mời.
Kiểm tra, giám sát các diễn biến của khán giả và khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản trị sự kiện những bất thường và phối hợp trong việc giải quyết các tình huống phát sinh liên quan đến khách mời/ khán giả.
Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào các nội dung của sự kiện đúng theo kịch bản nhằm đạt được mục tiêu của sự kiện.
Điều hành diễn biến sự kiện
Điều hành diễn biến sự kiện
Điều hành các hoạt động phụ trợ cho sự kiện.

Xác định danh mục hoạt động phù trợ ( trình diễn nghệ thuật, giải trí, giao lưu, tặng quà, hoạt náo….)
Phân công nhiệm vụ điều hành, tổ chức các hoạt động phụ trợ.
Tiến hành triển khai các hoạt động phụ trợ.
Kiểm tra sát diễn biến các hoạt động phụ trợ.
Hỗ trợ người trình diễn ( diễn viên, diễn giả) rời khu vực biểu diễn.
Điều hành hoạt động ăn uống

Kiểm soát việc thực hiện thực đơn của các nhà cung ứng dịch vụ ăn uống theo tiêu chuẩn đã xây dựng.
Thông báo chính xác địa điểm và thời gian bữa ăn của đoàn khách.
Thông báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn.
Phản hồi chất lượng và cách thức phục vụ bữa ăn cho đơn vị phục vụ.
Diễn biến sự kiện, điều hành diễn biến sự kiện
Diễn biến sự kiện, điều hành diễn biến sự kiện
Điều hành bế mạc sự kiện

Phối hợp triển khai bế mạc sự kiện theo kế hoạch đã định.
Các hoạt động tri ân, tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu ( kỷ yếu, báo cáo về sự kiện hoặc thông tin mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền tải ).
Quản lý khách rời địa điểm tổ chức sự kiện và tổ chức tiễn khách.

Kiểm soát khách rời địa điểm tổ chức sự kiện nhanh chóng và an toàn.
Tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện.
Tổ chức vận chuyển khách sự kiện về cơ sở lưu trú và từ khách sạn ra đầu mối giao thông ( sân bay, nhà ga….). Cảm ơn và chia tay khách.
Ngoài những kiến thức ở cho quý khách có những kỹ năng tốt để tổ chức một sự kiện hoàn hảo thì bên cạnh đó Á Châu, còn có những dịch vụ tổ chức sự kiện cho quý khách hàng và cung cấp thiết bị cho sự kiện quý khách có thể tham khảo thêm khi cần đến.

Công ty Vietlinks chuyên tổ chức sự kiện, cho thuê âm thanh ánh sáng, cho thuê bàn ghế sự kiện, cho thuê PG Model, cho thuê cổng hơi rối hơi,...