CÁCH THỨC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG NHÀ TRƯỜNG, HỌP MẶT TẬP THỂ

- Một nhóm gồm nhiều thành viên có những kỹ năng và sở trường khác nhau, hãy lưu ý đến các điểm mạnh của họ để phân công công việc (Họ có thể giúp chuẩn bị phần lên kê kế hoạch và ngân sách, soạn giấy mời và áp phích quảng cáo....).
- Đảm bảo được một đội ngũ tình nguyện viên đầy nhiệt huyết. Nếu họ có quan hệ kết nối tốt, việc mời các khách quan trọng sẽ dễ dàng hơn.
>> >> xem thêm : cho thuê bàn ghế giá rẻ, cho thuê âm thanh tphcm , cho thuê cổng hơi, công ty tổ chức sự kiện, công ty tổ chức lễ khai trương, công ty tổ chức lễ khánh thành, cho thuê múa lân sư rồng


Tổ chức sự kiện trong nhà trường, họp mặt tập thể cần có cách thức nhất định
- Chuẩn bị ngân sách ( Phải bao gồm tất cả các loại phí thu – chi, tài trợ, chi tiêu phát sinh…)
- Chuẩn bị bản áp-phích nháp, phải bao gồm dự trù về ngày giờ, địa điểm(vị trí), khách cấp cao, tên sự kiện, chủ đề hoặc bảng nhãn của sự kiện.
- Chuẩn bị thời gian biểu cho các hoạt động của sự kiện
- Chuẩn bị bảng thời gian chi tiết cho từng hoạt động của sự kiện
- Đảm bảo về thông tin kịp thời và đầy đủ cho các thành viên nhóm và giám sát viên. Sự cộng tác tốt sẽ giúp cho công việc của bạn trôi chảy hơn.
Thực hiện :
- Cố định về thời gian, địa điểm, khách mời chủ chốt, tên và chủ đề sự kiện.
- Thống nhất về ngân quỹ, thời gian biểu… với các thành viên nhóm và giám sát viên.
- Thêm một lần nữa, gặp các thành viên nhóm và tình nguyện viên để suy nghĩ bàn bạc về các vấn đề có thể xảy ra. Đây cũng là thời điểm phù hợp nhất để thảo luận kế hoạch hoạt động.
- Giao công việc cho nhiều thành viên khác nhau và giao cho người có kinh nghiệm nhất phối sắp xếp các hoạt động. Nếu là một sự kiện truyền thông, hãy để nhiều người sắp xếp họat động dưới sự giám sát của một người, lãnh đạo nhóm phải là người được các thành viên khác tin cậy.

- Đảm bảo về việc cập nhật mọi nguồn thông tin liên quan đến sự kiện.
- Tìm kiếm nguồn từ các nhà tài trợ và nguồn tài chính khác.
- Quảng bá sự kiện : Chuẩn bị sách thông tin, phát quảng cáo, thông cáo truyền thông, gửi thư điện tử, liên lạc điện thọai, thư nhóm điện tử...
- Việc đảm bảo các hoạt động quản lý được tiến hành cẩn thận là rất quan trọng. Những vấn đề về tính toán không tốt, thiếu sót về trao đổi thư tín sẽ gây ảnh hưởng đến sự kiện.
- Đảm bảo nhóm không có vấn đề nội bộ nảy sinh : Liên lạc thường xuyên với các nhóm trưởng, các thành viên và tình nguyện viên
- Thu thập các vật dụng cần thiết cho sự kiện như : huy chương, trò chơi, vật lưu niệm, giải thưởng hay chứng chỉ.
- Chuẩn bị về phần chụp ảnh và ghi hình.
- Chuẩn bị các đồ ăn, nước uống: Đây cũng là thời điểm tốt để chuẩn bị chỗ ở đặc biệt cho những người khuyết tật….
- Chuẩn bị thiết kế sân khấu, bàn ghế, míc, loa, máy tính, máy chiếu, bục kê,…sẵn sang ở địa điểm tổ chức.
- Chuẩn bị danh sách các vật dụng liên quan như : di động, số điện thoại, thẻ thư điện tử cho các thành  viên.
- Tham quan địa điểm với các thành  viên, kiểm tra khu vực xung quanh bao gồm bãi đỗ,nhà vệ sinh, nhà vườn, liên hệ nhân sự và sắp xếp, các loại cửa ra vào và thóat hiểm.
- Cho những chỉ dẫn chắc chắn để hướng dẫn các nhóm viên giải quyết các tình huống.
- Đảm bảo việc liên lạc với mỗi người để thống nhất thời gian địa điểm cụ thể.
Những công việc cần phải làm trong vòng 24-36 giờ trước sự kiện
- Kiểm tra các thư mời đã được gửi và được trả lời lại chưa, tạo danh sách khách mời.
- Nhắc những người quan trọng về sự kiện.
- Kiểm tra xem các hoạt động đã lên theo đúng kế hoạch thời gian biểu chưa.