Yếu tố cần và đủ cho tổ chức một sự kiện

Cuộc sống luôn cần đến động từ: “tổ chức”. Bất kể đi đâu, làm gì và làm như thế nào, thì việc “tổ chức” nó sao cho tốt chính là đã hoàn thành được một nửa mục tiêu. Chỉ đơn giản như một sự kiện hàng năm: tổ chức sinh nhật - cũng cần đầu tư rất nhiều công sức lẫn tiền bạc. Ai cũng mong muốn sở hữu một buổi sinh nhật vui vẻ và đáng nhớ dù nó được “tổ chức” đơn giản hay hoành tráng. Hay là những ngày dỗ, lễ, tết, thăm nom, đám hỏi, đám cưới, tổ chức tiệc.... chúng đều là những sự kiện rất thường nhật của cuộc sống mà rất cần đến việc “tổ chức”.


>> >> xem thêm :cho thuê âm thanh tphcm , công ty tổ chức sự kiện, cho thuê múa lân sư rồng, cho thuê pg sự kiện ,cho thuê bàn ghế giá rẻ






Một sự kiện dù được chăm chút đến đâu, đầu tư với kinh phí khủng đến thế nào mà khâu tổ chức yếu kém thì sự kiện đó cũng thất bại. Nói như vậy để thấy rằng, trong cuộc sống này hàng ngày, vẫn có vô số những sự kiện được diễn ra, và để đảm bảo cho chúng hoạt động tốt thì việc “tổ chức” ra sao luôn là mối quan tâm hàng đầu.

Tổ chức sự kiện cũng vì thế mà trở thành một nghề độc lập và thể hiện được sự hữu dụng của mình. Tổ chức sự kiện càng có vị trí quan trọng hơn đối với các sự kiện lớn.

Nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi rất nhiều yếu tố ở cả con người, tiềm lực kinh tế và các mối quan hệ. Tuy nhiên người tổ chức sự kiện có lẽ là những người nắm giũ vị trí quan trọng hơn cả. Người tổ chức sự kiện không chỉ năng động, chịu khó, tỉ mỉ, cẩn thận, óc sáng tạo, thẩm mỹ, có kỹ năng tổ chức, lãnh đạo, có sự đam mê với nghề và còn đặc biệt phải là người có sức khỏe. Nghề tổ chức sự kiện luôn phải chịu rất nhiều áp lực, đặc biệt nó là nghề được mệnh danh là: nghề của những ý tưởng và sự chu đáo.

Nói như vậy, ý tưởng chính là linh hồn của tổ chức sự kiện. Sự chu đáo, chịu được áp lực công việc chính là một trong những tờ giấy thông hành quan trọng nhất cho tổ chức sự kiện được thành công. Điều này càng được thể hiện rõ nét thông qua các sự kiện lớn như: lễ hội hoặc quảng bá sản phẩm..
.
Những người làm tổ chức sự kiện không cho rằng khi đã có một bản kế hoạch dù là chi tiết đến từng tiểu tiết nhỏ nhặt là sự kiện đó sẽ thành công. Những kế hoạch trên giấy có thể đúng như dự đoán đối với nhiều hoạt động khác tuy nhiên lại không đúng với công việc tổ chức sự kiện. Đôi khi kế hoạch là vậy nhưng trên thực tế lại không thể thực hiện đúng như thế. Cũng giống như với việc một giáo viên lên lớp nhưng lại bị “cháy giáo án”. Tổ chức sự kiện cũng vậy, bởi vì có quá nhiều yếu tố chi phối chúng mà không phụ thuộc vào người tổ chức sự kiện. Người tổ chức sự kiện hẳn phải có một sức khỏe tốt và khả năng chịu áp lực công việc rất cao.

Cũng có một số nơi cho rằng, kinh nghiệm là yếu tố then chốt cho nghề tổ chức sự kiện. Bởi những người có kinh nghiệm có thể tiên lượng trước được nhiều tình huống và khả năng khác có thể xảy ra. Điều đó không hoàn toàn là không đúng, khi có kinh nghiệm thì đương nhiên người tổ chức sự kiện có một thế mạnh khác so với những người mới bước vào nghề. Tuy nhiên, việc kết  hợp giữa kinh nghiệm của người đi trước với những ý tưởng, sự chuẩn bị chu đáo, một bản kế hoạch chi tiết thì có lẽ sự kiện đó sẽ còn tỏa sáng và thành
công hơn bao giờ hết.