4 mẹo dễ dàng xử lý các tình huống khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời là một cơ hội tuyệt vời khi tận dụng các nguồn lực đã có sẵn như không gian thoáng đãng, cảnh quan thiên nhiên, ánh sáng tự nhiên phong phú… Các sự kiện ngoài trời có thể là một hình thức thú vị; thay vì tham gia trong một phòng tiệc nhộn nhịp, ngột ngạt thì không gian ngoài trời có thể giúp khách mời thư giãn và tập trung vào lý do tổ chức sự kiện.

>>>>>>Xem thêm : Cho thuê âm thanh event,cho thuê bàn ghế hội nghị,Đơn vị tổ chức sự kiện,dịch vụ tổ chức sự kiện,cho thuê bàn bar ghế bar,bán cổng hơi sự kiện giá rẻ,Công ty tổ chức tết trung thu,dịch vụ tổ chức lễ khai trương,công ty tổ chức tết thiếu nhi,công ty tổ chức tiệc tất niên,công ty tổ chức sự kiện

Việc tổ chức sự kiệnngoài trời là một trải nghiệm, nhưng cũng có thể đầy nguy hiểm. Vấn đề tiềm ẩn có thể biến sự kiện outdoor của bạn thành một cơn ác mộng đó chính là thời tiết. Không thể nào tránh khỏi ý trời, vậy nên cách xử lý hiệu quả nhất vẫn là có sẵn phương án đề phòng rủi ro và phản ứng thật nhanh chóng

1.  Đảm bảo che phủ tất cả mọi thiết bị


Hầu hết các sự kiện đều có hạng mục của âm thanh, ánh sáng, và các thiết bị kỹ thuật khác. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện ở ngoài trời, hãy luôn khôn ngoan để mang theo đủ dù bạt hoặc các loại vật liệu chịu nước có thể che phủ tất cả các thiết bị mà không thể bị ướt. Bằng cách đó, nếu trời bắt đầu mưa, bạn có thể giảm thiểu thiệt hại khi sự kiện vẫn tiếp tục diễn ra. Để tận dụng tối đa độ che phủ, đảm bảo rằng bạn có một kế hoạch phù hợp.


2.  Đảm bảo Ekip của bạn biết kế hoạch


Nếu bạn có một phương án trong trường hợp thời tiết xấu, bạn cần có một kế hoạch cụ thể và đảm bảo rằng phải được truyền đạt đến tất cả các thành viên của e-kip. Dành thời gian trước khi sự kiện bắt đầu hoặc thậm chí trước khi thiết lập để có một cuộc họp. Bằng cách đó, bạn sẽ giảm thiểu thiệt hại về các thiết bị sự kiện, ánh sáng, loa, đèn chiếu, máy chiếu, và nhiều hơn nữa nếu có một bất trắc nào đó xảy ra.


3.  Có kế hoạch di chuyển


Kế hoạch sơ tán trong trường hợp thời tiết thay đổi tồi tệ nhất, ưu tiên hàng đầu là sơ tán người tham dự đến một vị trí an toàn. Một kế hoạch sơ tán cần phải có sẵn để mọi người thực hiện chính xác, từ các nhà quản lý sân khấu đến an ninh đều cần nắm rõ. Bằng cách này sẽ có sự di chuyển an toàn và hiệu quả nhất trong trường hợp thời tiết nguy hiểm. Đảm bảo rằng tất cả mọi người làm việc trong sự kiện đều có thông tin liên lạc với nhau trong trường hợp cần thiết sơ tán.

4.  Có địa điểm dự phòng


Nếu có thể, luôn luôn lên kế hoạch để có một địa điểm dự phòng (trong nhà) cho một sự kiện đang được tổ chức ngoài trời. Điều này không phải lúc nào cũng nhất thiết với những hạn chế về ngân sách và quy mô sự kiện, nhưng một vị trí gần để có thể chuyển các hạng mục cần thiết cho sự kiện để tránh mưa hoặc thời tiết xấu có thể cho phép bạn tiếp tục sự kiện tại một địa điểm an toàn khác.


Chuẩn bị và xử lý cho thời tiết xấu là một vấn đề không tránh khỏi đối với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Ngay cả khi điều kiện, địa điểm, và thời gian trong năm đang thích hợp, vẫn có thể một thời điểm thời tiết xấu sẽ ảnh hưởng đến sự kiện của bạn. Chiến lược tốt nhất của bạn để đối phó với thời tiết là dự đoán mọi khả năng