5W1H trong tổ chức sự kiện

Ngàynay, tổ chức sự kiện đang trở thành một ngành nghề phát triển tại Việt Nam.Và để có một chương trình sự kiện thành công là sự kết hợp của nhiều yếu tốkhác nhau, trong đó chúng ta không thể kể tới sự vận dụng nhuần nhuyễn nguyêntắc 5W1H trong tổ chức sự kiện. Vậy 5W1H là gì, bạn và tôi hãy cùng nhau đi tìmhiểu.

>>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiệntphcm , chothuê bàn ghế giá rẻ , chothuê âm thanh ánh sáng tphcm , chothuê Pg model , chothuê đoàn lân sư rồng , chothuê bàn bar ghế bar , chothuê cổng hơi rối hơi , côngty tổ chức lễ khai trương

Why: Tại sao?

Why đề cập đến mục đích của việc tổ chức sự kiện, hay nói cách khác bạn muốnnhững gì từ sự kiện này. Đó có thể là để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của côngty; quảng bá thương hiệu, hình ảnh của doanh nghiệp hoặc để thúc đẩy một chươngtrình cộng đồng,...Việc xác định mục tiêu của sự kiện khi bắt đầu lập kế hoạchlà vô cùng quan trọng, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của sự kiệnđó, cung cấp cho chúng ta phương hướng hành động để đạt được những mục tiêu đãđề ra. Một chương trình sự kiện mà không xác định mục tiêu rõ ràng thì thật làlãng phí thời gian, nhân lực và nguồn lực.

What: Cái gì?

Có nghĩa là chúng ta sẽ làm những gì trong chương trình sự kiện của mình, baogồm:

Tên sự kiện: tên của sự kiện này là gì? Ví dụ như “Lễ hội hoa anh đào Nhật Bản”

Thực đơn cho thức ăn và đồ uống: Đây là danh sách các mặt hàng thực phẩm và đồuống mà bạn sử dụng để phục vụ cho khách mời và đối tượng mục tiêu. Trước khiquyết định menu, chúng ta hãy tham khảo ý kiến từ phía nhà hàng cung cấp bởi họ sẽ hiểu rõ về vấn đề này hơn chúng ta. Bên cạnh đó, ta cũng nên lưu ý làthực đơn nên đi theo chủ đề của sự kiện cũng như sở thích và tôn giáo của kháchhàng. Ngoài ra, điều kiện khí hậu cũng cần được quan tâm để tránh phục vụ nhữngđồ ăn và thức uống trái mùa.

Thông tin về sự kiện: Bao gồm tất cả những thông tin về sự kiện, ví dụ như “ Sựkiện họp mặt khách hàng đầu năm của Ngân hàng BIDV”.Thông tin về khách mời: Aisẽ là khách mời chính trong sự kiện? Đó có thể là các nhà tổ chức, nhà tài trợ,các đối tác, các cơ quan báo chí, truyền thông,..

Chủ đề sự kiện: Mỗi một sự kiện sẽ có những chủ đề khác nhau và chủ đề dựa trêncác sự kiện nói chung hoặc đám cưới. Trong một sự kiện có chủ đề thì tất cả mọithứ từ trang phục, trang trí, trò chơi, âm nhạc, quà tặng,.. đều dựa trên mộtchủ đề cụ thể.

Các nhà cung cấp dịch vụ: ai sẽ là nhàcung cấp dịch vụ cho sự kiện. Bất kì một chương trình sự kiện nào thì cũng cầnnhững nhà cung cấp về trang thiết bị hoặc nhân sự,..

Quy định đối với khách mời: Đây là nhữngquy định đối với khách mời tham dự sự kiện như độ tuổi, trang phục, kiến thứcvề sản phẩm, dịch vụ của công ty. Vào cửa? Có nghĩa là hình thức vào cửa đểtham gia sự kiện, có thể là bán vé, vào tự do, gửi thư mời,..

Quà tặng: chúng ta sẽ tặng quà gì chokhách hàng, cách thức tặng và tặng khi nào.

Chiến dịch truyền thông quảng bá: Đây làcác hình thức, phương tiện để truyền thông hiệu quả đến nhà tài trợ, đối tác,khách hàng.Lịch trình: các hoạt động sẽ xảy ra trong chương trình sự kiện: thờigian, nội dung cụ thể,..

Ngân sách: Điều này đồng nghĩa với việcchúng ta phải xác định chi phí cho sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng,marketing, Pr cho sự kiện.

When: Khi nào?

Sự kiện sẽ được tổ chức vào ngày và thời gian nào. Và khi chọn ngày và thờigian cho sự kiện, chúng ta cần lưu ý:Chọn ngày và thời gian theo mục tiêu tiệnlợi và có khán giả, tránh tổ chức vào những ngày làm việc, thời gian diễn racác sự kiện khác.Thời gian sự kiện mà bạn tổ chức không trùng với thời giandiễn ra các sự kiện lớn hơn và quan trọng hơn.Yếu tố thời tiết và khí hậu: hãytìm hiểu về thời tiết ngày diễn ra sự kiện để có những quyết định và phương ánphù hợp.

Where: ở đâu?

Đây là địa điểm nơi diễn ra sự kiện, mỗi một sự kiện sẽ có những địa điểm phùhợp khác nhau.

Who: Ai?

Sự kiện tổ chức là dành cho ai, nhà tàitrợ, đối tác, khách hàng, hay khách hàng?

How: như thếnào?

Sự kiện đó sẽ được tổ chức như thế nào?Cách thức, hình thức tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc vào tính chất của sự kiện,yêu cầu của khách hàng, ý tưởng của người lên kế hoạch, mục tiêu của sự kiện,..