Một số lỗi cơ bản khi tổ chức sự kiện

Ngày nay, tổ chức sự kiện trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị, nhằm góp phần quảng bá sản phẩm, dịch vụ cũng như hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Và để có được một chương trình sự kiện thành công, đáp ứng được những mục tiêu đã đề ra không phải là điều dễ dàng gì. Bởi lẽ, trong quá trình tổ chức chúng ta thường mắc phải những sai lầm cơ bản không đáng có, tiêu biểu như:





>>Xem thêm:  cho thuê bànghế tphcm, chothuê âm thanh event, chothuê âm thanh tphcm, cho thuê bànghế hội nghị, cho thuê cổng hơi , bán cổng hơi sự kiện

1. Kí những bản hợp đồng không rõ ràng.




Nếu chúng ta đã là một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì khi ký kết hợp đồng với khách hàng hãy đảm bảo chắc chắn một điều rằng bản hợp đồng này rõ ràng, chặt chẽ để không thể bắt bẻ nếu có phát sinh, sự việc xảy ra ngoài ý muốn. Khi viết hợp đồng từ ngữ, cách diễn đạt cần phải rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu, không nên sử dụng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa có thể dẫn tới những cách hiểu khác nhau. Đặc biệt, tránh dùng những từ như “sẽ được thỏa thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.






2. Không kiểm tra thời gian chính xác diễn ra sự kiện.




Trước khi chúng ta chốt lịch thời gian tổ chức sự kiện bất kì, chúng ta không thể không kiểm tra xem ngày đó có trùng với bất kì dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ hay sự kiện nào không để tránh trùng với ngày nghỉ lễ. Đồng thời, chúng ta cũng nên lưu ý tránh việc tổ chức cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem, nhất là khi chúng ta đang tìm kiếm một bản hợp đồng với một đối tác là nam giới.





3. Đặt chỗ trước khi đến xem địa điểm.




Thông thường, chúng ta thường tổ chức một sự kiện ở những nơi xa công ty của mình, thậm chí là cách xa hàng trăm km và ngân sách công ty không đủ tiền để chi trả cho việc đi lại và ăn uống. Đây thật là một lỗi lớn khi tổ chức sự kiện nếu chúng ta mắc phải. Đây là một điều rất đáng chê trách khi tổ chức một sự kiện hay một buổi mít tinh lớn.




Chúng ta hãy chắc chắn kiểm tra địa điểm tổ chức sự kiện mà mình chọn trước khi sự kiện diễn ra. Và địa điểm đó phải phù hợp với loại hình sự kiện mà chúng ta tổ chức, không gian phù hợp để trang trí, lắp đặt hệ thống thiết bị âm thanh ánh sáng, cho phép bạn có cơ hội để xây dựng. Ngoài ra, chúng ta cũng nên có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó.




4. Thất bại trong việc thu hút mọi người tham dự sự kiện.




Muốn để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện của mình thì chúng ta cần phải thông báo, truyền thông cho họ biết trước một khoảng thời gian nào đó. Đây là vấn đề thuộc về marketing và giao tiếp, là một phần trong công việc lên kế hoạch và chuẩn bị. Nếu chúng ta thông báo cho người tham dự càng sớm thì khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự sự kiện rất cao.




5. Lên kế hoạch thất bại.




Kế hoạch là điều kiện bản lề để tạo nên sự thành công cho sự kiện, nếu việc lên kế hoạch thất bại là chúng ta đang tự đặt mình vào thảm họa. Có rất nhiều công việc lặt vặt, linh tinh cần được sắp xếp gần nhau để chúng ta có thể giải quyết hay sử dụng dịch vị để giải quyết. Chúng ta nên thảo luận với mọi người về sự kiện mà mình đang tổ chức để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau. Bên cạnh đó, cần phải tạo ra một danh sách những công việc cần làm và kiểm tra danh sách đó thường xuyên. Nếu chúng ta tỉ mỉ, chi tiết bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi của chúng ta sẽ giảm xuống ít đi.