Thời tiết – Vấn đề khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Trong tất cả các vấn đề của sự kiện outdoor, chắc hẳn thời tiết là một trong những vấn đề nhức nhối hàng đầu của event-er. Chúng ta cũng không thể nào tránh khỏi ý trời, vậy nên cách xử lý hiệu quả nhất có lẽ vẫn là có sẵn phương án đề phòng rủi ro và phản ứng thật nhanh chóng.

>>Xemthêm: cho thuê bàn ghế tphcm, cho thuê âm thanh event, cho thuê âm thanh tphcm, cho thuê bàn ghế hội nghị, cho thuê cổng hơi , bán cổng hơi sự kiện

1.Chọn ngày tổ chức
Chủ động liên hệ với các tổ chức hoặc Trung tâm dự báo có uy tínđể dự báo chuẩn xác nhất có thể tình hình thời tiết trước khi lựachọn ngày diễn ra chương trình.

2.Mua bảo hiểm cho sự kiện
Phương pháp này thường được sử dụng tại nước ngoài, khi các loạihình bảo hiểm dành cho sự kiện rất phong phú và có các điều khoảnquy định chặt chẽ nhằm hạn chế thấp nhất những thiệt hại cho đơn vịtổ chức khi rủi ro xảy ra. Ngoài điều khoản bảo hiểm cho các vấn đềvề thời tiết, còn có các loại bảo hiểm đối với trường hợp chươngtrình bị dừng, tạm hoãn vì những lý do bất khả kháng hoặc gặp rủiro từ phía đơn vị tài trợ, v.v…

3.Trang bị các vật dụng chống mưa bão cho trang thiết bị sử dụng trong sựkiện:
– Các thiết bị liên quan đến điện tử như âm thanh, ánh sáng, máychiếu, màn hình cần được bảo quản kỹ càng, tránh nước mưa và kêcao hơn so với mặt đất. Nên sử dụng loại màn hình LED dành riêng cho ngoàitrời. Các tủ điện công suất lớn cũng cần che chắn để tránh nước mưa gây chậpđiện, cháy nổ.
– Các vật dụng như bàn ghế, nếu có thể di chuyển được đến khu vựctránh mưa thì nên di chuyển sớm. Tất cả các vật dụng ngoàitrời khác cũng phải đảm bảo đủ trọng lượng để không bị thổi bay hoặc có thểneo được cố định xuống dưới đất. Các phần trang trí cho sân khấu nên sửdụng những chất liệu chịu được điều kiện thời tiết khắc nghiệt ở ngoàitrời. Khu vực Điều khiển (Control Center) nên setup sẵn nhà tránh mưa đểkhông bị ảnh hưởng đến các thiết bị và máy móc.
– Các loại ô dù, lều bạt tránh mưa bão:
Hiện tại ở Việt Nam, trong các sự kiện ngoài trời thường hay sử dụng loại dùtròn cỡ lớn (đường kính từ 20 – 28m) khi trời mưa. Đặc điểm của loại dù này làthời gian thi công và lắp đặt nhanh chóng. Ngoài ra, chúng ta còn có thể sửdụng nhà bạt được dựng từ các khung truss. Đặc điểm của nhà bạt là chắc chắn vàthẩm mỹ hơn so với dù tròn. Nếu làm trên diện tích lớn và có khách VIP thì nênsử dụng nhà bạt thay cho dù tròn, nhưng bạn phải setup từ trước do thời giansetup lâu hơn. Trong các triển lãm, hội chợ, giải đấu thể thaohoặc các show diễn ca nhạc lớn, chúng ta còn thấy sự xuất hiện củacác nhà lều bơm hơi có sức chứa từ vài trăm tới vài nghìn người.Đây cũng là một giải pháp tốt để đề phòng rủi ro về thời tiết.
– Đối với người phụ trách về khách mời, đại biểu cấpcao hoặc nghệ sỹ trong các sự kiện ngoài trời, điềukhông thể thiếu đó là luôn chuẩn bị sẵn ô (dù) cầm tay trong trường hợpphát biểu, thực hiện các lễ nghi hoặc hộ tống đại biểu.
Ngoài ra, trong một số sự kiện lớn ở nước ngoài, Ban tổ chức còn sử dụngcác đại bác xua mây để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ khi gặpphải tình hình mưa bão bất ngờ. Mặc dù đại bác xua mây (Hail Cannon)được phát minh tại phương Tây từ thế kỷ 19 nhưng phương án này hiện nayvẫn khá tốn kém và phức tạp.

4.Luôn chuẩn bị sẵn phương án B
Người phương Tây có câu “Hope for the best, prepare for the worst” (Luôn hivọng những điều tốt đẹp nhất nhưng không quên chuẩn bị cho những tìnhhuống xấu nhất) có lẽ là câu nói phù hợp nhất cho các event-er trongtrường hợp này. Dù có dự phòng tốt đến đâu, chúng ta vẫn cần nhữngphương án xử lý nhanh chóng và kịp thời nhất khi chương trình bấtngờ gặp mưa bão lớn.

–Dời lịch tổ chức chương trình
Một số chương trình biểu diễn ca nhạc có bán vé hoặc các sự kiện ngoàitrời có quy mô tới vài trăm nghìn người (khiến các phương án dựphòng ở trên không còn khả thi) sẽ thường lựa chọn phương án này. Ban tổchức sẽ hoãn lịch và tổ chức lại 1 buổi diễn khác sau khi trời đã hếtmưa bão.
Để làm được việc này, khả năng kiểm soát và thương lượng với các nghệ sĩcủa đơn vị tổ chức phải cực kỳ khéo léo và hợp lý, bởi không phải nghệ sĩnào cũng trống lịch để biểu diễn bù vào hôm sau, nhất là những nghệ sĩ “đinh”của chương trình. Hơn nữa, nếu như sự kiện diễn ra vào tối thứ 7, chúng ta cóthể dời sang Chủ nhật nhưng từ chủ nhật sang thứ 2 lại là một vấn đề khác.Vì thế sẽ tùy từng điều kiện tình hình cụ thể, tùy địa điểm mà đơn vị tổchức sẽ có những phương án xử lý khác nhau. Thêm nữa, đơn vị tổ chức còngặp phải rất nhiều phát sinh cho chi phí thuê địa điểm, thuê trang thiếtbị phục vụ trong chương trình.

–Di chuyển địa điểm từ outdoor thành indoor
Trong 1 sự kiện âm nhạc được tổ chức tại triển lãm Giảng Võ, Ban tổ chức đãnhanh chóng di chuyển toàn bộ sân khấu từ ngoài trời vào trong nhà và chươngtrình vẫn diễn ra như dự kiến. Đây cũng là 1 nỗ lực hết sức đáng trân trọng củaBTC chương trình. Tuy nhiên để có thể làm được điều này, trước khi diễn rasự kiện, chúng ta đã chuẩn bị sẵn phương án dự phòng và xác định đượcđịa điểm để di chuyển từ outdoor vào indoor.

Đối với những sự kiện của cácthương hiệu (ra mắt sản phẩm mới, khai trương, v.v…), trừ những trường hợpbất khả kháng như mưa bão quá lớn đến mức gây nguy hiểm cho người thamdự, còn lại hầu hết các sự kiện thuộc dạng này đều sẽ diễn ra theo đúng lịchtrình. Khi đó, công việc của đơn vị tổ chức là đảm bảo an toàn và sửdụng các phương án dự phòng ngay lập tức (VD: có ô dù che cho nghệ sĩ lên sânkhấu, thay đổi hoặc bố trí ô dù tại vị trí phát biểu của VIP, cắt bỏ cáctiết mục không biểu diễn được dưới trời mưa, tránh chập cháy về điện do nướcmưa gây ra …).